Trong quá trình bán hàng, bạn có lẽ đã quá quen thuộc với việc báo cáo số liệu bán hàng. Mặc dù những báo cáo này có vẻ khá nặng nề với nhiều số liệu khác nhau nhưng chúng thực sự rất quan trọng. Với chúng, bạn sẽ hiểu hơn về khách hàng của mình, giúp trainning nâng cao nghiệp vụ của các nhân viên bán hàng và dẫn dắt team của bạn đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu bán hàng đề ra.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn báo cáo quản lý bán hàng là gì? Cách các báo cáo này giúp đỡ cho việc bán hàng của bạn và những loại báo cáo cần thiết cho quy trình bán hàng của doanh nghiệp kinh B2B điển hình.
Báo cáo quản lý bán hàng (Sales Report) là gì?
Báo cáo quản lý bán hàng là tài liệu tóm tắt các hoạt động của bộ phận bán hàng và phân tích mức độ thành công (hoặc không) của từng hoạt động.
Thông tin mà báo cáo của người quản lý bán hàng của bạn chứa đựng là rất cần thiết cho sự thành công của công ty bạn. Các báo cáo sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả của chiến lược bán hàng bạn đang áp dụng và hiệu suất làm việc trong thời gian báo cáo của các nhân viên của bạn.
Sau khi nắm được thông tin này, bạn có thể thay đổi cách tiếp cận của mình nhằm tăng cơ hội dành chiến thắng trong các cơ hội kinh doanh, thay đổi chiến lược tiếp cận các đầu mối mới đồng thời thúc đẩy doanh số bán hàng cho Team Sales của bạn.
Sales Report hỗ trợ quản lý như thế nào?
Bên cạnh những lợi ích được đề cập bên trên, báo cáo quản lý bán hàng còn nhiều những ưu điểm khác. Hãy cùng đi vào tìm hiểu sâu hơn về những ưu điểm này, bởi vì có một số ưu điểm thực sự quan trọng đối với việc kinh doanh của bạn.
Time management: Đầu tiên, báo cáo bán hàng của bạn sẽ giúp bạn hiểu cách các nhân viên bán hàng sử dụng thời gian của họ để làm việc như thế nào. Thời gian bán hàng phải được tối ưu nhất có thể đối với việc bán hàng. Độ dài chu kỳ bán hàng không được phép vượt qua kiểm soát và báo cáo quản lý bán hàng giúp nhà quản lý kiểm soát những vấn đề xảy ra đến thời gian của một cơ hội.
Productivity: Thứ hai, báo cáo bán hàng của bạn sẽ giúp bạn cải thiện năng suất của nhóm. Báo cáo cho thấy được nhân viên bán hàng đã làm việc hiệu quả đến mức nào thông qua các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi đầu mối, doanh thu ước tính….
Sales Numbers: Thứ ba, báo cáo bán hàng của bạn sẽ cho bạn biết liệu hoạt động của các nhân viên của bạn có chuyển thành doanh số bán hàng thực tế cho doanh nghiệp của bạn hay không. Tất cả thời gian và nguồn lực được giao cho nhân viên để hoàn thành một mục tiêu doanh số bán hàng đã chốt. Báo cáo cho thấy được số lượng cơ hội đã chốt, mang về doanh thu là bao nhiêu cho doanh nghiệp, có đạt mục tiêu hay không và điều chỉnh lại nếu cấn thiết.
Thông tin trong các báo cáo bán hàng của bạn sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh đầy đủ và chi tiết về bộ phận bán hàng của bạn. Nếu không có nó, bạn sẽ không thể đưa ra quyết định đúng đắn cho nhóm của mình và dẫn đến các nhân viên bán hàng không hoàn thành mục tiêu đề ra.
9 Báo cáo (Sales report) quan trọng của đối với quản lý bán hàng
Vừa rồi, chúng ta đã đề cập đến báo cáo quản lý bán hàng là gì và tầm quan trọng của chúng, bây giờ, hãy tìm hiểu xem 9 loại báo cáo bán hàng nào thiết yếu dành cho một doanh nghiệp B2B.
Sales Activity Report – Báo cáo Hoạt động Bán hàng
Báo cáo hoạt động bán hàng theo dõi nỗ lực của nhân viên bán hàng trong việc tiếp cận đến khách hàng. Họ đã thực hiện bao nhiêu lượt truy cập trong tuần qua? Họ đã thực hiện bao nhiêu cuộc gọi trong cùng khoảng thời gian đó? Họ có thường xuyên gửi email và nhắn tin cho khách hàng tiềm năng không? Họ có đang triển khai các chiến lược theo dõi và bán hàng trên mạng xã hội không?
