Trong bán hàng, lập kế hoạch là tất cả. Cho dù bạn đang thiết kế quy trình bán hàng, đưa ra một đề xuất hay thiết lập chiến lược bán hàng tiếp theo, bạn cần phải có một kế hoạch chu đáo để đạt được kết quả mong muốn. Kế hoạch này sẽ thu hút khách hàng tiềm năng đi vào Sales Pipeline của bạn và gia tắng sự tương tác của họ với doanh nghiệp của bạn.
Nhưng trên thực tế, các nhân viên bán hàng khá mơ hồ về việc lên kế hoạch theo dõi, thường được gọi là Nhịp bán hàng (Sales Cadence). Đôi khi, họ chỉ theo dõi một lần, đôi lúc có thể là hai lần, nếu không nhận được phản hồi, họ chuyển sang khách hàng tiềm năng tiếp theo. Sự không nhất quán trong chiến lược theo dõi của các họ làm chậm quá trình bán hàng, dẫn đến cơ hội trôi qua và rơi ra khỏi Pipeline của bạn.
Những vị khách hàng tiềm năng cần nghe những thông tin, ý kiến từ bạn trung bình bảy lần trước khi họ quyết định mua hàng. Vì vậy, nếu đã gọi điện hoặc đã gửi email cho họ và không nhận được trả lời, điều đó không có nghĩa là họ không quan tâm. Họ có thể nhận được hàng trăm Cold Email mỗi ngày và email của bạn có thể đã bị đẩy xuống dưới trong hộp thư đến của họ. Hoặc có lẽ họ đã đọc email của bạn nhưng chưa phải là thời điểm hợp lý để họ trả lời những “tín hiệu” từ bạn.
Nếu bạn không theo dõi họ, bạn sẽ không bao giờ biết được họ đã làm gì và đâu là thời điểm thích hợp để bạn ra những “tín hiệu” tiếp theo. Ngay cả khi email đầu tiên của bạn không nhận được phản hồi, thì email thứ hai có 21% cơ hội được đọc – Heather Morgan, Giám đốc điều hành của SalesFolk
Chìa khóa để nhận được phản hồi là theo dõi thường xuyên các khách hàng tiềm năng của bạn. Để làm được điều đó, bạn cần xác định nhịp bán hàng (Sales Cadence) cho doanh nghiệp của mình.
Nhịp bán hàng (Sales Cadence) là gì?
Nhịp độ bán hàng – Sales Cadence (trong kinh doanh) là một chuỗi các điểm tiếp xúc với khách hàng tiềm năng để thiết lập kết nối cho một thỏa thuận hoặc đơn giản chỉ là bán hàng. Thông thường, các nhân viên bán hàng sẽ theo dõi từng khách hàng tiềm năng qua điện thoại, email, các kênh mạng xã hội, v.v.
Nhịp bán hàng bắt đầu từ điểm tiếp xúc đầu tiên và tiếp tục thông qua một chuỗi tương tác cho đến khi khách hàng tiềm năng được chuyển đổi thành cơ hội bán hàng hoặc thoát ra và đi vào nhóm nuôi dưỡng.
Tại sao bạn luôn cần một nhịp bán hàng?
Sử dụng nhịp bán hàng nhằm dạng hóa phạm vi tiếp cận của bạn bằng cách liên hệ với các khách hàng tiềm năng trên nhiều kênh. Một số khách hàng tiềm năng dễ tiếp nhận hơn qua điện thoại, một số có thể thường xuyên dùng email hoặc mạng xã hội hơn. Do đó, nhịp bán hàng của bạn bao gồm nhiều kênh để kết nối với khách hàng tiềm năng. Việc áp dụng nhịp bán hàng không chỉ giúp ích cho tổ chức của bạn mà còn giúp ích cho các nhân viên bán hàng của bạn.
Cách một nhịp bán hàng giúp nhân viên bán hàng
Các nhân viên bán hàng có một chuỗi các cuộc gọi và email theo dõi cho mọi khách hàng tiềm năng truy cập vào hệ thống CRM của bạn. Một cấu trúc có khuôn khổ giúp loại bỏ những phỏng đoán và duy trì sự nhất quán giữa mọi tương tác với khách hàng tiềm năng.
