Bài viết này chia sẻ một số giải pháp tối ưu hóa chi phí trong doanh nghiệp. Một đồng chi phí tối ưu tương đương với một đồng lợi nhuận tăng thêm. Hy vọng nó mang đến bạn nhiều ý tưởng tối ưu hóa chi phí để áp dụng trong thực tế.
Mục tiêu của tối ưu hóa chi phí là: đảm bảo rằng công ty nhận lại được nhiều hơn những gì đã chi ra hoặc thu về nhiều lợi nhuận nhất.
Các nỗ lực tối ưu hóa chi phí này không ảnh hưởng đến chất lượng hay phạm vi cung cấp sản phẩm/dịch vụ mà vẫn duy trì hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Bạn nên nhớ, tối ưu hóa chi phí khác với việc cắt giảm chi phí:
Cắt giảm chi phí là hành động tức thời và giải quyết vấn đề trong ngắn hạn.
Trong khi tối ưu hóa chi phí là mục tiêu lâu dài, không chỉ thực hiện trong năm 2021 mà sẽ tiếp tục được triển khai trong những năm tiếp theo.
Với tối ưu hóa chi phí, doanh nghiệp không cắt giảm một số tiền cụ thể, mà tận dụng tối đa số tiền đang có để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Trong kinh doanh, đây là một quá trình bao gồm:
- Đo lường năng suất, hiệu quả kinh doanh
- Xác định các vấn đề trong quy trình cần cải thiện
- Đề xuất những thay đổi để giải quyết vấn đề
- Đo lường và so sánh kết quả
- Lặp lại chu kỳ
Dưới đây là các giải pháp giúp tối ưu hoá chi phí doanh nghiệp
1. Cắt giảm chi phí văn phòng
Hãy tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, tránh mua sắm những vật dụng văn phòng không cần thiết. Hãy đàm phán giá với nhà cung cấp, hoặc lựa chọn bên khác có chiết khấu và ưu đãi hơn.
2. Giảm chi phí sản xuất
Chủ doanh nghiệp luôn phải tìm cách để cắt giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào.
Dưới đây là một số gợi ý:
Cố gắng thanh lý các nguyên vật liệu thừa. Ngoài ra, hãy tìm cách sử dụng phế phẩm của bạn để tạo ra một sản phẩm khác.
Hãy tận dụng tối đa mặt bằng sản xuất của mình. Tập trung và gia cố những không gian cần thiết cho sản xuất. Phần diện tích còn lại có thể cho thuê để làm văn phòng hoặc kho hàng.
Luôn theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, để điều chỉnh và tối ưu hóa việc sử dụng các tài nguyên có sẵn.
3. Giảm các chi phí tài chính
Nghiên cứu kĩ các hợp đồng bảo hiểm và tài chính để loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết.
Đối với chi phí bảo hiểm: hãy so sánh giữa các nhà cung cấp tìm mức phí bảo hiểm cạnh tranh nhất; sau đó chọn nhà cung cấp dịch vụ đó hoặc đàm phán với nhà bảo hiểm hiện tại về mức phí đó.
Hợp nhất để làm giảm số lượng các hợp đồng bảo hiểm và tài khoản ngân hàng nếu có thể.
Đánh giá các chính sách bảo hiểm để đảm bảo rằng doanh nghiệp không được bảo hiểm quá mức cần thiết và tránh trùng lặp các điều khoản gây lãng phí.
Đừng tùy tiện tạo ra các khoản vay nợ không cần thiết. Hãy phân tích chi phí sử dụng vốn khi xem xét mở rộng kinh doanh. Xem xét chi phí cơ hội và ảnh hưởng của thanh toán nợ đối với dòng tiền. Quá nhiều khoản nợ sẽ ảnh hưởng lãi suất và khả năng vay vốn trong tương lai
4. Áp dụng công nghệ thông tin
Các cuộc họp trực tuyến sẽ giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí đi lại, các “phòng họp trực tuyến” có thể loại bỏ nhu cầu về không gian, phòng họp thực. Mặc dù không thể thay thế được tương tác trực tiếp, nhưng chúng ta có thể sử phương pháp này để tiết kiệm chi phí trong rất nhiều trường hợp.
Hãy tận dụng các công nghệ Google Docs, Google Sheets, Drive, các phần mềm quản trị ứng dụng nền tảng lưu trữ đám mây để tập trung hóa tài liệu của công ty, thay vì các tài liệu trên giấy
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính & kế toán để luôn nắm rõ số liệu, tối ưu hoá chi phí.
5. Tối đa hóa các kỹ năng của nhân viên
Đánh giá việc tận dụng kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên. Trao trách nhiệm cho nhân viên có kỹ năng tốt và làm việc hiệu quả nhất trong lĩnh vực đó. Một nhân viên thường phải chịu trách nhiệm cho nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nhưng hãy xem xét giao mỗi nhiệm vụ đó cho cá nhân khác làm hiệu quả cao hơn
6. Giảm chi phí “tài nguyên nhàn rỗi”
Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp. Nó bao gồm cả thiết bị và nhân lực.
Theo một nghiên cứu, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong đó, 22% thời gian là cho các tác vụ tay chân, lặp đi lặp lại.
Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên. Và chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì cho các thiết bị.
Số lượng tài nguyên nhàn rỗi phản ánh tính hiệu quả của doanh nghiệp, đặc biệt là nhân lực. Chú ý đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho nhân sự.
7. Chú ý đến các bộ phận “khó kiểm soát”
Khi nói đến việc tối ưu chi phí kinh doanh, hầu hết các nhà lãnh đạo nghĩ đến những gì xảy ra trước mắt như tìm nhà cung cấp rẻ hơn, giảm chi phí nhân công hay thuê văn phòng giá thấp hơn. Điều mà nhiều người không nhìn đến là những bộ phận không có KPI/ OKR, như admin hay back office tại nhiều doanh nghiệp.
Bởi vì thông thường không có con số đo lường cụ thể nào cho hiệu quả làm việc của đội ngũ này (như KPI hay OKR), nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.
8. Tập trung vào chất lượng
Chất lượng sản phẩm sẽ giúp bạn bán được hàng, dù là hàng hóa hay dịch vụ. Khách hàng hài lòng về lâu dài sẽ tăng doanh số thông qua kênh word-of-mouth, giới thiệu cho người khác và tiếp tục mua sản phẩm. Chất lượng thương hiệu cùng danh tiếng vững chắc cho phép bạn tính giá cao hơn, đồng nghĩa với doanh thu cao hơn và lợi nhuận tốt hơn.
9. Luôn theo dõi ngân sách
Việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách luôn đi đôi với cắt giảm chi phí kinh doanh.
Bạn sẽ không thể đưa ra những quyết định tài chính thông minh mà không có ý tưởng rõ ràng về dòng tiền chảy vào ra khỏi doanh nghiệp của bạn mỗi tháng.
Quản lý ngân sách mà doanh nghiệp sử dụng hàng ngày có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để giảm chi phí kinh doanh hiệu quả.
