Hướng dẫn này cung cấp mọi thứ bạn cần để bắt đầu với việc kiểm soát hàng tồn kho của mình.
Bài viết này gồm: lời khuyên dễ hiểu của chuyên gia, hướng dẫn, công thức, phương pháp luận, phát triển chính sách và hướng dẫn phần mềm sẽ giúp ích cho mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Trong phần này, chúng ta hãy tìm hiểu những phương pháp và hệ thống thường sử dụng trong kiểm soát hàng tồn kho.
Phương Pháp đánh giá kiểm soát hàng tồn kho
Về bản chất, lấy hàng chỉ là quá trình xác định những gì bạn có và nơi bạn cất giữ để có thể đánh giá chúng. Không phải tất cả các quy trình kiểm soát kho hàng đều lý tưởng cho cho các giai đoạn tăng trưởng và phát triển khác nhau của mọi tổ chức. Một số phương pháp quá phức tạp, đặc biệt là đối với các công ty nhỏ hơn.
4 cách điển hình để kiểm soát hàng tồn kho
Bạn sẽ có thể sử dụng hệ thống của mình để theo dõi mức tồn kho, tạo đơn đặt hàng và gửi kho. Một số hệ thống cơ bản để theo dõi hàng tồn kho bao gồm:
Thủ công:
Cho dù thông qua sổ cái hay sổ kho, ghi sổ hàng tồn kho theo cách thủ công bằng bút và giấy là cách đơn giản nhất để theo dõi những gì đến và đi. Các doanh nghiệp nhỏ với ít mặt hàng có thể thoát khỏi việc sử dụng loại hệ thống này. Hệ thống này có thể khó khăn vì nó là một bản ghi thực tế mà bạn không thể khai thác và sử dụng cho mục đích lập kế hoạch.
Thẻ kho:
Một phương pháp phức tạp hơn một chút sử dụng thẻ kho, còn được gọi là thẻ thùng. Thẻ kho là bảng ghi lại đơn giá đang chạy, giá bán và số lượng tồn kho của từng sản phẩm. Sử dụng thẻ riêng cho từng sản phẩm trong kho lớn hoặc phòng kho. Hệ thống cũng theo dõi các giao dịch mua, bán, trả hàng và các lý do khác để rút cổ phiếu, chẳng hạn như rút tiền khuyến mại.
Để hệ thống thẻ kho hoạt động hiệu quả, các cập nhật nhất quán là rất quan trọng. Bạn cũng phải ghi lại các đợt tồn kho bất thường; nếu không, dữ liệu có nguy cơ không chính xác.
Bảng tính đơn giản:
Nhiều công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho. Cho dù họ sử dụng Microsoft Excel hay tương tự, bảng tính là một cách để bắt đầu tự động hóa và thu thập dữ liệu sản phẩm bằng phương pháp điện tử.
Với cập nhật nhất quán và mã hóa cơ bản, bạn có thể đảm bảo rằng bạn có sẵn các số liệu thống kê và mức tồn kho hiện tại. Các doanh nghiệp nhanh chóng tùy chỉnh các hệ thống này để đáp ứng nhu cầu của họ. Người dùng yêu cầu kiến thức sâu về cách trang tính hoạt động bên cạnh kiến thức về tồn kho.
Phần mềm kiểm kê cơ bản:
Các loại phần mềm đơn giản này thường có chi phí thấp và hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tính năng tự động hóa đơn giản này thường dựa trên đám mây và liên kết với phần mềm điểm bán hàng của bạn, vì vậy nó có thể cập nhật tồn kho tự động theo thời gian thực.
Bạn cũng có thể kết hợp phân tích và báo cáo và chạy so sánh chi phí, tạo đơn đặt hàng lại, xác định các sản phẩm bán chạy nhất và bán chạy nhất và đi sâu vào chi tiết đơn đặt hàng hoặc mẫu khách hàng. Một số hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho đơn giản có thể mở rộng thành các chức năng phức tạp hơn khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Một số doanh nghiệp thích tuân theo các hệ thống theo dõi hàng tồn kho đơn giản. Các công ty khác có kế hoạch tăng trưởng và mở rộng quy mô. Bạn cũng có thể theo dõi hàng tồn kho với:
Phần mềm nâng cao:
Hầu hết các giải pháp phần mềm nâng cao này có thể tích hợp với phần mềm hiện có, có thể mở rộng và cung cấp phân tích và mẫu. Phần mềm tiên tiến hiện đang trong tầm tay với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vì nó không còn quá đắt đỏ nữa.