Các nhân viên bán hàng có thể “chốt” nhiều hơn trong một thời gian ngắn bằng cách thường xuyên theo dõi các khách hàng tiềm năng của bạn. Điều này đảm bảo rằng khách hàng tiềm năng của bạn đang di chuyển qua các giai đoạn trong Sales Funnel của bạn.
Cách một nhịp bán hàng giúp ích cho các doanh nghiệp
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng bên ngoài có thể mang lại cho bạn những khách hàng tiềm năng chất lượng. Nhưng nếu không có một chiến lược theo dõi, quá trình chuyển đổi các leads sẽ bị trì trệ. Kết hợp nhịp bán hàng với chiến lược bán hàng outbound của bạn có thể tăng tỷ lệ chuyển đổi và giúp doanh nghiệp của bạn đạt được đà phát triển.
Một nhịp bán hàng được thiết kế để mọi nhân viên bán hàng tuân theo cùng một quy trình. Tuân theo một nhịp bán hàng nhất quán phù hợp với doanh nghiệp của bạn là một trong những chìa khóa chính để dự đoán các con số chính xác.
Cách xây dựng nhịp bán hàng
Xây dựng nhịp bán hàng không phải là quá trình một lần. Nó khác nhau dựa trên thị trường mục tiêu, cá tính, khu vực, sản phẩm / dịch vụ, v.v. Nó liên quan đến cách tiếp cận thử và sai cho đến khi bạn tìm thấy một nhịp hoạt động tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh riêng của mình. Nhưng khái niệm và nền tảng vẫn không đổi – mốc thời gian về thời điểm và cách thức liên hệ với khách hàng tiềm năng của bạn.
Dưới đây là 6 điểm cần tuân theo khi thiết kế nhịp bán hàng của bạn:
Hiểu đối tượng mục tiêu của bạn:
Nghiên cứu và hiểu khách hàng tiềm năng của bạn là ai, họ hoạt động tích cực nhất trên nền tảng nào, điểm trăn trở khó khăn của họ là gì và giải pháp của bạn sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho họ.
Phương tiện giao tiếp:
Một nhịp bán hàng tốt bao gồm email, calls, thư thoại, tin nhắn văn bản, mạng xã hội, v.v. để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng. Đưa ra danh sách các nền tảng mà khách hàng của bạn có nhiều khả năng hoạt động tích cực nhất. Nếu khách hàng tiềm năng của bạn phản hồi nhanh hơn với LinkedIn Inmails hơn là calls, hãy sử dụng điều đó để làm lợi thế của bạn bằng cách đưa nó vào nhịp bán hàng của bạn.
Số lần thử liên hệ:
Bạn cần liên hệ với khách hàng tiềm năng ít nhất 7 lần để thu hút sự chú ý của họ. Vì vậy, một nhịp lý tưởng nên có từ 8-12 điểm tiếp xúc.
Khoảng cách của các điểm tiếp xúc:
Việc “chạm” với một khách hàng tiềm năng nhiều hơn 3 lần một ngày chắc chắn sẽ khiến họ khá khó chịu và làm tăng giảm năng có cơ hội của bạn. Hãy để ra khoảng cách 1-2 ngày trước khi bạn liên hệ lại với họ.
Thời lượng:
Thời lượng là độ dài của nhịp bán hàng — từ điểm tiếp xúc đầu tiên đến điểm cuối cùng. Khoảng thời gian lý tưởng nhịp nên là khoảng hai đến bốn tuần. Tất nhiên, điều này phụ thuộc vào mức độ tương tác của khách hàng tiềm năng với email và Calls của bạn.
Phân loại mục tiêu:
Hãy phân loại danh sách khách hàng tiềm năng của bạn thành các khách hàng cấp một, hai và ba. Bạn có thể làm điều đó bằng cách phân loại họ theo ngành, quy mô công ty, tính chất kinh doanh, khu vực, v.v. Ví dụ: Doanh nghiệp lớn có thể xếp vào cấp 1, trong khi các doanh nghiệp tầm trung và SMB lần lượt lên cấp 2 và cấp 3. Tương tự, bạn có thể phân loại chúng dựa trên phân cấp ảnh hưởng đến thỏa thuận- người ra quyết định lên cấp 1, quản lý trung cấp – cấp 2 và quản lý cấp thấp hơn – cấp 3.
