Hướng dẫn này cung cấp mọi thứ bạn cần để bắt đầu với việc kiểm soát hàng tồn kho của mình.
Bài viết này gồm: lời khuyên dễ hiểu của chuyên gia, hướng dẫn, công thức, phương pháp luận, phát triển chính sách và hướng dẫn phần mềm sẽ giúp ích cho mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Trong phần cuối cùng của loạt bài này, chúng ta sẽ đi qua những phương pháp hay nhất để tối ưu hóa việc kiểm soát hàng tồn kho.
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho là cách bạn sử dụng thế mạnh và mối quan hệ của doanh nghiệp, kiến thức chuyên môn, công thức và dự báo của bạn để xác định lượng cung mà bạn giữ, bán, lưu trữ và đặt hàng. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả cân bằng chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Số ngày tồn kho của một công ty (DIO) đo lường số ngày giữ hàng trước khi bán. DIO là một thước đo hiệu quả vì lượng sản phẩm tồn kho liên quan đến quỹ. DIO càng thấp càng tốt, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp nhỏ. Trong 5 năm qua DIO đã tăng 8,3%, có nghĩa là thực hiện kiểm soát hàng tồn kho kém hơn. Ngoài ra, cần phải tăng diện tích nhà kho, có nghĩa là…
Những phương pháp hay nhất để kiểm soát hàng tồn kho
Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả nhất có thể khác nhau giữa các công ty. Dù phương pháp nào, cần có các chính sách và thủ tục rõ ràng cho nhân viên của bạn. Nếu bạn sử dụng phần mềm, hãy xem xét các tính năng chính mà bạn cần. Bắt đầu bằng việc dán nhãn các mục, cho dù thông qua SKU hoặc một hệ thống phức tạp hơn. Kiểm soát chất lượng đòi hỏi các tiêu chuẩn chất lượng và chính sách để nhân viên tuân theo.
Thống nhất một phương pháp cải tiến quản lý
Các phương pháp cải tiến quản lý bao gồm nhiều thứ hơn là chỉ kiểm soát hàng tồn kho. Bạn có thể cải thiện doanh nghiệp của mình, từ trên xuống dưới, với một phương pháp quản lý mà bạn cam kết. Ví dụ bao gồm Kaizen, Lean và Six Sigma.
Tối ưu hóa quy trình mua hàng
Một trong những điểm nổi bật của việc quản lý hàng tồn kho phù hợp là đảm bảo rằng bạn sử dụng dữ liệu và dự báo để kiểm soát quy trình mua hàng của mình. Điều này cũng bao gồm việc xác định các mặt hàng bằng cách theo dõi nhu cầu của khách hàng. Đồng thời loại bỏ hàng lỗi thời và điều chỉnh sắp xếp lại kho hàng và điểm giao dịch.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Bạn thường giải quyết các vấn đề bằng cách hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp. Do vậy, hãy giữ mối quan hệ tốt với họ. Ví dụ: nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp của bạn số lượng đặt hàng tối thiểu có thể thương lượng, nhận lại các sản phẩm không bán được và giúp bạn nhanh chóng bổ sung khi doanh số bán hàng tăng nhanh cho một sản phẩm cụ thể.
Tạo Báo cáo Tự động
Vì hệ thống quản lý và kiểm soát hàng tồn kho tạo ra số lượng lớn dữ liệu, các doanh nghiệp cần tìm cách phân tích, báo cáo và sử dụng dữ liệu này. Nhiều hệ thống tự động tạo báo cáo về tình trạng hàng tồn kho, nhật ký hàng tồn kho, đối chiếu, tồn kho lịch sử, hàng tồn kho cũ và tài chính hàng tồn kho. Hơn nữa, nên chọ thời điểm và đối tượng chia sẻ các báo cáo này để mang lại hiệu quả.
Tiến hành Đánh giá Rủi ro
Các vấn đề thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp. Dù là đột biến doanh số, tính toán sai hàng tồn kho, sản phẩm chậm hoặc ngừng cung cấp. Chuẩn bị một ma trận đánh giá và giải quyết rủi ro để chuẩn bị tốt khi chúng xảy ra.
