Bạn có biết rằng ngay cả những người bán hàng giỏi nhất và nhiều kinh nghiệm nhất cũng gặp khó khăn khi tim cách lãnh đạo teams Sales của mình. Việc lãnh đạo một team bán hàng không phải ai cũng có thể làm tốt được. Ngay cả những nhà lãnh đạo bẩm sinh khi bắt đầu quản lý team Sales cũng cần một ít định hướng và các tips từ những người đi trước.
Đó là lý do tại sao chúng tôi tập hợp danh sách một số tips chính mà các nhà lãnh đạo Team Sales đầy tham vọng có thể tham khảo khi họ chưa định hướng được lối đi của mình với tư cách là người quản lý. Hãy tìm hiểu cùng TICK nhé!!
Làm thế nào để lãnh đạo một nhóm bán hàng – 14 tips của các chuyên gia.
1. Kỹ lưỡng và chu đáo khi tuyển dụng. (Thorought and Thoughtful while hiring)
Ngay cả những kỹ năng lãnh đạo bán hàng mạnh nhất, tinh tế nhất cũng không thể đưa bạn tiến xa nếu nhóm bạn đang lãnh đạo có những thành viên thiếu động lực và không đủ tiêu chuẩn. Nếu bạn muốn nhóm của mình phát triển, bạn cần những nhân viên có kỹ năng thích nghi với văn hóa mà bạn đang xây dựng trong khi vẫn có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.
Bạn nên bắt đầu bằng việc tham gia vào quá trình tuyển dụng một cách kỹ lưỡng và chu đáo. Hãy tìm những nhân viên có năng lực đồng thời dung hòa giữa tiềm năng và sự nhạy bén trong bán hàng với sự khiêm tốn và động lực. Bạn không thể lãnh đạo một nhóm nhân viên bán hàng lúc nào cũng không chuẩn bị hoặc sẵn sàng hoặc thờ ơ, không đóng góp gì cho sự năng động của cả tập thể.
2. Xác định cấu trúc tổ chức hiệu quả. (Determine an effective org structure.)
Một nhóm sẽ hoạt động không hiệu quả khi tổ chức của nó bị rối loạn. Bạn cần lên một cấu trúc rõ ràng vị trí của từng người trong tổ chức để cho mọi thứ diễn ra một cách mạch lạc hơn.
Có một số cấu trúc tổ chức bạn có thể chọn, bao gồm:
The Island – một mô hình mà các đại diện được giao trách nhiệm cụ thể và chủ yếu hoạt động độc lập.
Assembly Line – một mô hình mà các đại diện làm việc theo các trách nhiệm được chỉ định, cụ thể cho một giai đoạn đường ống nhất định.
Nhóm bán hàng (The Sales Pod) – một phần mở rộng của mô hình dây chuyền lắp ráp trong đó bao gồm một tổ hợp những SDR*, AE** và CSM*** cùng hoạt động – với mỗi nhân viên bán hàng hoàn thành một trách nhiệm cụ thể cho phép cấp sau họ trong trình tự của nhóm.
Cấu trúc bạn chọn sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố – như vai trò bạn đang quản lý, quy mô nhóm của bạn và bản chất của quy trình bán hàng của bạn. Khi bạn đã xác định được công việc mà bạn thấy thích hợp nhất, hãy làm quen với nhóm của bạn về cách hoạt động, vai trò của họ trong đó và cách họ sẽ được mong đợi cộng tác với đồng nghiệp của mình.
*SDR-Sales Development Representatives: đại diện phát triển bán hàng.
**AE-Account Excutive: chuyên viên khách hàng.
***CSM-Customer Service Manager: quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng.
3. Tìm hiểu nhóm của bạn. (Get to know your team)
Nếu bạn muốn biết team của mình muốn được quản lý như thế nào và các chiến lược lãnh đạo nào sẽ phù hợp nhất với họ, điều cần thiết nhất là bạn cần phải có cảm nhận về con người của tất cả thành viên trong team. Hãy lên lịch trực tiếp gặp gỡ thường xuyên với họ đặc biệt là khi bạn mới tiếp quản team.