Khi bạn chia danh sách liên hệ của mình thành các cấp, bạn có thể thiết kế nhịp cho từng cấp dựa trên cách tiếp cận họ, số lượng điểm tiếp xúc, thời lượng và các kênh giao tiếp phù hợp.
Nội dung:
Cơ hội khách hàng tiềm năng quay lại với bạn phụ thuộc vào chất lượng nội dung email của bạn. Để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng, nội dung của bạn phải hấp dẫn và nhiều thông tin. Nếu bạn có một nhịp điệu bán hàng tuyệt vời nhưng nội dung tầm thường, thì chiến lược nhịp điệu của bạn sẽ không thành công.
Ví dụ về một nhịp bán hàng tốt
Như đã đề cập trước đó, nhịp độ bán hàng của bạn có thể thay đổi dựa trên cá tính mà bạn đang tiếp cận, ngành mục tiêu, quy mô của công ty và các yếu tố khác. Dưới đây là ví dụ về chu trình bán hàng để tiếp cận giám đốc điều hành cấp cao nhất.
Ví dụ về nhịp bán hàng tốt:
Ngày 1: Gửi email được cá nhân hóa
Bắt đầu bằng cách tìm hiểu thêm về khách hàng tiềm năng của bạn bằng cách sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội như LinkedIn, Twitter, v.v. Hiểu doanh nghiệp của họ và cách sản phẩm / dịch vụ của bạn có thể mang lại lợi ích cho họ. Sau đó, gửi một email được cá nhân hóa bằng cách sử dụng dữ liệu bạn đã thu thập về khách hàng, theo sau là một yêu cầu kết nối trên LinkedIn.
| “Xin chúc mừng về <thành tích của khách hàng tiềm năng>! Thật không dễ dàng để đạt được vị trí của bạn nếu không có sự chăm chỉ và cống hiến. Hành trình của bạn thông qua <ngành của khách hàng tiềm năng> đã thực sự truyền cảm hứng. Tôi đã thực hiện rất nhiều nghiên cứu về công ty của bạn và tôi đã chia sẻ một vài suy nghĩ của mình có thể giúp tăng năng suất: <Liệt kê cách giải pháp của bạn giúp doanh nghiệp của họ hoạt động tốt hơn> ” |
Ngày 3: Gửi email quảng cáo sản phẩm / dịch vụ của bạn
Gửi email đồng cảm với những điểm nhức nhối của họ. Đưa ra các trường hợp sử dụng kinh doanh cụ thể và bày tỏ suy nghĩ của bạn về cách sản phẩm / dịch vụ của bạn sẽ giúp ích cho họ.
| “Tôi liên hệ với bạn vì <điểm trăn trở>. <Giải pháp của bạn>. Gần đây chúng tôi đã làm việc với <đối thủ cạnh tranh của tên> trên các dòng tương tự. Đây có phải là ưu tiên để bạn luôn đứng đầu không? Nếu có, hãy dành ra 15 phút cho chúng tôi để biết thêm nhiều điều về nó nhé! ” |
Ngày 6: Gửi email theo dõi đầu tiên
Giữ cho email theo dõi đầu tiên ngắn gọn và rõ ràng. Mục tiêu của email này là nhận được câu trả lời đơn giản “Có” hoặc “Không” từ khách hàng tiềm năng.
Ví dụ, email của bạn có thể là:
| “Tôi chỉ muốn theo dõi để xem liệu bạn có nhận được email của tôi hay không .. Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta có thể trao đổi email ngắn hoặc một cuộc gọi điện thoại— để quyết định xem bạn có muốn tiếp tục việc này hay không. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có vài phút rảnh rỗi trong tuần này. “ |
Ngày 8: Cuộc gọi đầu tiên; để lại thư thoại và email nếu chưa được trả lời
Thực hiện cuộc gọi đầu tiên của bạn cho khách hàng tiềm năng. Nếu không được trả lời, hãy để lại một thư thoại với tên và số điện thoại của bạn. Yêu cầu gọi lại vào thời điểm thuận tiện cho khách hàng tiềm năng.
