Đã kinh doanh thì không trốn được công nợ. Nhưng một người quản lý giỏi có thể hoàn toàn kiểm soát được nó. Quản lý công nợ tác động tới việc rút ngắn hoặc kéo dài vòng quay vốn lưu động và dòng tiền của doanh nghiệp. Quản lý công nợ tốt ngoài việc thu hồi công nợ đúng hạn còn phải có chính sách công nợ hợp lý, kế hoạch và công cụ cụ thể để kiểm soát. Bài viết này sẽ giúp bạn quản lý công thế nào cho nhẹ nhàng và hiệu quả. Giúp công ty giảm thiểu tối đa rủi ro và tăng khả năng sử dụng vốn.
1. Công nợ là gì ?
Là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi bán dịch vụ hàng hóa. Hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi mua hàng hóa, dịch vụ từ họ.
Có 2 loại công nợ đó là: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
– Công nợ phải thu là phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Khi đó khách hàng phải có nghĩa vụ thanh toán giá trị hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp.
– Công nợ phải trả là phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ của một công ty hoặc cá nhân khác.
Theo cách hiểu thông thường của người làm kinh doanh thì công nợ thực chất chỉ phát sinh khi có yếu tố là mua hàng chịu hay bán hàng chịu. Còn nếu khi hoàn thành xong giữa người mua và người bán thì không còn gọi là công nợ nữa. Tuy nhiên, đối với các bạn làm kế toán thì việc quản lý công nợ thường chi tiết và phức tạp hơn. Khi có bất kỳ phát sinh ở tài khoản nợ phải trả hoặc nợ phải thu liên quan đến một đối tượng, thì công nợ cũng đều phải được ghi nhận và theo dõi.
2. Chính sách quản lý công nợ
Tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng nhà cung cấp và tình trạng công nợ mà mỗi doanh nghiệp sẽ có chính sách quản lý riêng. Có doanh nghiệp quản lý theo thời gian hoặc theo nhóm nhà cung cấp, nhóm khách hàng. Có doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý ngẫu nhiên,…
Thực tế, doanh nghiệp cần soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh.
Cần ràng buộc bằng một số yêu cầu để không cho công nợ phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Có thể yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.
3. Cách quản lý công nợ hiệu quả
Xu hướng chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa mọi nguồn vốn. Đồng thời, thu hồi nhanh những khoản phải thu từ khách hàng và kéo dài thời gian thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để có thể tận dụng hợp lý nguồn vốn bạn cần có cách quản lý công nợ hiệu quả. Vì vậy để quản lý công nợ hiệu quả nhất doanh nghiệp cần:
- Xây dựng được chính sách bán hàng rõ ràng và có thật sớm chính sách về công nợ
- Xây dựng được hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng
- Có người phụ trách theo dõi, đánh giá và lập báo cáo tình hình công nợ hàng tuần, hàng tháng.
- Có nhân sự kinh nghiệm, giao tiếp tốt để phối hợp với các bộ phận liên quan để thúc đẩy việc thu hồi công nợ nhanh chóng.
- Lập các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ,…
- Phải có công cụ theo dõi công nợ phải thu phải trả một cách chuyên nghiệp
4. công cụ quản lý tài chính, kế toán giúp quản lý công nợ nhẹ nhàng, hiệu quả
- Ghi nhận nhanh chóng công nợ, hạn nợ trong bán hàng/mua hàng/thanh toán
- Cảnh báo, thông báo các khoản nợ phải trả/phải thu đến hạn
- Báo cáo tức thời về tổng tiền mặt, tồn kho, vốn lưu động, nợ phải thu, nợ phải trả
- Báo cáo tổng thể về dòng tiền của công ty
- Theo dõi tình hình công nợ toàn bộ công ty định kỳ một cách trực quan
- Theo dõi tình hình công nợ chi tiết của khách hàng/nhà cung cấp đầy đủ, dễ dàng
- Hỗ trợ đối soát/đối chiếu và xử lý công nợ tiện lợi
- Cung cấp thông tin chi tiết công nợ trong quá trình thu hồi nợ
- Cho phép bộ phận bán hàng, kế toán, quản lý cùng tham gia vào công tác quản lý công nợ
