7 cách quản lý tài chính thành công cho business mới

Không thể nào bỏ qua “sức khoẻ tài chính” trong giai đoạn ban đầu của công ty. Kinh doanh thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn quản lý tài chính tốt ra sao. Bài viết này là dành cho bạn – đang khởi động một mảng kinh doanh mới hoặc một doanh nghiệp mới.

Áp lực của việc thành công và có lợi nhuận có thể nhấn chìm một việc kinh doanh mới. Dù cho có rành rọt với quản lý tài chính đến đâu, bạn phải luôn giữ cái đầu lạnh với những câu hỏi mấu chốt để kiểm soát nguồn lực hạn hẹp của mình. Sau đây là 7 cách để bạn có thể quản lý thành công sức khoẻ tài chính cho mình.

1. Luôn để mắt tới tài khoản ngân hàng, vì các lý do quan trọng sau:

Chuẩn bị cho kê khai và báo cáo thuế. Hãy giữ việc chi tiêu cá nhân và kinh doanh tách biệt, tránh các vấn đề về giải trình thuế. Khi có khoản chi tiêu không đúng, sẽ mất nhiều thời gian của bạn cho kỳ báo cáo thuế.
Liên quan đến vấn đề pháp lý. Một tài khoản ngân hàng chỉ ra khả năng thanh toán nợ của công ty bạn. Trong trường hợp xấu, một tài khoản hợp pháp và có các giao dịch minh bạch có thể giúp bạn chứng minh và bảo vệ trách nhiệm pháp lý công ty tách bạch với tài sản cá nhân.
Thể hiện sự chuyên nghiệp. Tài khoản ngân hàng cho phép khách hàng tin cậy thanh toán cho công ty bạn và nó tạo cho bạn sự chuyên nghiệp nếu cần vay hoặc huy động vốn.

2. Đọc hiểu các con số tài chính

Tìm và sử dụng một công cụ tốt để hiểu và quản lý được tài chính rất mất thời gian. Nhưng nó tiết kiệm cho bạn rất nhiều tiền và stress. Đừng ngại thừa nhận mình không hiểu điều gì đó. “Một phần rất nhỏ các nhà khởi nghiệp thực sự nắm rõ được các con số tài chính mỗi tháng, và có rất ít nữa hiểu được tất cả các con số trên báo cáo” – theo những chuyên gia về tư vấn tài chính cho các doanh nghiệp.
Điều rút ra ở đây là: Bạn không nhất thiết phải là chuyên gia về tài chính, nhưng bạn nên hiểu mỗi thứ có ý nghĩa gì để theo dõi và quản lý nó.

3. Quản lý dòng tiền

Dòng tiền là tiền vào và ra trong kinh doanh. Bạn làm ra nhiều tiền hơn chi phí, bạn sẽ có dòng tiền dương. “Hơn 61% doanh nghiệp nhỏ gặp vấn đề với dòng tiền”, bạn cần theo dõi sát dòng tiền của mình. Đây là những cách giúp tránh dòng tiền âm:
– Gởi hoá đơn cho khách hàng càng sớm càng tốt
– Theo dõi sát các khoản nợ phải trả
– Mượn tiền sớm trước khi bạn cần nó
– Đánh giá việc vận hành nào có thể cắt giảm chi phí
– Điều chỉnh tồn kho để tối ưu dòng tiền
Điều rút ra ở đây: Quản lý dòng tiền bằng cách tạo hoá đơn và gởi chúng thật nhanh, giảm chi phí và nợ chỗ nào có thể, điều chỉnh tồn kho ở mức tối thiểu khi cần.