Đây là thư thoại bạn có thể sử dụng:
| “Xin chào {tên khách hàng tiềm năng}, tôi là [tên bạn]. Tôi liên hệ với bạn về email tôi đã gửi cho {product}. Tôi chỉ cần một vài phút thời gian của bạn. Vui lòng cho tôi biết khi bạn có mặt để bắt đầu một cuộc gọi nhanh. Bạn có thể liên hệ với tôi tại {Phone number} ” |
Ngoài ra, hãy gửi một email cho họ nói rằng bạn đã thử gọi cho họ.
Ngày 11: Gửi email theo dõi thứ hai
Email tiếp theo thứ hai về cơ bản phải là về các tính năng của sản phẩm / dịch vụ của bạn, có liên quan đến điểm trăn trở của khách hàng tiềm năng.
Email của bạn có thể bắt đầu bằng-
| “Chắc hẳn bạn đã thấy một vài email tôi đã gửi về <product / service>…” Và tiếp tục liệt kê các tính năng. |
Ngày 13: Gửi email theo dõi thứ ba
Gửi email theo dõi thứ ba với các nghiên cứu điển hình và các case thành công về cách bạn đã giúp các doanh nghiệp khác.
Ngày 16: Email chia tay
Đây sẽ là email cuối cùng của bạn trong chuỗi liên lạc này. Bạn có thể bắt đầu email của mình bằng cách:
| “Tôi đã cố gắng liên hệ với bạn một vài lần để đưa ra các đề xuất về cách cải thiện {bộ phận sử dụng giải pháp của bạn}, nhưng không nhận được phản hồi.” |
Lần cuối cùng, hãy nêu bật những thách thức của họ và nhắc họ về cách giải pháp của bạn có thể giúp ích.
Kết thúc email bằng một ghi chú tích cực và để lại cánh cửa rộng mở cho các cơ hội trong tương lai. Ví dụ, bạn có thể nói:
| “Hãy cho tôi biết liệu chúng ta có thể đồng bộ hóa vào cuối Quý 3 hoặc đầu Quý 4 để khám phá các hoạt động cộng tác tiềm năng hay không.” |
Những phương pháp vận hành cho một Nhịp Bán Hàng tốt.
Theo truyền thống, những ngày tốt nhất để gọi điện và thiết lập cuộc họp là vào Thứ Ba, Thứ Tư và Thứ Năm. Tuy nhiên, theo số liệu các cơ hội tốt nhất được thiết lập và thỏa thuận theo nhịp bán hàng là vào Thứ 2 và Thứ 6.
Thời gian tốt nhất cho Cold Calling là từ 10:30 sáng – 12:30 chiều và 2:00 chiều – 4:00 chiều. Bạn phải chú ý hơn đến đối tượng mà bạn đang gọi đến. Nếu khách hàng tiềm năng của bạn là các nhà quản lý cấp cao và cấp trung, họ thường có thời gian vào đầu ngày. Nhưng nếu khách hàng tiềm năng của bạn là nhân viên, rất có thể họ sẽ có mặt sau bữa trưa và vào cuối ngày.
Thời gian tệ nhất để thực hiện cuộc gọi lạnh cho khách hàng tiềm năng nào là trong khoảng từ 8 giờ sáng đến 10 giờ sáng. Trong thời gian này, tất cả mọi người đều đang gấp rút làm việc và chuẩn bị cho ngày mới, và việc tham gia một cuộc gọi bán hàng sẽ không nằm trong danh sách việc làm ưu tiên của họ.
Nhưng mặt khác, đây lại là thời điểm tốt nhất để gửi email. Hầu hết các nơi làm việc bắt đầu từ 9 đến 10 giờ sáng. Khi nhân viên đã ở trong văn phòng, giờ đầu tiên thường được dành để kiểm tra email và sắp xếp ngày làm việc. Trong giờ này, email của bạn có cơ hội được hiển thị cao hơn. Gửi email trong thời gian này sẽ đặt email của bạn lên trên cùng và sẽ là một trong những email đầu tiên họ nhìn thấy khi mở hộp thư đến.
