Trong việc bán hàng với đối tác, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình riêng để kiểm soát các khách hàng của họ. Các quy trình này thưởng có các giai đoạn như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng khách hàng… và kết thúc bằng việc chốt cho cơ hội bán hàng. Sau đó, quy trình này được lặp đi lặp lại khi doanh nghiệp tiếp cận với các khách hàng mới, sự lặp đi lặp lại khiến quy trình này còn được gọi là Sales Cycles hay Chu Kỳ Bán Hàng.
Trong hầu hết các doanh nghiệp, các nhân viên bán hàng phải đi theo từng bước trong chu kỳ bán hàng, tuy nhiên không phải ai cũng mang về kết quả tốt. Kết quả vẫn phụ thuộc vào cách bạn thực hiện chu kỳ. Một yếu tố quan trọng của việc thực hiện chu kỳ bán hàng là theo dõi hiệu suất. Theo dõi các chỉ số KPI sẽ giúp doanh nghiệp của bạn điều chỉnh phù hợp để thúc đẩy hiệu quả của doanh số bán hàng.
Trong bài viết này, chúng tôi xem xét 6 chỉ số KPI chính nhằm cải thiện chu kỳ bán hàng của bạn.
Lead response time – Thời gian phản hồi khách hàng
Theo định nghĩa, đây là khoảng thời gian giữa câu hỏi của khách hàng và câu trả lời của nhân viên bán hàng của bạn. Mặc dù chỉ số này thường được đo lường sau lần tiếp xúc đầu tiên của khách hàng, nhưng bạn có thể xem xét thời gian phản hồi của khách hàng tiềm năng ở bất kỳ giai đoạn nào của chu kỳ bán hàng.
Chỉ số này đặc biệt quan trọng đối với nhưng doanh nghiệp dựa vào kênh thu hút khách hàng inbound. Theo nghiên cứu của Harvard trong vòng 30 ngày kể từ lần tiếp xúc đầu tiên thời gian phản hồi trung bình của các doanh nghiệp là 42 giờ. Tuy nhiên, những nhân viên bán hàng có khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng trong vòng 1 giờ kể từ khi nhận được “tín hiệu” từ khách hàng có khả năng chia sẻ nhiều điều ảnh hưởng đến người ra quyết định cao hơn gấp bảy lần.
Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc đặt mình ở vị trí dẫn đầu ngay sau khi họ phát hiện ra doanh nghiệp của bạn. Những người ra quyết định có nhiều giải pháp khách nhau để lựa chọn. Bạn chỉ có một cơ hội ngắn để thu hút sự chú ý của họ. Do đó, theo dõi số liệu này có thể giúp bạn chuyển nhiều khách hàng tiềm năng hơn từ lần tiếp xúc ban đầu đến lúc trình bày giải pháp của bạn.
Để theo dõi số liệu này, bạn có thê dùng CRM để theo dõi sự thay đổi trạng thái của các khách hàng tiềm năng. CRM có các chức năng giúp bạn xem, theo dõi mức độ tương tác của họ đồng thời giúp các đại nhân viên bán hàng đỡ mất thời gian hơn để truy vấn một khách hàng. Sau đó, bạn có thể tạo các báo cáo hiển thị thời gian phản hồi của khách hàng từ đó quản lý đội ngũ bán hàng của bạn một cách tốt hơn.
Lead to opportunity ratio – tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội.
