Hợp đồng mua bán xác định mối quan hệ giữa hai bên. Doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian và công sức theo một quá trình nhất định để có được nó, quá trình đó được gọi là đàm phán hợp đồng.
Trong bài viết này, hãy tìm hiểu về các giai đoạn chính của quá trình đàm phán hợp đồng, các chiến lược để tiến hành một cuộc đàm phán suôn sẻ và các kịch bản có thể xảy ra trong quá trình đàm phán hợp đồng của bạn.
Đàm phán hợp đồng mua bán (Sales Contract Negotiation) là gì?
Đàm phán hợp đồng trong kinh doanh là hành động thảo luận các yếu tố của hợp đồng mua bán để đạt được thỏa thuận về các nội dung có lợi cho các bên liên quan.
Hợp đồng mua bán có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý, do đó, việc đàm phán là cần thiết để mọi người đều được đáp ứng nhu cầu của họ. Hợp đồng giúp đảm bảo rằng các mối quan hệ kinh doanh không có xung đột, vì cả hai bên đã làm việc cùng nhau để thảo luận về các điều khoản trước thời hạn.
Đàm phán hợp đồng là một bước trong toàn bộ quá trình hoàn tất hợp đồng kinh doanh, và nó thường diễn ra trước khi hợp đồng cuối cùng được hai bên ký kết.
Ví dụ về đàm phán hợp đồng
Dưới đây là một số ví dụ về các tình huống thường gặp trong đàm phán hợp đồng để bạn dễ dàng hình dung trong thực tế:
- Đàm phán hợp đồng bất động sản. Người mua đôi khi thương lượng chi phí với người bán, đặc biệt nếu họ tiến hành kiểm tra và nhận thấy rằng họ sẽ cần chi tiền để cải tạo nhà.
- Đàm phán giá cả với một khách hàng mở rộng quy mô. Nếu khách hàng có mối quan hệ lâu dài với một doanh nghiệp và đang muốn mở rộng quy mô, họ có thể thương lượng các điều khoản và chi phí dựa trên lịch sử của họ với doanh nghiệp của bạn.
- Đàm phán các điều khoản của hợp đồng cung cấp với nhà cung cấp bên thứ ba. Điều này có thể liên quan đến việc thảo luận về các tùy chọn thanh toán, như hàng tháng so với hàng năm hoặc chi phí giao hàng cho sản phẩm.
- Đàm phán các điều khoản của việc mua lại. Nếu một công ty đang muốn mua một công ty khác, họ có thể thảo luận về các điều khoản của việc mua lại, như điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu người tiêu dùng khi quá trình mua lại diễn ra và giá mua của thỏa thuận sẽ là bao nhiêu.
Quy trình đàm phán hợp đồng kinh doanh
Không có khung thời gian nhất định cho các cuộc đàm phán, vì chúng có thể mất thời gian khá lâu để một doanh nghiệp đồng ý ký kết. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc thương lượng đều tuân theo cùng một quy trình được trình bày dưới đây:
1. Trình bày hợp đồng mẫu
Quá trình đàm phán hợp đồng luôn bắt đầu bằng việc chia sẻ một hợp đồng cơ sở (hợp đồng mẫu) trong đó phác thảo các điều khoản quan trọng nhất của thỏa thuận.
Điều này cho phép tất cả các bên đọc qua các chi tiết của hợp đồng và xác định các nội dung cần được giải quyết và thương lượng trong cuộc họp. Cố gắng cung cấp bản hợp đồng mẫu càng sớm càng tốt để mọi người có đủ thời gian đọc trước và chuẩn bị những điều cần sửa đổi để thảo luận trong cuộc họp tới.
2. Thảo luận và thương lượng
Trong quá trình họp của 2 bên, bạn và đối tác sẽ thương lượng các điều khoản của hợp đồng. Mọi nhu cầu của một trong hai bên sẽ được thảo luận và bổ sung vào hợp đồng. Hai bên sẽ cố gắng bỏ qua những trở ngại và đóng góp các điều khỏa làm cho hài hòa lợi ích với nhau.
3. Nhượng bộ
Quá trình đàm phán sẽ luôn có sự nhượng bộ của một số bên. Bạn có thể cần phải có những nhượng bộ nhất định để bên kia cảm thấy như thể những điều ấy được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng và ngược lại.