Báo cáo hoạt động bán hàng của bạn cũng nên bao gồm các hoạt động không tạo ra doanh thu nhưng vẫn quan trọng như việc cập nhật hồ sơ của khách hàng trên hệ thống CRM. Việc thường xuyên cập nhật này tăng khả năng tiếp cận với khách hàng và giành lấy được cơ hội kinh doanh.
Khi bạn truy cập vào dữ liệu hoạt động bán hàng, bạn có thể xác định rõ hơn lý do tại sao các nhân viên của bạn đạt được thành quả này hay thất bại. Đó là do nỗ lực kém hay do training chưa được tốt? Khi bạn biết câu trả lời, bạn có thể thực hiện ngay những cải tiến cần thiết.
Lead Created Report – Báo cáo tạo khách hàng tiềm năng
Nếu các nhân viên bán hàng của bạn không thu hút khách hàng tiềm năng mới một cách thường xuyên, thì có rất ít cơ hội để việc kinh doanh của bạn phát triển. Đó là lý do tại sao các báo cáo đã tạo khách hàng tiềm năng của bạn là cực kỳ quan trọng.
Với báo cáo này, bạn nên phân đoạn báo cáo theo nhân viên, team và khu vực lãnh thổ (nếu công ty bạn có thị trường lớn). Bằng cách đó, bạn biết chính xác điều đang xảy ra là gì và xảy ra ở đâu. Nhân viên hoặc team nào mang lại những khách hàng tiềm năng chất lượng nhất? Những cơ hội lớn nhất nằm ở thị trường nào? Có sự tương quan nào giữa 2 điều này hay không?
Sales Pipeline Report – Báo cáo Pipeline bán hàng (đường ống bán hàng).
Báo cáo này sẽ cho bạn biết có bao nhiêu khách hàng tiềm năng và cơ hội mà Team Sales của bạn đã tạo ra, giúp bạn đánh giá hiệu suất tổng thể của nhóm của mình.
Khi sử dụng các số liệu của pipeline, hãy phân tích chúng ở từng giai đoạn trong kênh của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể phát hiện ra các vấn đề nhỏ và điều chỉnh ngay trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
Ví dụ: nếu bạn có nhiều khách hàng tiềm năng, nhưng rất ít cơ hội, bạn có thể cần phải làm việc với mục tiêu khách hàng tiềm năng. Nếu tỷ lệ chốt cơ hội của bạn thấp hơn mức lý tưởng, những nhân viên bán hàng của bạn đang gặp vấn đề về kỹ năng hoặc kiến thức và cần được trainning nhiều hơn.
Tóm lại, dữ liệu trong báo cáo quy trình bán hàng của bạn sẽ giúp bạn hiểu những cách tốt nhất để tiếp cận khách hàng tiềm năng mới và chốt giao dịch. Bạn có thể sử dụng thông tin quan trọng này để điều chỉnh các chiến lược bán hàng của bộ phận và đạt được nhiều thành công hơn.
Sales report by individual – Doanh thu bán hàng theo cá nhân.
Những nhà quản lý bán hàng giỏi nhất luôn biết những người bán hàng hàng đầu của họ là ai. Làm thế nào để bạn so sánh giữa những nhân viên mà bạn đang có? Một cách rất đơn giản: hãy chạy báo cáo doanh thu theo cá nhân bán hàng.
Báo cáo này sẽ giúp bạn xác định nhân viên nào của bạn đang hoạt động kém hiệu quả. Sau đó, bạn có thể trainning họ thêm để mong đợi họ có kết quả tốt hơn. Nó cũng giúp bạn biết nhân viên nào của bạn có giá trị doanh thu vượt qua chỉ tiêu ban đầu. Sau đó, bạn có thể cho họ vào những cơ hội khác thử thách hơn nhưng giá trị thu được cao hơn.
Dù cho các KPI khác cũng cần được xem xét khi xác định hiệu suất của đại diện bán hàng như các hoạt động đã thực hiện, số lượng giao dịch đã đóng, v.v. Nhưng vào cuối của kỳ báo cáo, doanh thu vẫn là KPI quan trọng nhất, do đó, báo cáo doanh thu theo cá nhân luôn cần thiết cho bất kỳ quy trình bán hàng nào.
Revenue by Territory Report – Báo cáo doanh thu theo khu vực địa lý.
Báo cáo doanh thu theo khu vực địa lý tương tự như báo cáo doanh thu theo cá nhân bán hàng mà chúng tôi đã thảo luận ở trên. Nhưng thay vì đánh giá hiệu suất của các cá nhân riêng lẻ trong nhóm của bạn, bạn đánh giá hiệu suất chung của các khu vực mà các nhân viên của bạn đang tiếp cận bán hàng.
