Bạn cần một sản phẩm để vận hành doanh nghiệp của mình. Vì vậy, bạn liên hệ với các nhà cung cấp của mình và cho họ biết bạn cần gì. Họ giao đến và bạn thanh toán.
Dường như là không có vấn đề gì ở đây. Tuy nhiên, quy trình mua sắm hàng hóa có thể phức tạp hơn mô tả ở trên. Có thể xảy ra các vấn đề về thanh toán, thiếu hụt nguồn cung cấp, thông tin sai lệch dẫn đến việc gửi hàng không chính xác và chậm trễ trong lịch trình.
Tuy nhiên, việc nhận được hàng hóa một cách suôn sẻ là nỗ lực từ hai phía. Trong khi, nhà cung cấp có những mặt hàng tốt nhất, dịch vụ chăm sóc đáng tin cậy thì người mua hàng phải cho người bán các thông tin cụ thể nhất về hàng hóa mình cần. Việc sử dụng đơn đặt hàng có thể hữu ích trong trường hợp này. Để giúp bạn tạo đơn đặt hàng của riêng mình, bài viết này sẽ tiếp tục đề cập đến:
Định dạng Mẫu biểu mẫu Đơn đặt hàng
Sẵn sàng để tạo đơn đặt hàng của riêng bạn? Đây là thông tin bạn cần bao gồm.
- Header – Cung cấp thông tin chi tiết về công ty của bạn, bao gồm tên công ty, địa chỉ doanh nghiệp, ngày đặt hàng và số đơn đặt hàng.
- Thông tin nhà cung cấp – Cho biết người nhận thích hợp cho đơn đặt hàng. Đây là nơi bạn liệt kê tên của công ty người bán, tên liên hệ cụ thể của bạn và địa chỉ của công ty người bán.
- Gửi hàng đến – Chỉ định nơi đơn đặt hàng sẽ được gửi, phương thức vận chuyển là gì, điều khoản vận chuyển là gì và ngày giao hàng dự định.
- Chi tiết đơn đặt hàng – Đối với mỗi sản phẩm có trong đơn đặt hàng, hãy cung cấp chi tiết đơn hàng có mã sản phẩm hoặc số SKU, tên hoặc mô tả mặt hàng, số lượng đơn vị được yêu cầu, giá mỗi đơn vị và ngày giao hàng của từng mặt hàng.
- Tóm tắt – Hoàn thành đơn đặt hàng bằng cách cung cấp tổng phụ, mọi khoản chiết khấu hiện hành, thuế, chi phí vận chuyển và tổng số tiền.
Dưới đây là một mẫu đơn đặt hàng ví dụ bao gồm từng điểm được đề cập ở trên:
Như bạn có thể thấy, bạn có tùy chọn thêm nhiều sản phẩm, vì vậy không cần tạo các đơn đặt hàng khác nhau cho mỗi sản phẩm. Ngoài ra, bạn có thể nhận chiết khấu từ chi phí cuối cùng và tính đến việc vận chuyển và xử lý.
Các loại đơn đặt hàng
Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các đơn đặt hàng không giống nhau. Bạn nghĩ: “Nếu bạn đã xem một đơn đặt hàng, bạn đã thấy tất cả”, nhưng điều đó không đúng. Thực tế có năm loại đơn đặt hàng và chúng khác nhau tùy theo lượng thông tin được đưa vào.
1. Đơn đặt hàng tiêu chuẩn
Đơn đặt hàng tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất và được công nhận. Trong tình huống này, người mua rõ ràng về chi tiết mua hàng và có thể xác định mặt hàng hoặc dịch vụ họ đang mua, số lượng, lịch trình giao hàng và điều khoản thanh toán.
Ví dụ, một công ty sắp hết mực máy in có thể đặt hàng mua tiêu chuẩn vì họ biết chính xác số lượng họ cần và biết khi nào họ cần có.
Đơn đặt hàng tiêu chuẩn có thể được thực hiện cho một số chức năng khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Ví dụ: mẫu trên có thể được điều chỉnh cho:
Các dịch vụ được cung cấp
Thầu phụ
Ký gửi
2. Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch
Khi đặt một đơn đặt hàng theo kế hoạch, người mua đang ước tính nhu cầu trong tương lai của công ty họ đối với mặt hàng được đề cập bằng cách gửi trước đơn đặt hàng. Trong trường hợp này, các thông tin chi tiết như mặt hàng, giá cả và điều khoản thanh toán đã được biết, nhưng số lượng dựa trên phỏng đoán có học và ngày giao hàng là dự kiến.