Bạn có thể sẽ lặp đi lặp lại giữa thảo luận, thương lượng và nhượng bộ cho đến khi đi đến thỏa thuận cuối cùng.
4. Quyết toán
Khi cả hai bên đều hài lòng, hợp đồng sẽ chuyển sang giai đoạn quản lý hợp đồng tiếp theo, đó là phê duyệt và ký kết.
Chiến lược đàm phán hợp đồng
Bây giờ bạn đã hiểu quy trình thương lượng hợp đồng, hãy xem qua các chiến lược chính sẽ giúp bạn tạo ra một cuộc thảo luận liền mạch.
1. Biết rõ nhu cầu và mục tiêu chính của bạn. (Key needs & objectives)
Trước khi bắt đầu đàm phán, bạn cần biết nhu cầu và mục tiêu chính của mình là gì. Về cơ bản, đây là lý do bạn hợp tác kinh doanh với bên kia và có thông tin này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách bạn cần được đại diện trong hợp đồng.
Ví dụ: nếu bạn đang thương lượng với một nhà cung cấp cung cấp nguyên liệu quan trọng cho dây chuyền sản xuất của bạn, điều quan trọng mà bạn phải đưa vào hợp đồng là thời gian giao hàng nghiêm ngặt sẽ không ảnh hưởng đến quy trình sản xuất của bạn.
2. Đặt câu hỏi. (Ask Question)
Đặt câu hỏi trong quá trình thương lượng hợp đồng là rất quan trọng vì nó giúp bạn hiểu được vị trí của khách hàng tiềm năng với tình trạng hiện tại của hợp đồng. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về suy nghĩ của họ và bạn càng biết nhiều về lý do đằng sau nhu cầu của họ, bạn càng dễ dàng điều chỉnh nhu cầu của mình với nhu cầu của họ và ngược lại.
3. Lắng nghe một cách tích cực (Active Listening)
Khi bạn đặt câu hỏi, hãy đảm bảo rằng bạn cũng đang lắng nghe một cách tích cực. Nếu đối tác không được nói lên ý kiến, có nghĩa rằng bạn đang quá kiểm soát cuộc thương lượng và không cho họ cơ hội bày tỏ nhu cầu của mình. Nếu bạn không lắng nghe đầy đủ, bạn có thể không hiểu được những yêu cầu của họ một cách chính xác và không nhìn thấy động lực đằng sau nhu cầu của họ.
4. Luôn giao tiếp rõ ràng. (Communicate Clearly)
Giao tiếp bằng lời nói và văn bản rõ ràng là chìa khóa thành công cho quá trình đàm phán hợp đồng. Bạn luôn mong muốn bản thân mình và đối tác khi đọc hợp đồng sẽ không bị sa lầy vào các điều khoản kỹ thuật đông thời hiểu những yêu cầu của cả 2 bên thông qua cả lời nói và văn bản.
5. Không trở nên chống đối (Don’t Be oppositional)
Bạn sẽ có đôi lúc cảm thấy cần phải cảnh giác khi có một vài điều khoản không có lợi cho bạn trong quá trình đàm phán. Tuy nhiên, mục tiêu của thương lượng là đáp ứng nhu cầu của nhau và bạn luôn phải ghi nhớ điều này.
Trở nên chống đối có thể làm cuộc đàm phán chệch hướng đi. Có thể bạn cần phải giữ vững lập trường về một số vấn đề, nhưng nên có sự hòa nhã nhất định. Không được để cuộc đàm phán đi quá xa và tạo nên không khí thù địch vì nó gây hại cho việc đàm phán của bạn.
Đàm phán giúp bạn thiết lập mối quan hệ hợp tác kinh doanh bền chặt.
Đàm phán hợp đồng là một điều tốt. Nó đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được những gì bạn cần và bên kia cũng vậy. Nếu bạn tiếp cận quy trình một cách tích cực và lắng nghe những gì bên kia đang nói, bạn sẽ cảm nhận rằng có một hợp đồng mua bán giúp bạn thiết lập thành công mối quan hệ đối tác và hy vọng cùng nhau mang lại nhiều lợi ích hơn nữa trong tương lai.