Cố gắng tìm hiểu và kết nối với team của bạn. Nắm được phương thức mọi thứ diễn ra xung quanh họ hằng ngày cũng như cho họ hiểu thêm nhiều điều về bạn. Bạn không nên tỏ ra xa lạ và quá áp đặt. Hãy nhớ rằng, bạn đang quản lý họ chứ không phải chỉ huy họ.
Không được mang không khí miễn cưỡng khi có một vấn đề gì đó xảy ra làm các thành viên trong team không thoải mái khi trao đổi với bạn. Bạn không cần phải quá thân thiết nhưng bạn vẫn cần phải là một người dễ gần. Làm quen với team của bạn giúp bạn đạt được sự cân bằng đó.
4. Tham gia nhưng không can thiệp. (Involved without being overbearing)
Một lần nữa, đây là điều rất quan trọng nên được nhăc lại nhiều lần – bạn đang quản lý nhóm của mình, không phải chỉ huy họ. Điều đó có nghĩa là bạn phải tích cực tham gia vào các nỗ lực của họ, thay thế phần nào đó vai trò của một quản lý team cấp vi mô.
Hãy cho phép họ được trình bày những khía cạnh khó khăn trong công việc mà họ đang chật vật với nó. Khi nhân viên đã trình bày những điểm còn khó khăn, bạn hãy giúp đỡ, hướng dẫn họ thông qua các quy trình mà không làm thay công việc của họ. Bạn không muốn quá xa cách đồng thời bạn cũng không nên tước đi cơ hội phát triển của những nhân viên của mình bằng việc cầm tay chỉ việc cho họ quá lâu.
5. Phân công trách nhiệm rõ ràng. (Assigning Responsibilities Clearly)
Những nhân viên bán hàng biết rõ họ được kỳ vọng những gì khi bạn cho họ biết những gì bạn mong đợi. Bạn cần trình bày rõ ràng trách nhiệm của các thành viên trong nhóm của bạn, khi nào họ cần hoàn thành chúng và kỳ vọng thành công của bạn là gì.
Giao tiếp cởi mở và thấu hiểu là bí quyết thành công trong phương pháp quản lý này. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể kết nối và hướng dẫn một cách cụ thể cho nhân viên của mình. Bằng cách đó, bạn có thể đặt họ vào đúng lộ trình và cung cấp cơ sở vững chắc để xác định xem những sai sót có thể xuất phát từ đâu nếu chúng xảy ra.
6. Lương thưởng cho nhân viên rõ ràng. (Clarify how your reps will be compensated)
Lương thưởng là động lực cơ bản và mạnh mẽ nhất để các nhân viên thực hiện tốt các công việc của mình. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa hiệu suất của team mình, họ cần được tưởng thưởng xứng đáng – bao gồm mức lương cơ bản, hoa hồng và bất kỳ khuyến khích tài chính nào khác mà bạn có thể cung cấp cho họ.
Hãy đảm bảo rằng bạn có một cơ cấu hoa hồng được xác định rõ ràng – cho nhân viên thấy những phần thưởng nào có thể kỳ vọng khi họ đáp ứng được mục tiêu đề ra. Khi đã thiết lập được một hệ thống liên kết về kỳ vọng, mục tiêu và phần thưởng, thì người quản lý có thể thoải mái tận hưởng thành quả mà không phải tăng tốc để đuổi theo các mục tiêu vào cuối kỳ báo cáo.
7. Tạo không khí cạnh tranh lành mạnh. (Create a Healthy competitive atmosphere)
Sự gắn kết và cộng tác là điều cần thiết trong bán hàng. Tuy nhiên, bán hàng vốn là một lĩnh vực cạnh tranh. Nó phụ thuộc rất nhiều vào nỗ lực cá nhân và kết quả cuối cùng được tính dựa trên mức độ hoạt động của từng nhân viên cụ thể. Do đó, muốn team thành công, một nhà quản lý phải trung hòa giữa các yếu tố cá nhân và tập thể.
Nhưng cạnh tranh không phải là điều gì đó hoàn toàn tốt hoặc không tốt. Có một ranh giới rõ ràng giữa cạnh tranh hiệu quả và cạnh tranh độc hại, và nếu vượt qua nó có thể gây ra một tổn thất lớn về mặt tinh thần. Tuy nhiên, bạn luôn muốn các nhân viên của mình thách thức nhau nhưng lại không oán giận nhau nghĩa là bạn phải đứng về phía mặt tốt trong cạnh tranh.