Ví dụ: nếu cùng một công ty sắp hết hộp mực máy in đặt hàng mua theo kế hoạch, người mua phụ trách sẽ ước tính số lượng hộp mực máy in mà họ cần với lịch trình giao hàng linh hoạt hơn.
3. Đơn đặt hàng Blanket
Với đơn hàng Blanket, người mua đặt nhiều đơn hàng cùng một lúc để thương lượng giá chiết khấu.
Ví dụ: nếu cùng một công ty có thể thương lượng một thỏa thuận tốt hơn bằng cách đồng ý đặt nhiều đơn đặt hàng hộp mực máy in và giấy từ một nhà cung cấp, thì công ty đó sẽ xem xét sử dụng đơn đặt hàng mua hàng loạt để mua những mặt hàng này. Trong trường hợp này, đây là một ví dụ cho đơn đặt hàng này.
4. Hợp đồng Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng theo hợp đồng là biến thể chính thức nhất. Trong trường hợp này, người mua và người bán ký hợp đồng phác thảo các điều khoản mua hàng trước khi lệnh mua hàng tham chiếu đến hợp đồng được phát hành. Loại đơn đặt hàng này cung cấp sự bảo vệ hợp pháp nhất cho những người có liên quan.
Sử dụng ví dụ về nguồn cung cấp máy in, nếu một công ty ký hợp đồng với nhà cung cấp của họ, phác thảo các mặt hàng, số lượng, giá cả và lịch trình giao hàng và thực hiện theo đơn đặt hàng tiêu chuẩn, các công ty này sẽ tuân theo một thỏa thuận đơn đặt hàng theo hợp đồng.
Sau khi chúng ta đã xem xét các loại đơn đặt hàng khác nhau, hãy nói về tầm quan trọng của hệ thống đặt hàng.
Hệ thống đặt hàng
Hoạt động kinh doanh không kết thúc sau khi hoàn thành một đơn đặt hàng. Trong quản lý chuỗi cung ứng sẽ luôn có một quy trình liên tục để theo dõi. Sử dụng một hệ thống quản lý đơn hàng sẽ giúp hỗ trợ tốt cho quy trình này.
Hệ thống đặt hàng là phần mềm tạo, theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng trong một nền tảng được sắp xếp hợp lý và an toàn. Nếu không có hệ thống lưu trữ, các thỏa thuận quan trọng có thể bị mất trong quá trình chuyển đổi. Gây ra những hiểu lầm không đáng có giữa người mua và người bán.
Để bắt đầu với việc tạo hệ thống đặt hàng, sau đây là một số nguyên tắc chung cần tuân thủ:
1. Xác định các hình thức phù hợp với bạn.
Tham khảo lại các loại danh sách đơn mua hàng và lựa chọn hình thức đặt mua phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
2. Thiết kế một quy trình làm việc với các bước được vạch ra của quy trình.
Để tự động hóa quy trình, bạn cần phác thảo các bước cần thiết để thực hiện một đơn đặt hàng từ đầu đến cuối. Tạo quy trình làm việc từng bước thể hiện các tương tác cũng như nơi dữ liệu tài liệu được nhập và chuyển trong giao dịch.
3. Phân công vai trò và khả năng tiếp cận.
Trong một team hay một doanh nghiệp, các thành viên cần biết vai trò của mình để công việc hoàn thành thuận lợi. Cũng như thiết lập các quyền truy cập cho các bên liên quan để họ có thể tham gia đóng góp vào đơn hàng một cách kịp thời.
4. Bắt đầu, tuân thủ và cải thiện hệ thống đặt hàng của bạn.
Khi bạn sử dụng và tuân thủ hệ thống Xử lý đơn hàng của mình, bạn sẽ phải tích cực thu thập phản hồi từ cả các bên liên quan và nhóm nội bộ của riêng bạn. Tìm ra nơi có thể cải thiện một số bước nhất định và thay đổi chúng trong quy trình làm việc của bạn. Cùng với thời gian, bạn sẽ có một hệ thống hiệu quả trong tương lai và một chuỗi cung ứng mượt mà hơn để quản lý.
Dịch từ Hubspot