Tỷ lệ này chỉ ra phần trăm cơ hội được tạo ra và tổng số khách hàng tiềm năng do doanh nghiệp của bạn tạo ra. Một nghiên cứu của Implisit tiết lộ trung bình 13% khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành cơ hội. Cho nên, bạn có càng nhiều khách hàng tiềm năng thì bạn có càng nhiều cơ hội.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải theo dõi số liệu này để xem liệu có vấn đề nào trong quá trình tạo khách hàng tiềm năng và trình độ chuyên môn của team có tốt hay không. Trên thực tế, hầu hết người quản lý sẽ không hài lòng với tỷ lệ cơ hội dẫn đến 13% mà họ sẽ hài lòng hơn với tỷ lệ gấp đôi hoặc gấp ba lần con số đó
Lý do của sự không hài là vì tỷ lệ này là một chỉ số bạn có thể kiểm soát. Nếu khách hàng tiềm năng đang đến nhưng cơ hội thấp, điều đó có thể chỉ ra những sai sót trong quá trình tạo khách hàng tiềm năng của bạn. Các nỗ lực nhằm tạo ra khách hàng tiềm năng của bạn có phù hợp với tính cách khách hàng của bạn không?
Ngoài ra, KPI này có thể giúp bạn kiểm tra được nguồn nào đang tạo ra cho bạn những khách hàng chất lượng. Ví dụ: nếu hoạt động tiếp thị trên LinkedIn tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng chất lượng hơn đáng kể so với quảng cáo Facebook trả phí, có lẽ bạn nên tập trung thời gian và nguồn lực vào hoạt động tiếp thị trên LinkedIn.
Các nền tảng CRM có thể nhanh chóng tạo ra các báo cáo tỷ lệ cơ hội dẫn đầu theo tháng, quý hoặc năm. CRM còn có khả năng tạo ra các báo cáo về nguồn khách hàng tiềm năng có thể giúp bạn phân bổ hợp lý nguồn lực của mình.
sales cycle length – độ dài chu kỳ bán hàng
Độ dài chu kỳ bán hàng là khoảng thời gian bắt đầu từ lần liên hệ đầu tiên với khách hàng tiềm năng cho đến khi giao dịch kết thúc. Số liệu này được nhiều công ty sử dụng để đo lường hiệu suất tổng thể cho chiến lược bán hàng của bạn. Càng rút ngắn được chu kỳ bán hàng bao nhiêu sẽ càng tốt cho việc kinh doanh của bạn bấy nhiêu.
Ngoài việc đo lường hiệu quả của chiến lược bán hàng, việc theo dõi KPI này có thể thúc đẩy chu kỳ bán hàng của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng độ dài chu kỳ bán hàng để kiểm tra các khách hàng tiềm năng đang giảm giá. Nếu một thời gian cho một cơ hội nào đó chậm hơn so với thời gian chu kỳ trung bình của công ty bạn, bạn có thể chỉ định một nhân viên bán hàng để theo dõi khách hàng tiềm năng và mở rộng các ưu đãi, chẳng hạn như dùng thử miễn phí hoặc chiết khấu giá.
Phần mềm CRM cho bạn các hình thức trực quan về độ dài chu kỳ bán hàng để quản lý việc kinh doanh của bạn. Bạn có thể theo dõi KPI của từng nhân viên nhằm đưa ra giải pháp cải thiện cho họ để theo kịp chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp nếu họ đang gặp khó khăn với khách hàng.
opportunity to win ratio – Tỷ lệ “win” cơ hội
Chỉ số này đo lường tỷ lệ chuyển đổi thành công từ các cơ hội có được thành “win” tại điểm cuối của các chu kỳ bán hàng. Nghiên cứu của Implisit tiết lộ rằng tỷ lệ “win” chuẩn cho các nhóm bán hàng B2B là 6%. Với số liệu này, bạn có thể thấy hiệu quả của các nhân viên bán hàng và người quản lý bán hàng trong việc chốt các cơ hội bán hàng. Tỷ lệ này càng cao, hiệu suất càng tốt.
Ngoài việc đánh giá hiệu suất của nhóm bán hàng, tỷ lệ cơ hội chiến thắng có thể được sử dụng để kiểm tra tính hiệu quả của chu kỳ bán hàng của bạn. Ví dư như: Nếu bạn thấy rằng tỷ lệ cơ hội giành chiến thắng của mình thấp hơn mức trung bình của ngành, bạn có thể xem xét các quy trình và nguồn lực mà bạn sử dụng để chốt một cơ hội.