Bạn có thể tạo tối đa ba điểm tiếp xúc trong một ngày. Ví dụ: nếu người liên hệ của bạn đang gọi điện và khách hàng tiềm năng của bạn không nhấc máy, bạn có thể để lại thư thoại và gửi email. Nhưng hãy đảm bảo không nhiều hơn 3 trong cùng một ngày. Bạn không nên làm các khách hàng tiềm năng của mình phải thấy khó chịu.
Tất cả những gì bạn muốn nghe từ khách hàng là “Có”. Nhưng nếu khách hàng tiềm năng không phản hồi bất kỳ điểm tiếp xúc nào của bạn, có thể xảy ra hai khả năng – họ quan tâm nhưng không có cơ hội phản hồi hoặc họ không muốn tiếp tục với bạn. Đây là lúc bạn gửi một email chia tay. Email chia tay của bạn nên thông cảm cho điểm đau của họ, xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà bạn có thể đã gây ra, khẳng định rằng bạn đang kết thúc chuỗi liên lạc và cuối cùng để lại cơ hội cho họ quay lại với bạn bất cứ lúc nào trong tương lai.
Khi bạn nhận được câu trả lời “Không” từ một khách hàng tiềm năng, hãy cố gắng để hiểu lý do họ từ chối. Có thể là do họ đã sử dụng sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, hoặc không có ngân sách hoặc nhu cầu về sản phẩm đó….
Biết được lý do khiến cơ hội bị mất sẽ giúp bạn xác định các hình mẫu khách hàng sau này và cải thiện sản phẩm – dịch vụ của mình.
Làm thế nào để đo lường và theo dõi kết quả?
Theo dõi các khách hàng tiềm năng theo cách thủ công là một thách thức khá lớn, đặc biệt là khi bạn đang xử lý một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Áp dụng các công cụ bán hàng và một số hệ thống CRM sử dụng công nghệ để tự động hóa nhịp bán hàng của bạn.
Sử dụng các công cụ này, bạn có thể hiểu rõ có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đã tham gia và thoát khỏi nhịp bán hàng, tỷ lệ nhấp và mở email cũng như số lượng theo dõi được thực hiện trên các mạng xã hội.
Khi bạn đã có một nhịp bán hàng, bạn cần biết liệu nó có phù hợp với bạn hay không. Để đánh giá mức độ thành công của nhịp bán hàng, bạn cần theo dõi bốn số liệu sau:
Tỷ lệ mở và nhấp email:
Nếu thư của bạn đã được mở, thì bạn đã thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng. Nếu họ đã nhấp vào các liên kết mà bạn đã chia sẻ, điều đó ngụ ý rằng nội dung email của bạn đã thu hút khách hàng tiềm năng đủ để thúc đẩy hành động. Tỷ lệ mở và nhấp email cho bạn biết những hạn chế để điều chỉnh hoặc thay đổi chiến lược tiếp cận email.
Tỷ lệ mở email để trả lời:
Tỷ lệ trả lời cao cho bạn biết rằng nội dung email phù hợp với nhu cầu và điểm trăn trở của khách hàng tiềm năng. Nếu bạn không nhận được tỷ lệ trả lời tốt, thì nội dung email của bạn cần linh hoạt và thay đổi theo hướng khác.
Tỷ lệ cuộc gọi đến cuộc hẹn (Call to Appointments ratio):
Theo dõi số lượng cuộc gọi dẫn đến các cuộc hẹn giúp bạn biết liệu bạn có đang nhắm đúng mục tiêu khách hàng lý tưởng của mình hay không. Nó cũng cho bạn biết bạn nên tập trung vào khu vực địa lý, ngành và thị trường nào và bạn nên dừng lại ở đâu.
Tỷ lệ thoát (bounce rate):
Tỷ lệ thoát cho bạn biết ý chính về mức độ gọn gàng của danh sách email. Tỷ lệ thoát cao cho thấy đã đến lúc phải lược bớt danh sách email của bạn.
Kết:
Nhịp độ bán hàng đảm bảo rằng các khách hàng tiềm năng không đi ra khỏi quy trình bán hàng của bạn và đang di chuyển qua các giai đoạn trong Sales Funnel của bạn. Kiểm tra các quy tắc bán hàng mà bạn xây dựng và điều chỉnh khi cần thiết cho đến khi bạn tìm thấy điều gì phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