Công nhận các thành tựu cá nhân, công bố bảng thành tích và khen thưởng các sáng kiến cạnh tranh có thể giúp thiết lập không khí cạnh tranh thân thiện, mang tính xây dựng. Nếu bạn muốn nhận được nhiều hơn từ Team Sales của mình, việc duy trì bầu không khí đó thực sự có thể giúp ích cho của bạn rất nhiều.
8. Tận dụng công nghệ. (Leverage Technology)
Ngày nay, hầu như mọi team bán hàng thành công đều được hỗ trợ bởi một hệ thống công nghệ được xây dựng tốt. Các tài nguyên như CRM, tự động hóa bán hàng và nền tảng hội thoại thông minh giúp team của bạn làm việc có tổ chức, hiệu quả và không ngừng phát triển. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa khả năng lãnh đạo của mình, bạn cần phải bổ sung các công nghệ đó để giúp đỡ cho các công việc hằng ngày.
CRM có thể cung cấp một kho lưu trữ dữ liệu được chia sẻ để thực hiện các công việc bán hàng mang tinh gắn kết nối nhiều hơn với khách hàng. Nền tảng hội thoại thông minh có thể cung cấp cho bạn nhiều góc nhìn hơn về nơi mà các nhân viên của bạn gặp khó khăn với các cuộc gọi của mình. Tự động hóa bán hàng giúp hợp lý hóa việc tiếp cận và giảm bớt căng thẳng không cần thiết cho nhân viên bán hàng của bạn.
Còn vô số ví dụ khác cho thấy được tầm quan trọng của công nghệ với bán hàng. Lãnh đạo một nhóm bán hàng bao gồm mang nhiều gánh nặng và đòi hỏi nhiều sự linh hoạt – tận dụng công nghệ để giúp giảm tải gánh nặng ấy và linh hoạt chuyển đổi để phù hợp hơn với nhân viên của bạn.
9. Cung cấp phản hồi chi tiết. (Provided deatailed feedback)
Phản hồi một cách chi tiết mang lại lợi ích cho cả bạn và nhân viên bán hàng của bạn. sự phản hồi chi tiết cung cấp cho nhân viên định hướng cần thiết để phát triển đồng thời giúp thiết lập lộ trình thích hợp cho toàn bộ team Sales của bạn.
Đảm bảo rằng những lời khen ngợi và phê bình của bạn phải cụ thể, mang tính xây dựng và mang tính hành động. Đừng chỉ chê bai nhân viên hoạt động kém hiệu quả và nói rằng họ cần khắc phục sự cố. Cung cấp bối cảnh và một số loại hành động mà họ có thể thực hiện để cải thiện hiệu suất của mình, tuy nhạy cảm nhưng thẳng thắn và mang lại hiệu quả cao.
Nếu nhân viên bán hàng đang gặp khó khăn trong việc chuyển đổi Cold calling thành khách hàng tiềm năng, bạn nên nói, “Tôi đã nghe một vài cuộc gọi của bạn, bạn đã truyền tải được giá trị của chúng ta – nhưng bạn đang để khách hàng tiềm năng chi phối cuộc trò chuyện quá nhiều. Hãy bỏ thêm một chút thời gian nữa và nói nhiều hơn một chút khi họ đồng ý nhấc máy và trò chuyện. “
10. Trình bày rõ ràng cách thức hoạt động của quy trình bán hàng. (Clearly articulate how your sales process works)
Có một quy trình bán hàng được xác định rõ ràng có thể cung cấp cho team của bạn một số hướng dẫn vô cùng giá trị khi tiến hành các nỗ lực của họ. Chi tiết bản chất, cấu trúc và tiến trình một cơ hội bán hàng hoạt động theo cách của nó thông qua tổ chức bán hàng của bạn có thể giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của họ.
Nếu các thành viên trong team của bạn biết chắc chắn về cách họ nên chốt một cơ hội như thể nào sẽ giảm thiểu sự nhầm lẫn và thúc đẩy hiệu quả – trách nhiêm của từng cá nhân nói riêng hay hoạt động của cả team nói chung.
