Các mẹo dưới đây có thể giúp bạn xác định những việc bạn cần làm trước khi triển khai quy trình kiểm soát hàng tồn kho mới.
- Mẹo và Lời khuyên của Chuyên gia để khi bắt đầu kiểm soát hàng tồn kho
- Lập kế hoạch trước, sau đó thực hiện
- Đảm bảo bạn luôn có hàng khi tới hạn
- Xem xét cẩn thận tất cả các lô hàng
- Chỉ định thành viên nhóm quản lý hàng tồn kho phù hợp
- Xem xét cẩn thận tất cả các lô hàng
- Chỉ định thành viên nhóm quản lý hàng tồn kho phù hợp
- Nhóm lại các mục giống nhau
- Tìm sự cân bằng giữa chi phí tồn kho và lợi ích của việc có sẵn hàng tồn kho
- Xem xét các kế hoạch cấp cao khác
- Chọn một Hệ thống có thể mở rộng
- Nhóm lại các mục giống nhau
Mẹo và Lời khuyên của Chuyên gia để khi bắt đầu kiểm soát hàng tồn kho
Các mẹo dưới đây có thể giúp bạn xác định những việc bạn cần làm trước khi triển khai quy trình kiểm soát hàng tồn kho mới:
Một Kế hoạch Kiểm soát Hàng tồn kho Tốt Có Một số Điểm Cơ bản:
Mua một hệ thống phần mềm giải quyết được lượng hàng tồn kho của bạn là chưa đủ. Một kế hoạch kiểm soát hàng tồn kho tốt sẽ giải quyết các đơn đặt hàng của bạn từ sản xuất hoặc mua hàng đến bán các mặt hàng và cuối cùng là xóa chúng khỏi sách của bạn sau khi hoàn thành. Một chương trình kiểm soát hàng tồn kho cần giải quyết những việc như giảm không gian kho bị lãng phí, đặt hàng nguồn cung cấp bằng công thức dự báo và thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp.
Lập kế hoạch trước, sau đó thực hiện:
Việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là liên tục và không chỉ tồn tại ở cấp độ kho. Bạn liên tục cập nhật kế hoạch của mình, sau đó áp dụng nó vào thực tế. Bên cạnh đó, theo dõi các chỉ số và cập nhật dự báo của mình cho các tháng trong tương lai hàng tuần và thực hiện các thay đổi đối với việc quản lý kho hàng theo kế hoạch khi cần thiết. Bạn cũng có thể được yêu cầu thay đổi kế hoạch quản lý hàng tồn kho của mình dựa trên các sự kiện trên thế giới.
Đảm bảo bạn luôn có hàng khi tới hạn
Cho dù mặt hàng xương sống của doanh số bán hàng hay mặt hàng khác, hãy đảm bảo những mặt hàng đó không bao giờ hết hàng. Để mang lại điều này, bạn nên có một quy trình kiểm soát hàng tồn kho dự báo tốt.
Xem xét cẩn thận tất cả các lô hàng:
Điểm quan trọng của việc mất hàng tồn kho xảy ra khi doanh nghiệp của bạn ban đầu nhận được một mặt hàng. Xem xét chặt chẽ phiếu đóng gói và sản phẩm xem có hư hỏng gì không.
Chỉ định thành viên nhóm quản lý hàng tồn kho phù hợp:
Việc mua nhân viên là rất quan trọng, nhưng hãy đảm bảo rằng những người được chỉ định sở hữu các quy trình kiểm soát hàng tồn kho là những người phù hợp với công việc. Toán học nên là một trong những thế mạnh của họ, và họ nên có thời gian để thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác. Lý tưởng nhất là nhóm quản lý hàng tồn kho của bạn bao gồm những người liên quan đến từng giai đoạn của quy trình, từ người quản lý kho đến chuyên gia thu mua đến người chọn hàng trên sàn. Các doanh nghiệp nhỏ hơn nên xem xét bao gồm tất cả các nhà quản lý và một số đại diện của nhân viên tuyến đầu.
Nhóm lại các mục giống nhau:
Càng nhiều càng tốt, nhóm các loại hàng tồn kho trong các khu vực giống nhau. Hơn nữa, các sản phẩm độc đáo nên có một vị trí lưu trữ duy nhất.
Tìm sự cân bằng giữa chi phí tồn kho và lợi ích của việc có sẵn hàng tồn kho:
Việc phát triển một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thực sự hiệu quả dựa vào việc tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa chi phí sản xuất và lưu trữ sản phẩm và tránh tồn kho. Tiền của doanh nghiệp của bạn bị ràng buộc trong hàng hóa ấy. May mắn thay, việc hiểu rõ về doanh nghiệp của bạn sẽ cho phép bạn chọn các phương pháp và kỹ thuật dự báo phù hợp. Tìm cách xác định tổng chi phí tồn kho của mình, bao gồm các yếu tố như chi phí lưu kho và đồ dễ hỏng, đồng thời cân nhắc điều đó so với nhu cầu và chi phí xuất kho để đưa ra số dư phù hợp
Xem xét các kế hoạch cấp cao khác:
Nếu bạn không có quyền kiểm soát tích cực đối với hàng tồn kho của mình, bạn có thể cần phải giải quyết các lĩnh vực khác của doanh nghiệp của mình. Bạn có một kế hoạch quản lý chất lượng đầy đủ không? Bạn đã xem xét kế hoạch quản lý cơ sở của mình gần đây chưa?
Chọn một Hệ thống có thể mở rộng:
Việc các doanh nghiệp nhỏ đặt hàng các hệ thống phần mềm có kích thước phù hợp với tất cả hoặc ngược lại là miễn phí hoặc chi phí thấp. Các hệ thống dựa trên đám mây có thể phát triển cùng với doanh nghiệp và cung cấp số liệu phân tích bạn cần để tiếp tục phát triển doanh nghiệp của mình.
Có kế hoạch dự phòng:
Cho dù phần mềm có công nghệ cao đến đâu hay quy trình được suy nghĩ kỹ càng đến đâu, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có kế hoạch dự phòng cho các trường hợp mất điện và trộm cắp. Điện toán đám mây luôn là một lựa chọn tốt hơn máy chủ cục bộ.
Lời khuyên hữu ích từ chuyên gia quản lý hàng tồn kho
Chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho, Tiến sĩ Pyke khuyên, “Theo quan sát của tôi, giới kinh doanh có hiểu biết yếu kém về quản lý và kiểm soát hàng tồn kho. Họ được đào tạo một cách nông cạn, và đôi khi họ chỉ áp dụng kinh nghiệm nông cạn vào thực tiễn của mình. Đôi khi, điều đó diễn ra tuyệt vời. Tuy nhiên, trong 30 năm kinh nghiệm của mình, tôi thấy rằng có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền bằng cách đào tạo và quản lý chuyên sâu kiểm soát hàng tồn kho ”.
“Giống như hệ thống Kanban của Toyota để tối ưu hóa thiết lập, rõ ràng là có những lĩnh vực mà chúng tôi có thể làm cho dòng chảy tốt hơn. Các công ty nên chủ động trong hệ thống giải trình tự của họ, thay vì phản ứng – tất cả trong khi tạo ra sự cân bằng đó. Nếu bạn xem xét các cơ chế cơ bản trong quá trình lập kế hoạch, bạn có thể đi từ đó. Hệ thống bạn chọn có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào tình huống và có thể tạo ra tất cả sự khác biệt trong hiệu suất thực tế của bạn ”.
Dịch từ Netsuite
Còn tiếp….