Các loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho
Hệ thống kiểm soát và giám sát hàng tồn kho là cách tiếp cận kế toán để theo dõi số lượng hàng hóa đang có. Các công ty lớn thường theo dõi hàng tồn kho trên khắp các cửa hàng, kho hàng và thậm chí cả các trang web. Hai hệ thống chính là hệ thống theo dõi định kỳ và vĩnh viễn.
Hệ thống kiểm kê định kỳ
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ vẫn sử dụng quản lý hàng tồn kho định kỳ vì nó không yêu cầu phần mềm phức tạp hoặc quét hàng tồn kho. Hệ thống kiểm kê định kỳ dựa trên số lượng thực tế không thường xuyên hoặc thường xuyên của hàng tồn kho. Bạn quyết định các kỳ kế toán dựa trên nhu cầu kinh doanh, nhưng bạn không theo dõi hàng tồn kho hàng ngày hoặc liên tục. Thay vào đó, bạn ghi lại tất cả các giao dịch mua vào tài khoản mua hàng. Khi bạn tiến hành kiểm kê thực tế, bạn chuyển số dư trong tài khoản mua hàng sang tài khoản hàng tồn kho. Cuối cùng, bạn điều chỉnh tài khoản hàng tồn kho để phù hợp với giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ.
Bạn có thể tính toán chi phí kết thúc hàng tồn kho bằng cách sử dụng FIFO (nhập trước, xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau cùng, xuất trước).
Những thách thức của hệ thống này đặc biệt rõ ràng khi thực hiện đếm hàng tồn kho thực tế. Hầu hết các hoạt động kinh doanh bình thường phải tạm ngừng trong thời gian này. Nhiều công ty thuê thêm nhân viên và cố gắng thực hiện công việc này ngoài giờ làm việc thông thường, chẳng hạn như trong ca đêm. Hệ thống này gây ra nhiều gian lận hơn vì không có gì re-check hàng tồn kho giữa các lần đếm thực tế.
Hệ thống kiểm kê liên tục
Áp dụng hệ thống này có thể tốn kém hơn để thực hiện so với hệ thống định kỳ do nhu cầu về thiết bị và phần mềm. Tuy nhiên, hệ thống cập nhật liên tục và ngay lập tức số lượng hàng tồn kho. Hệ thống này tính toán hàng tồn kho dựa trên các giao dịch mua bán thông qua điểm bán hàng và phần mềm quản lý tài sản. Bằng cách này, bạn luôn có số hàng tồn kho chính xác tại mọi thời điểm. Theo dõi liên tục là cách tốt nhất để tránh tình trạng hết hàng khi khách hàng của bạn hết hàng trong một sản phẩm cụ thể. Với một hệ thống liên tục, bạn có thể hạn chế tiếp xúc tối thiểu của nhân viên với hàng hóa, dễ dàng kiểm soát.
Thách thức của loại hệ thống này xảy ra khi không thực hiện kiểm kê vật lý. Nói cách khác, hàng tồn kho được ghi lại có thể không phản ánh chính xác những gì thực tế trong kho theo thời gian. Bạn phải tính đến việc đổ vỡ, mất cắp hàng hóa và mất mát để đảm bảo hệ thống được chính xác. Hơn nữa, các lỗi và các mục được quét không đúng cách sẽ ảnh hưởng đến hồ sơ hàng tồn kho.
Bạn có thể xử lý điều này một cách toán học bằng cách áp dụng các hiệu chỉnh chủ yếu giải thích cho những điều này. Tuy nhiên, các chuyên gia đồng ý rằng mặc dù kiểm kê vật lý không phổ biến, bạn nên thực hiện một số quy trình lấy hàng thủ công để bổ sung cho một hệ thống lâu dài. Bạn có thể tích hợp các loại hệ thống này với tự động hóa chuỗi cung ứng để đưa ra quyết định nhanh hơn bằng dữ liệu.
Mã vạch
Mã vạch có thể là một phần của hệ thống kiểm kê liên tục hoặc định kỳ. Một số người có thể coi mã vạch là một phần của hệ thống quản lý hàng tồn kho, nhưng trên thực tế, đây là thiết bị nằm trong hệ thống quản lý kho hiện có của bạn.