Tại sao báo cáo của người quản lý bán hàng này lại quan trọng? Bởi vì nó sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi “Khu vực nào mang lại cho tôi nhiều gí trị nhất?”. Khi tìm được câu trả lời cho vấn đề này, bạn có thể rẽ hướng hành động của bạn cho phù hợp. Ví dụ: bạn có thể gửi một nhân viên bán hàng có hiệu quả cao nhất của bạn đến khu vực này, hay có thể cho quản lý đến trainning cho nhân viên ở khu vực đó nhằm khai thác tối đa tiềm năng ở khu vực này.
Sales Conversion Report – Báo cáo chuyển đổi bán hàng
Trước đó, chúng ta đã nói về hoạt động bán hàng. Là một người quản lý bán hàng, bạn cần phải hiểu những gì mà nhân viên của bạn làm hàng ngày. Kiến thức về các hoạt động của họ sẽ giúp bạn xác định ai cần được thúc đẩy, ai cần đào tạo thêm, v.v.
Nhưng vấn đề ở đây là: các hoạt động bán hàng chỉ có lợi nếu chúng tạo ra doanh số bán hàng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn cũng chạy báo cáo chuyển đổi bán hàng cho bộ phận của mình! Vì vậy hãy chạy báo cáo chuyển đổi bán hàng cho bộ phận bán hàng của mình.
Báo cáo này sẽ cho bạn biết tần suất tạo thành các cơ hội kinh doanh từ khách hàng tiềm năng mà bạn có.
Ví dụ: A liên hệ với 50 khách hàng tiềm năng mỗi ngày, trong khi B chỉ liên hệ với 25. Nhưng tỷ lệ chuyển đổi của A chỉ là 20%, có nghĩa là A chỉ chuyển đổi 10 trong số những khách hàng tiềm năng mà anh ta tiếp xúc. Mặt khác, B có tỷ lệ chuyển đổi là 40%. Vì vậy, mặc dù B tiếp xúc với ít người hơn, nhưng có số cơ hội ngang với A.
Với những chi tiết này, hãy trao đổi với B và tìm hiểu cách B chuyển đổi được nhiều khách hàng tiềm năng như vậy. Sau đó, bạn có thể Trainning B và giúp anh ấy tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Won-lost report – Báo cáo Thắng thua
Báo cáo Win-Lost của bạn sẽ cho bạn biết có bao nhiêu cơ hội bán hàng đã biến thành doanh số bán hàng thực tế. Tỷ lệ giành chiến thắng của công ty bạn càng cao thì công ty đang có doanh thu càng càng tốt.
Nghiên cứu kỹ báo cáo Win-Lost của bạn. Nếu đã hài lòng với những con số, phương pháp bán hàng của bạn đã đúng và chỉ cần thay đổi quy mô cho team thôi. Còn ngược lại, nếu những con số khiến chưa an tâm, hãy hành động. Thay đổi chiến lược bán hàng của bạn ngay lập tức để thử và tăng tỷ lệ giành chiến thắng cho team Sales của bạn.
Average Deals Size – Báo cáo quy mô giao dịch trung bình
Báo cáo quy mô giao dịch trung bình phản ánh số tiền trung bình trên mỗi cơ hội đã chốt trong một tổ chức kinh doanh. Average Deals Size là một số liệu quan trọng cần theo dõi để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và Pipeline của doanh nghiệp, cũng như để tạo ra các dự báo chính xác hơn về doanh thu.
Biết được quy mô giao dịch trung bình của nhóm sẽ giúp bạn dự đoán hiệu suất trong tương lai dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo ra 100 triệu doanh thu ước tính cho các cơ hội kinh doanh mới trong tháng này và cơ hội có giá trị trung bình là 10 triệu, như thế để đạt mục tiêu doanh thu bạn cần phải chốt được 10 cơ hội bán hàng.
Bạn cũng có thể sử dụng chi tiết trong báo cáo quy mô giao dịch trung bình của mình để đặt hạn ngạch thích hợp cho các nhân viên bán hàng của mình và giúp đánh giá hiệu suất của họ.
Sales Leader Board – Báo cáo bảng xếp hạng bán hàng
Là một người quản lý bán hàng, bạn biết rõ số liệu về doanh số bán hàng mang tính thể cạnh tranh như thế nào trong một tổ chức kinh doanh. Sử dụng báo cáo bảng xếp hạng bán hàng để đấy mạnh tính cạnh tranh trong công việc gia tăng lợi thế trong việc bán hàng của doanh nghiệp Báo cáo bảng thành tích bán hàng sẽ theo dõi hiệu suất của từng nhân viên, sau đó xếp hạng họ từ đầu tiên đến cuối. Bằng cách công bố báo cáo cho team Sales của mình, bạn có thể kích thích sự cạnh tranh thân thiện và hy vọng sẽ giúp nhóm của bạn đạt được nhiều thành tích hơn.