Kiểm tra thường xuyên
Tiến hành kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng kho hàng và báo cáo thực tế của bạn phù hợp với nhau. Có ba cách để thực hiện: hàng hóa vật chất, kiểm tra tại chỗ và đếm theo chu kỳ.
Kiểm soát hàng tồn kho có chọn lọc (Dự báo)
Nhiều kỹ thuật nằm trong kiểm soát và quản lý hoặc dự báo hàng tồn kho có chọn lọc, chẳng hạn như phân tích ABC. Trong hình thức phân tích này, bạn phân loại hàng tồn kho theo một trong các yếu tố sau: giá trị sử dụng, nguồn thu mua, mức độ khó khăn trong mua sắm, tính thời vụ, đơn giá và tỷ lệ tiêu thụ. Chọn một công thức dựa trên tầm quan trọng tương đối của mỗi phân loại và mức độ ảnh hưởng của nó đến lượng hàng dự trữ.
Các phương pháp quản lý được sử dụng Chung Cho các ngành
Nhiều phương pháp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho có liên quan đến tất cả các ngành. Dù bạn là nhà bán lẻ giày hay công ty dầu mỏ lớn, hay người dẫn dầu về công nghệ.
Các phương pháp quản lý khác nhau như:
Sản xuất tinh gọn: Sản xuất tinh gọn là một triết lý quản lý cấp cao nhằm mang lại giá trị cho khách hàng thông qua việc thúc đẩy hiệu quả sản xuất. Phương pháp cũng sử dụng Kanban, một hệ thống lập lịch cơ bản, có thể mở rộng và trực quan. Nhân viên hình dung các nhiệm vụ trong dự án theo: Cần làm, Đang tiến hành và Đã hoàn thành. Quá trình này làm nổi bật những vấn đề tồn đọng và bạn có thể giải quyết chúng.
Six Sigma: Trong số các kỹ thuật quản lý nổi tiếng nhất là Six Sigma. Mục đích của phương pháp là giảm khả năng xảy ra sai sót hoặc khiểm khuyết. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật cải tiến quy trình liên tục để xác định, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát. Các nhân viên có thể làm việc với Six Sigma và các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho khác. Nhằm giảm các vấn đề như tồn kho và cải thiện sản xuất và giao hàng đúng hạn.
Lean Six Sigma: Kết hợp Lean và Six Sigma, kỹ thuật này tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí và giảm khuyết tật sản phẩm. Lean Six Sigma đặc biệt hữu ích để tìm và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí trong chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho. Bằng cách sử dụng kết hợp các kỹ thuật, bạn có thể tìm cách để thực hiện các cải tiến như giảm chi phí hàng tồn kho và cải thiện quy trình kiểm kê hàng hóa của mình.
kiểm soát hàng tồn kho theo thời điểm
Các cách kiểm soát kho hàng theo thời điểm đặt hàng hàng hóa hoặc nguyên vật liệu bao gồm:
FIFO và LIFO: Đây là các phương pháp định giá giá trị sản phẩm. LIFO là hàng hóa được thêm vào cuối cùng là đầu tiên được bán. Trong khi FIFO cho rằng hàng hóa được thêm vào đầu tiên sẽ là hàng hóa được bán đầu tiên.
Kiểm soát hàng tồn kho tối thiểu – tối đa: Lý thuyết này đặt ra mức tồn kho tối thiểu và tối đa để duy trì các mặt hàng cụ thể trong kho của bạn. Vì vậy, khi bạn đến mức tối thiểu trong kho, hãy đặt hàng. Cách tiếp cận này mang lại khó khăn khi không tính đển sự cần thiết của sản phẩm. Đôi khi sẽ gây ra việc thừa hoặc thiếu hàng khi nhu cầu cao.
Hàng tồn kho JIT: Chiến lược quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT) sắp xếp đơn hàng nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp với lịch trình sản xuất. Giảm lãng phí dưới dạng chi phí tồn kho vì hàng hóa chỉ được cung cấp khi cần thiết. JIT thường sử dụng trong sx tinh gọn, kết hợp yêu cầu KH trong mỗi sản phẩm được sản xuất. Rủi ro với phương pháp này là hết hàng do các nhà cung cấp hoạt động kém hiệu quả. Nhưng việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp có thể giảm thiểu phần nào rủi ro này.
Dịch từ Netsuite