Mã vạch về cơ bản là một hình ảnh nhỏ với văn bản hoặc số được đặt trên mỗi mặt hàng trong kho. Văn bản hoặc số lưu trữ một lượng lớn thông tin. Một máy quét đọc thông tin đó và chuyển nó đến cơ sở dữ liệu, cơ sở dữ liệu này theo dõi các bộ phận và vị trí của chúng. Hệ thống thực hiện quét khi sản phẩm mới đến và khi nó được phát hành. Mã vạch có lợi tức đầu tư (ROI) nhanh chóng bằng cách giảm chi phí hoạt động sau khi thực hiện, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ.
Các lợi ích khác của mã vạch bao gồm:
- Loại bỏ các lỗi dữ liệu thủ công
- Thu thập thông tin hàng tồn kho nhanh hơn
- Cập nhật hàng tồn kho tự động
- Hợp lý hóa tài liệu và báo cáo
- Cho phép di chuyển hàng tồn kho giữa nhiều kho và phòng ban
- Dễ dàng và nhanh chóng xác định các mức tối thiểu và sắp xếp lại các mức cần thiết
Thực hiện mã vạch trên hàng tồn kho là một ý tưởng thông minh vì chúng mang lại khả năng mở rộng và độ chính xác, ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ và đang phát triển.
Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID)
RFID cũng là một loại thiết bị nằm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện có. Thẻ RFID chứa thông tin được lưu trữ điện tử, nhiều thông tin hơn mã vạch thông thường. Bao gồm thụ động hoặc chủ động: Thẻ RFID chủ động bao gồm pin, trong khi thẻ thụ động không có pin. Đầu đọc RFID cung cấp năng lượng cho các thẻ thụ động thông qua sóng vô tuyến, trong khi các thẻ chủ động gửi đi sóng vô tuyến của chúng. Cả hai loại thẻ đều tự động cập nhật để xác định kho hàng và thu thập bất kỳ dữ liệu liên quan nào.
Thẻ RFID là một cách hiệu quả để bảo vệ các mặt hàng và sản phẩm có giá trị cao yêu cầu tuân thủ bảo mật bổ sung, chẳng hạn như dược phẩm. Thẻ hoạt động tốt nhất danh chọ các doanh nghiệp có vấn đề về bảo mật hàng tồn kho.
Mặc dù bảo mật là lợi ích chính của RFID, các tính năng khác bao gồm:
- Đọc thẻ từ xa: Phạm vi đọc cho các thẻ thụ động là khoảng 40 feet và phạm vi cho các thẻ chủ động là 300 feet.
- Đọc thẻ đồng thời: Hệ thống có thể đọc nhiều thẻ đồng thời để có thể kiểm tra toàn bộ pallet sản phẩm cùng một lúc.
- Mã thẻ duy nhất: Để theo dõi các sản phẩm duy nhất, không chỉ một loại sản phẩm, bạn có thể cung cấp cho thẻ mã nhận dạng duy nhất.
- Cập nhật liên tục: Không cần phải cập nhật thẻ vật lý trên mặt hàng, bạn có thể gửi thông tin cập nhật như vị trí kho hàng qua thẻ hoạt động của bạn hoặc bằng cách kích hoạt hệ thống thẻ thụ động.
Một số thách thức với việc sử dụng RFID bao gồm:
- Thẻ RFID thụ động yêu cầu máy quét hoặc đầu đọc cầm tay.
- Chi phí có thể quá cao với một số doanh nghiệp.
- Chuỗi cung ứng cũng cần thiết bị cần thiết cho thẻ RFID.
Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng thẻ RFID, chúng đã trở nên rẻ hơn trong những năm gần đây. Các chuyên gia cho biết cách sử dụng tốt nhất của thẻ RFID là đặt chúng ở những điểm có rủi ro cao gần với kho hàng của bạn, chẳng hạn như tại các lối ra. Cuối cùng, đối với các sản phẩm có thời hạn sử dụng hạn chế, hệ thống RFID có thể cung cấp thông tin để đảm bảo kiểm soát chất lượng, chẳng hạn như thời điểm chúng được mang đến và ngày hết hạn của chúng (nếu có liên quan).
Một xu hướng gần đây trong số các doanh nghiệp nhỏ là sử dụng mã QR, giống như mã vạch, nhưng bạn không cần phải mua thiết bị đắt tiền để đọc chúng. Bạn có thể cài đặt một ứng dụng đọc mã QR trên điện thoại thông minh. Chúng cũng mang nhiều thông tin hơn mã vạch vì các mẫu giống như ma trận của chúng. Mã QR không phải là hệ thống hoạt động như thẻ RFID chủ động và rẻ tiền hơn.
Dịch từ Netsuite