4. Xác định nguồn vốn đầu tư ban đầu và điểm hoà vốn

Khi đã có kinh nghiệm quản lý tài chính, bạn phải hỏi các câu hỏi khó nhằn này cho mình:
– Tôi cần bao nhiêu tiền để bắt đầu dự án kinh doanh này ?
– Bao lâu cho đến khi sản phẩm hoặc dịch vụ của tôi được bán và có lời ?
Không có câu trả lời hoàn hảo. Nó phụ thuộc vào sản phẩm và phân khúc khách hàng mục tiêu có đủ ngách hay quá rộng. Hiểu được thị trường ngách và khách hàng mục tiêu giúp bạn trả lời cụ thể hơn. “Một người mới kinh doanh sẽ chi nhiều hơn ở giai đoạn ban đầu”. Điều này có vẻ hợp lý – cần nhiều tiền hơn để có nhiều khách hàng hơn. Thực tế, đó không phải là điều đúng, đây là lúc cần tính tới “Lợi nhuận” nhất.
Điều rút ra ở đây: Hãy chắc rằng bạn đã chộp đúng được một ngách kinh doanh của mình, nắm rõ mình cần bao nhiêu tiền để bắt đầu trước khi có đồng lời đầu tiên.

5. Kiểm nghiệm dự báo tài chính cho vừa vặn với lợi nhuận mục tiêu

Tương tự câu hỏi cần bao nhiêu tiền, lợi nhuận tương lai sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố. “Một việc kinh doanh mới có thể đạt đến lợi nhuận đến khi bạn đủ dòng tiền để chạy nó”. Tuy nhiên, tốt hơn một công ty nhỏ nên đạt được lợi nhuận từ năm đầu.
Nếu bạn dành thời gian để dự báo tài chính, bạn có thể biết trước cần làm gì để có dòng tiền dương đến lúc đó.
Điều rút ra ở đây: Hiệu chỉnh lợi nhuận mục tiêu, thực hiện dự báo tài chính sớm để chủ động tình hình tài chính.

6. Cẩn thận nghiên cứu nguồn huy động vốn

Một số doanh chủ tự bỏ tiền đầu tư, một số huy động vốn từ bên ngoài để phát triển kinh doanh. Có rất nhiều điều cần cân nhắc, bao gồm bạn cần bao nhiêu tiền, huy động nguồn vốn vay với thời hạn bao lâu, có thể huy động vốn từ nguồn nào khác từ uy tín của mình, …. Mỗi người sẽ có nơi phù hợp của mình để huy động vốn. Đây là những lựa chọn có thể hữu ích cho bạn:
– Từ ngân hàng
– Mượn từ người thân, bạn bè
– Vay vốn cho dự án kinh doanh
– Các khoản trả trước từ khách hàng
– Huy động vốn đầu tư
Điều rút ra ở đây: Công ty nhỏ có nhiều lựa chọn để huy động vốn bao gồm ngân hàng, nhà tài trợ quen biết, khách hàng và quỹ đầu tư.

7. Tận dụng sự hỗ trợ từ công cụ và chuyên gia

Vào cuối ngày, một công cụ quản lý tài chính là bạn của bạn – một chuyên gia thông minh và hỗ trợ bạn hết mình. Ngoài ra, các nhà tư vấn, chuyên gia tài chính, kế toán quen biết là vô cùng hữu ích cho bạn.
“Rất nhiều doanh chủ không quản lý tài chính vì họ không hiểu nó”. Một chuyên gia có thể tính ra các báo cáo tài chính, đánh giá chi phí, dự báo lợi nhuận và bạn sẽ đỡ mất thời gian cho nó, đổi lại có khi bạn phải mất chi phí. Thời gian và tiền đều quý, vì vậy bạn cần chi tiêu hiệu quả. Quan trọng là bạn cần hiểu và kiểm soát được tài chính. Đừng quá vội vàng vì lợi ích trước mắt để rồi phải trả giá sau. Hãy dành thời gian, năng lượng hợp lý để theo dõi, nắm bắt và quản lý sức khoẻ tài chính của công ty bạn.
Điều rút ra ở đây: Nếu bạn không phải là một người hiểu biết về quản lý tài chính, hãy tìm kiếm ngay phần mềm quản lý tài chính & kế toán phù hợp, dễ tiếp cận, cùng sự hỗ trợ của chuyên gia tài chính và kế toán để giúp bạn trong đường dài.