Đối với các công ty có đội bán hàng lớn, nên đầu tư vào CRM để theo dõi tỷ lệ này vì các ứng dụng này có thể tạo báo cáo trực quan về số liệu theo từng nhân viên bán hàng hoặc theo khoảng thời gian (tháng). Thông tin chi tiết đó giúp bạn xem xét lại quy trình cũng như là đội ngũ của mình để cải thiện việc chốt các cơ hội kinh doanh để mang lại doanh thu cao hơn cho doanh nghiệp.
Theo dõi chu kỳ bán hàng trung bình của nhóm cũng như công ty của bạn với việc sử dụng CRM là giải pháp tối ưu nhất. Phần mềm có thể nhanh chóng tạo báo cáo độ dài chu kỳ bán hàng với một vài cú nhấp chuột. Các báo cáo chứa thông tin về số ngày cần một nhân viên bán hàng để hoàn tất giao dịch. Điều này cho phép bạn xác định việc phân bổ nguồn lực cho hợp lý và nhân viên bán hàng nào cần hỗ trợ thêm.
Lost rate by Sales Stage – tỷ lệ hao hụt theo giai đoạn bán hàng.
Theo định nghĩa, số liệu này là tỷ lệ các cơ hội kinh doanh bị mất ở mỗi giai đoạn của chu kỳ bán hàng. Việc đo lường chỉ số này giúp bạn thấy được những điểm yếu trong chu kỳ bán hàng của mình. Khi bạn kiểm đếm các cơ hội bị mất trong mỗi giai đoạn, bạn có thể nhanh chóng xác định các khu vực tắc nghẽn của Pipeline nhằm tìm hiểu và đưa ra giải pháp cho vấn đề này.
Ví dụ: nếu bạn thấy rằng nhiều giao dịch bị mất trong giai đoạn thương lượng, điều này có thể là các nhân viên bán hàng cần training nhiều hơn để giúp họ chốt các cơ hội kinh doanh. Ngoài ra, số liệu này còn cho thấy giai đoạn này của quy trình bán hàng cần được đánh giá lại. Nên cân nhắc bổ sung một vài ưu đãi để làm dịu đi những quan điểm không tích cực của khách hàng về sản phẩm của bạn.
Phần mềm CRM cung cấp các Dashboard theo dõi các tỷ lệ thất thoát theo giai đoạn bán hàng. Nó còn cung cấp các tính năng cho phép bạn tạo báo cáo về các giao dịch bị mất theo giai đoạn.
Số ngày bán hàng theo từng giai đoạn- sale days of each stage
Số ngày bán hàng tại theo từng giai thể hiện cho chúng ta thấy được thời gian cụ thể của từng khách hàng ở từng gian đoạn. Một cách cụ thể hơn, chúng ta có thể tính được rằng khách hàng đã qua những giai đoạn nào và thời gian chi tiết ở từng giai đoạn. Đây là chỉ số quan trọng để xác định chu kỳ bán hàng của bạn. Biết được thời gian khách hàng ở từng giai đoạn có thể nắm bắt được lý do khách hàng bị mắc kẹt ở giai đoạn đó nhằm đề ra các giải pháp cùng team Sales khắc phục. Từ đó làm giảm chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp và cải thiện đáng kể doanh thu.
Với sự hỗ trợ của phần mềm CRM, việc theo dõi chỉ số này là điều rất đơn giản. Các nhân viên bán hàng của bạn chỉ cần cập nhân thông tin của khách hàng thường xuyên lên hệ thống và các thông số bao gồm thời gian bán hàng theo từng giai đoạn được hiển thị trực quan thông qua Dashboard. Do đó, việc nắm bắt, kiểm soát và cải thiện chu kỳ bán hàng được tối ưu hóa đáng kể.