11. Chọn và duy trì một phương pháp bán hàng. (Pick a sales method and instill it in your team)
Phương pháp bán hàng là một khuôn khổ cơ bản hoặc một tập hợp các nguyên tắc hướng dẫn các nhân viên bán hàng của bạn thông qua quy trình bán hàng. Nó có thể là một tài sản chính cho bất kỳ lãnh đạo bán hàng nào muốn thúc đẩy sự gắn kết và khai thác nhiều hơn từ team của họ.
Nếu bạn có một triết lý giúp thiết lập sự đồng điệu cho các yếu tố như thông điệp, nhịp tiếp cận, câu hỏi khám phá và cách tiếp cận chung để tương tác với khách hàng tiềm năng, bạn có thể có thêm định hướng và quan điểm khi cố gắng quản lý team Sales của mình.
12. Chúc mừng thành công của cá nhân và team. (Celebrate individual and team wins.)
Nhóm của bạn cần biết những đóng góp và thành tích của họ có được đánh giá cao và được tôn trọng hay không. Sự thừa nhận đó có thể cung cấp một sự khích lệ tinh thần lớn lao và giữ cho các nhân viên có thêm động lực để tiếp tục tiến về phía trước. Đó là lý do tại sao bạn nên luôn chúc mừng thành công của cá nhân hay tập thể, bất kể thành công đó là nhỏ hay lớn.
Thông báo nhanh trong nhóm chat hoặc cuộc họp nhóm có thể giúp các nhân viên của bạn biết rằng bạn đang chú ý và đánh giá cao công việc khó khăn của họ. Điều đó thúc thúc đẩy một nhân viên làm việc chăm chỉ hơn nhiều.
13. Làm quen với các phòng ban khác. (Acquaint your team with other departments.)
Nếu như nhóm của bạn không giao tiếp với các bộ phận khác trong công ty sẽ tạo ra những xích mích không cần thiết và ngăn cản các nhân viên của bạn có được bức tranh đầy đủ về người mà họ đang bán hàng cho. Bạn muốn các thành viên trong team của mình có một số quen biết với các team khác nhau như team marketing, customer service và customer success.
Hãy giúp nhóm của bạn thiết lập các mối quan hệ với các phong ban khác và duy trì kết nối tích cực, những kết nối này cho nhân viên thêm những thông tin hữu ích về quan điểm của khách hàng tiềm năng, các vấn đề khách hàng gặp phải với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, cách khách hàng tận dụng giải pháp của bạn – và nhiều yếu tố khác. Hiểu được tất cả những điều đó sẽ tạo ra những nỗ lực bán hàng chu đáo và sâu sắc hơn và hiệu quả bán hàng cũng sẽ được nâng cao hơn.
14. Thiết lập mục tiêu SMART.
Thiết lập mục tiêu là trọng tâm để lãnh đạo bán hàng hiệu quả. Team Sales của bạn cần biết những gì họ đang hướng tới để phát triển khuynh hướng làm việc của mình. Những kỳ vọng hợp lý sẽ cung cấp cho team của bạn một điểm tham chiếu về cách họ nên tiến hành các nỗ lực của mình – và việc theo dõi tiến trình của bạn so với mục tiêu có thể cho bạn biết liệu bạn có cần xem xét lại các yếu tố trong chiến lược bán hàng của mình hay không.
Như với hầu hết các mục tiêu kinh doanh, các mục tiêu bạn đặt ra cho nhóm của mình phải SMART*– bao gồm cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Nếu bạn muốn nhóm của mình thực hiện các mục tiêu của mình, bạn cần đảm bảo hết các tiêu chí đề ra để có được một mục tiêu tốt. Xem thêm chi tiết về mục tiêu tại Sales Goals.
*SMART: Specific-cụ thể, Mesurable-đo lường được, Attainable-khả thi, Relevant-có liên quan và Time-bound-kịp thời.
Như đã nói ở phần đầu của bài viết này, khả năng lãnh đạo bán hàng không đến với tất cả mọi người một cách tự nhiên – và tìm ra cách lãnh đạo nhóm bán hàng có thể là một thách thức lớn, tuy nhiên không phải là một thách thức không thể vượt qua.
Với những tips nhỏ này cùng với sự tận tâm, khả năng thích ứng tốt và quá trình học hỏi, bất kỳ người quản lý mới nào cũng có thể tìm ra cách định hình và hướng dẫn một team bán hàng đi đến năng suất và hiệu quả.
