Nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng do sự quản lý tài chính không hiệu quả, làm sao tồn tại và phát triển bền vững tránh rơi vào tình trạng” cháy túi” là bài toán khó, và đây là những nguyên tắc có thể giúp bạn tìm ra lời giải.
Những điều cần biết khi quản lý tài chính doanh nghiệp
Tuy quản lý tài chính doanh nghiệp rất quan trọng nhưng nhiều nhà quản lý hiện nay phó mặc toàn bộ sổ sách kế toán cho nhân viên tài chính. Để tránh những hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra, nhà quản lý có thể tham khảo một số gợi ý sau đây.
- Nắm bắt các kiến thức về kế toán, có thể tham gia một lớp học kế toán cơ bản nếu bạn chưa đủ kiến thức trước khi bước vào con đường kinh doanh. Biết công việc kế toán không chỉ giúp bạn quản lý sổ sách, thông tin của doanh nghiệp một cách tổng quát, mà còn quản lý hầu hết mọi hoạt động kinh doanh.
- Xác định rõ loại hình doanh nghiệp của mình và tìm một kế toán thành thạo về loại hình doanh nghiệp mình để có thể thường xuyên trao đổi thông tin kinh doanh và tham khảo ý kiến của kế toán này.
- Đầu tư vào công nghệ ngay từ đầu là điều nên làm, đừng vì tiếc vài chi phí nhỏ mà không sử dụng phần mềm kế toán tốt nhất ngay từ đầu, điều đó làm cho công việc kế toán khó khăn và mất thời gian hơn, trong trường hợp về sau mới đầu tư thì việc đồng bộ lại dữ liệu cũng phức tạp.
- Khi mới thành lập doanh nghiệp, các founder có thể tự ghi chép sổ sách kế toán, việc này giúp bạn trau dồi kiến thức về kế toán của mình và giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản chi phí đáng kể trong giai đoạn đầu.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngay từ đầu, đưa ra các biện pháp xử lý, kỷ luật với các hành vi gian lận, thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ nhân viên nhưng tránh gây áp lực cho nhân viên, đề ra các xu hướng phúc lợi cho nhân viên để giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài.
- Mỗi tháng nhà quản lý nên đối chiếu số dư tiền vay, tiền gửi và tiền lãi với báo cáo của ngân hàng để đối chiếu các số liệu với sổ sách kế toán, đề phòng việc kế toán kê khai khống sổ sách.
- Việc báo cáo dòng tiền hàng tháng cần được cập nhật đúng hạn và theo dõi thường xuyên để chủ động về dòng tiền và quản lý tài chính doanh nghiệp tốt hơn.
- Doanh nghiệp có thể thuê các dịch vụ doanh nghiệp uy tín và chuyên nghiệp ngoài thị trường để tiết kiệm chi phí cho bộ máy nhân sự.
- Nhà quản lý nên chuẩn bị báo cáo tài chính hàng tháng để theo dõi tiến độ phát triển của việc kinh doanh nhằm kịp thời đưa ra các kế hoạch cần thiết.
- Để minh bạch về dòng tiền của doanh nghiệp nên có tài khoản riêng không nên dùng tài khoản cá nhân.
Các nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
1. Tối thiểu hóa chi phí vận hành
Các doanh nghiệp nên cân nhắc về các chi phí, đặc biệt là các chi phí để vận hành doanh nghiệp, có thể cắt giảm các bộ phận nhân sự không cần thiết và gộp các bộ phận các chức năng khác nhau và cùng một bộ phận, nhưng vẫn phải đảm bảo về chất lượng chuyên môn điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân sự từ đó tiết kiệm tài chính doanh nghiệp.
Một điều quan trọng khác là không nên tận hưởng ngay những thành quả đạt được, chính việc này sẽ ngăn cản con đường làm giàu của bạn, thay vào đó bằng những thói quen tốt để thành công và hãy dùng tiền vào công việc đầu tư nhiều hơn. Nếu bạn lần đầu tiên quản lý doanh nghiệp của mình, nguyên tắc trên là vô cùng quan trọng trong những năm đầu tiên.
Sẽ rất hào hứng khi kiếm được tiền từ việc phát triển của doanh nghiệp, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp lại sử dụng nó vào những công việc hưởng thụ như kỳ nghỉ đắt tiền hay nhà cửa, xe cộ, hãy chờ đến khi doanh nghiệp đã trải qua một vài năm, lúc đó bạn hãy tận hưởng sau.
2. Không thuê nhân sự quá sớm
Trong một doanh nghiệp trẻ, chi phí lớn nhất là tiền lương cho nhân viên. Hãy chắc chắn khi doanh nghiệp mở rộng phát triển và có quá nhiều công việc cần xử lý hãy tuyển dụng nhân viên mới. Luôn luôn yêu cầu đội ngũ nhân viên hiện tại làm việc hết mình để đảm bảo họ làm việc hết khả năng của mình.
3. Áp dụng chiến lược “JIT”
“JIT” là từ viết tắt của “Just In Time” có nghĩa là vừa đúng lúc. Đây là một chiến lược giảm chi phí các khoản tiền vay và hàng tồn kho. Ví dụ doanh nghiệp bạn cần vây 100.000 USD cho hoạt động sang năm, thay vào đó hãy chia nhỏ khoản vay vào các thời gian cách nhau để giảm số tiền lãi. Cứ theo nguyên tắc như vậy doanh nghiệp bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phí. Nên tìm hiểu kỹ các gói vay của ngân hàng lựa chọn gói vay phù hợp với doanh nghiệp.
4. Thương lượng với nhà cung cấp
Khi giao dịch với các nhà thầu hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như dịch vụ giao hàng, cung cấp thực phẩm, dịch vụ bảo vệ, đừng ngần ngại thương lượng các điều khoản hợp đồng. Lựa chọn các nhà cung cấp cho phép bạn thanh toán sau 30 ngày kể từ khi nhận hóa đơn dịch vụ thay vì phải trả tiền ngay lập tức.
Thời gian gia hạn đó cho phép bạn quản lý tiền tốt hơn và sắp xếp được hóa đơn theo thứ tự ưu tiên. Nhiều nhà cùng cấp luôn cho phép điều này,nhưng cần sẵn sàng yêu cầu khi họ muốn thanh toán ngay lập tức.
5. Đừng tiêu tiền vào các khoản trích theo lương
Luật thuế nhà nước quy định các chủ doanh nghiệp phải trích một khoản tiền bên cạnh tiền lương nhân viên như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm y tế và Kinh phí công đoàn cho mỗi kỳ thanh toán. Các doanh nghiệp sẽ có một khoản thời gian gia hạn nhất định trước khi phải nộp báo cáo quỹ này.
Là một chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là phải giữ cho các khoản tiền quỹ đó riêng biệt so với các quỹ khác. Không sử dụng số tiền này để đầu tư hoặc trang trải chi phí hàng ngày. Đó là một thói quen tốt, nó sẽ giúp việc quản lý tài chính doanh nghiệp ngăn công việc kinh doanh không mắc những vi phạm tài chính vào cuối mỗi tháng. Các khoản phạt của nhà nước sẽ không tha thứ cho những trường hợp như vậy.
Kết luận
Việc quản lý tài chính doanh nghiệp là công việc vô cùng quan trọng và đó là bài toán không đơn giản đối với các doanh nghiệp, nhưng hy vọng nhờ áp dụng những bí quyết chúng tôi cung cấp ở bài viết trên sẽ giúp việc quản lý tài chính doanh nghiệp của công ty bạn được dễ dàng hơn. Đó chắc chắn là điểm tựa để doanh nghiệp bạn phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
