Hướng dẫn này cung cấp mọi thứ bạn cần để bắt đầu với việc kiểm soát hàng tồn kho của mình.
Bài viết này gồm: lời khuyên dễ hiểu của chuyên gia, hướng dẫn, công thức, phương pháp luận, phát triển chính sách và hướng dẫn phần mềm sẽ giúp ích cho mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Kiểm soát hàng tồn kho là gì?
Kiểm soát hàng tồn kho, còn được gọi là kiểm soát lưu trữ, là quá trình đảm bảo số lượng cung ứng phù hợp có sẵn trong một tổ chức. Với các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất thích hợp, hoạt động này đảm bảo công ty có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và mang lại sự co giãn về tài chính.
Sự thành công yêu cầu dữ liệu từ việc mua hàng, đặt hàng lại, vận chuyển, nhập kho, lưu trữ, nhận hàng, mức độ hài lòng của khách hàng, ngăn ngừa thất thoát và doanh thu. Theo “Báo cáo Tình hình Doanh nghiệp Nhỏ” năm 2017, gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ không theo dõi hàng tồn kho của họ, thậm chí theo cách thủ công.
Kiểm soát hàng tồn kho cho phép thu được lợi nhuận tối đa từ số tiền đầu tư vào hàng tồn kho ít nhất mà không ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu được thực hiện đúng, các công ty có thể đánh giá trạng thái tài sản, số dư tài khoản, báo cáo tài chình và tránh nhiều vấn đề.
**Ví dụ: Walmart ước tính họ đã bỏ lỡ doanh số bán hàng trị giá 3 tỷ đô la trong năm 2014 vì các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho không đầy đủ dẫn đến tình trạng hết hàng.
quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
Một phần không thể thiếu của kiểm soát hàng tồn kho là quản lý chuỗi cung ứng (SCM). SCM quản lý dòng chảy của nguyên vật liệu, hàng hóa và dịch vụ đến điểm mà công ty hoặc khách hàng tiêu thụ hàng hóa. Quản lý kho cũng rơi vào tình trạng cần kiểm soát lưu trữ hàng hóa. Quá trình này bao gồm tích hợp mã hóa sản phẩm, sắp xếp lại điểm và báo cáo, tất cả chi tiết sản phẩm, danh sách và số lượng hàng tồn kho và các phương pháp bán hoặc lưu trữ. Quản lý kho sau đó đồng bộ hóa việc bán hàng và mua hàng với số hàng hóa hiện có.
Quản lý hàng tồn kho là một thuật ngữ cấp cao hơn bao gồm toàn bộ quá trình mua sắm, lưu trữ và kiếm lợi nhuận từ hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Mặc dù kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho dường như có thể thay thế cho nhau, nhưng không phải vậy. Kiểm soát hàng tồn kho quy định những gì đã có trong kho. Quản lý hàng tồn kho rộng hơn và điều chỉnh mọi thứ từ những gì có trong kho đến cách một doanh nghiệp đưa sản phẩm đến đó và điểm đến cuối cùng của mặt hàng.
Các chính sách và thực tiễn kiểm soát hàng tồn kho nên áp dụng cho nhiều hàng hóa hơn chỉ là hàng hóa thành phẩm và hàng thô. Hình ảnh sau đây cho thấy tất cả những điều mà một doanh nghiệp có thể quản lý bằng cách sử dụng các phương pháp này.
Tại sao kiểm soát hàng tồn kho lại quan trọng?
Hàng tồn kho là một trong những chi phí vốn lớn nhất của bất kỳ hoạt động kinh doanh dựa trên sản phẩm nào. Nếu nhìn vào bảng cân đối kế toán của loại hình công ty này, bạn có thể thấy rằng hàng tồn kho chiếm một phần lớn tài sản lưu động và sử dụng rất nhiều vốn lưu động.
Việc kiểm soát hàng tồn kho giúp tránh được nhiều chi phí liên quan đến việc mua quá nhiều hàng tồn kho và các nguy cơ dẫn đến việc không có hàng hóa cần thiết. Mặc dù một số công ty sử dụng phương thức đặt hàng ngay trong thời gian ngắn có thể mang theo lượng hàng tồn kho cực kỳ nhỏ, nhưng gần như bất kỳ doanh nghiệp nào cũng yêu cầu một số hình thức tồn kho, được quản lý tốt nhất thông qua hệ thống kiểm soát hàng tồn kho.
Nếu có thể giảm hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tận dụng những quỹ này để mở rộng hoặc thu lợi nhuận. Nếu thực hiện nhiều hàng tồn kho hơn và quy trình kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ làm tăng mức tồn kho, thì doanh nghiệp đó có thể đạt được doanh số bán hàng cao hơn và lợi nhuận sẽ cao hơn. Sử dụng kiểm soát hàng tồn kho để tối ưu hóa kho hàng, phòng chứa hàng, phòng cung ứng hoặc mặt tiền cửa hàng là một cách chắc chắn để cắt giảm chi phí và quản lý tốt hơn bất kỳ loại sản phẩm nào.
Kiểm soát hàng tồn kho có thể cải thiện doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Thực hiện các quy trình kiểm soát hàng tồn kho thích hợp có thể giúp đảm bảo doanh nghiệp đang hoạt động ở mức tài chính tối ưu và các sản phẩm đáp ứng nhu cầu mong đợi của khách hàng. Theo “Báo cáo Tình hình Dịch vụ Khách hàng Đa kênh Toàn cầu” năm 2015, 62% khách hàng đã ngừng kinh doanh với một thương hiệu có dịch vụ khách hàng kém. Trong số những lời phàn nàn về dịch vụ khách hàng, sự thất vọng về các mặt hàng hết hàng hoặc có sẵn trong danh sách là rất cao.
Trên thực tế, nghiên cứu về các cửa hàng tiện lợi cho thấy rằng tình trạng hết hàng có thể khiến một cửa hàng mất hoàn toàn cứ 100 khách hàng. Ngoài ra, 55% người mua sắm tại bất kỳ cửa hàng nào sẽ không mua một mặt hàng thay thế khi sản phẩm thông thường của họ đã hết hàng. Các lĩnh vực khác mà doanh nghiệp phải chịu chi phí hoặc mất doanh thu mà các phương pháp và phương pháp kiểm soát hàng tồn kho có thể giải quyết bao gồm:
- Hư hỏng
- Hàng hóa “chết”
- Chi phí lưu trữ vượt quá
- Hiệu quả về chi phí
- Doanh thu giảm
- Mất khách hàng trung thành
- Hàng thừa
- Mất dấu vết của hàng tồn kho
- Mất hàng trong kho
Dịch từ Netsuite
Còn tiếp…
