Tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về việc thực hiện kiểm kê đếm vật lý, bao gồm các bước, phương pháp, quy trình, kế hoạch và lợi ích. Ngoài ra, lời khuyên của chuyên gia, lịch và chỉ số để giúp bạn trở thành chuyên gia về hàng tồn kho.
Kiểm kê vật lý là gì?
Đếm hàng tồn kho vật lý – hay kiểm kê vật lý là một cách tiếp cận có cấu trúc để đếm hàng tồn kho của một công ty trong đó nhân viên sử dụng phương pháp xác định trước để đếm hàng hóa. Các công ty lập lịch kiểm kê hàng tồn kho thực tế vào cuối kỳ báo cáo.
Bốn loại kiểm đếm số lượng tồn kho
Có bốn loại đếm hàng tồn kho: thủ công, điện tử, đếm chu kỳ và đếm toàn bộ hàng tồn kho. Các phương pháp khác nhau nhưng lựa chọn kỹ thuật phù hợp có thể là sự khác biệt giữa dữ liệu tốt và xấu cho công ty của bạn.
Bảng: Các loại kiểm đếm số lượng tồn kho
| Phương pháp Kiểm Đếm Tồn Kho Vật Lý | Miêu tả | Ưu Điểm | Nhược Điểm |
| Hoàn toàn thủ công | Số đếm này sử dụng thẻ đếm giấy hoặc tờ và bút chì để ghi lại khoảng không quảng cáo. | Chi phí vật liệu thấp | Tỷ lệ sai sót cao |
| Đếm điện tử | Việc đếm này có thể sử dụng máy quét, RFID, mã vạch hoặc thiết bị di động. | Giảm đáng kể lỗi đếm. | Phương pháp này vẫn cần thêm thời gian và nguồn lực để hoàn thành. |
| Đếm chu kỳ | Nhân viên đếm các phần ngẫu nhiên hoặc các phần luân phiên của hàng tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. | Cắt giảm thời gian dư thừa. Không cần phải dừng hoạt động trong thời gian đếm. | Tùy thuộc vào phương pháp đếm chu kỳ, một số công ty đếm hàng tồn kho ít hơn số lần lý tưởng. |
| Kiểm kê đầy đủ | Các công ty bố trí lại nhân viên hoặc cử nhân viên tạm thời đến để kiểm đếm tất cả các kho hàng cùng một lúc. | Phương pháp này cung cấp hồ sơ kiểm kê chính xác để tạo tài liệu tài chính hàng năm. | Phương pháp này có thể yêu cầu ngừng hoạt động và tốn nhiều công sức và thời gian. |
Tồn kho vật lý vs Đếm theo chu kỳ
Hàng tồn kho thực tế là số lượng toàn diện, thường xuyên hàng năm về số lượng hàng tồn kho mà một công ty có trong tay. Đếm chu kỳ là một phương pháp có hệ thống hơn để đếm các phần của kho. Các công ty đôi khi tiến hành đếm chu kỳ thường xuyên hàng ngày và lời khuyên nên thực hiện chúng ít nhất hàng quý.
Kiểm kê vật lý không phải lúc nào cũng được tự động hóa. Tuy nhiên, việc đếm chu kỳ thường được tự động hóa. Tự động hóa hợp lý hóa quy trình kiểm kê tổng thể, dù theo chu kỳ hay vật lý. Nó giúp tiết kiệm thời gian, loại bỏ hầu hết các lỗi do con người gây ra, đồng thời cung cấp dữ liệu hữu ích và thời gian thực. Số lượng tồn kho chính xác nhất kết hợp giữa việc đếm theo chu kỳ với tự động hóa.
Số lượng hàng tồn kho vật lý hàng năm
Các doanh nghiệp thường thực hiện kiểm kê hàng năm trước khi lập báo cáo tài chính hàng năm. Thực hiện kiểm kê chỉ một lần/năm không phải lúc nào cũng mang lại kết quả chính xác nhất. Phương pháp đếm tồn kho tốt nhất tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và mục tiêu của bạn.
Các loại hình doanh nghiệp thực hiện kiểm kê vật lý hàng năm bao gồm các nhà bán lẻ, nhà sản xuất, nhà phân phối bán buôn và các công ty dựa trên thương mại điện tử. Họ có thể kiểm kê toàn bộ một lần hoặc đếm chu kỳ. Trong việc đếm chu kỳ, nhân viên đếm các phần hàng trong kho luân phiên hoặc có hệ thống. Đọc hướng dẫn đếm tồn kho theo chu kỳ của chúng tôi để tìm hiểu thêm về phương pháp này.
Ngay cả khi bạn có hệ thống tự động quản lý tồn kho của mình, các chuyên gia đồng ý rằng bạn cần thực hiện ít nhất một số tồn kho thực tế. Hệ thống máy tính không thể thay thế số lượng hàng tồn kho thực tế. Các doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho nhỏ vẫn có thể muốn thực hiện kiểm kê vật lý hàng năm.
Các công ty có số lượng lớn hàng tồn kho, chẳng hạn như các nhà phân phối, tìm thấy kho đóng băng để kiểm đếm hàng tồn kho khá khó khăn. Do đó, họ có thể thích triển khai hệ thống kiểm kê vĩnh viễn để xoa dịu kiểm toán viên và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho của họ, thay vì tổng số hàng năm đầy đủ.
Lợi ích của việc đếm tồn kho thực tế
Số lượng tồn kho thực tế thiết yếu để giữ cho số liệu tồn kho luôn cập nhật. Hồ sơ hàng tồn kho cập nhật cung cấp dự báo tốt hơn về doanh số và mua hàng và đảm bảo bạn luôn có đủ số lượng sản phẩm trong tay.
Thực hiện kiểm kê thực tế là điều cần thiết mang và lại lợi ích cho khách hàng. Không người dùng cuối nào, dù là người tiêu dùng, người bán lại hay người bán buôn, muốn đối phó với lượng hàng tồn kho không chắc chắn. Sự hài lòng của khách hàng là điều tối quan trọng. Mức tồn kho này đảm bảo bạn có thể hoàn thành đơn hàng cho khách hàng của mình hay không?
Một lợi ích khác của việc kiểm đếm hàng tồn kho của bạn là lập kế hoạch cho mất mát. Mất mát có thể đến từ trộm cắp hoặc đổ vỡ. Mỗi ngày mà một mặt hàng vẫn còn trong kho, giá trị của nó sẽ giảm. Khi giá trị giảm đi, rủi ro về chi phí tồn kho của mặt hàng lớn hơn giá trị của nó trở nên rất thực tế.
Thực hiện kiểm kê vật lý cải thiện tổng lợi nhuận của bạn. Có thể phân loại một số sản phẩm nhất định trong kho của mình là hàng tồn kho lỗi thời. Phương pháp này để xác định mặt hàng nào cần tiếp thị hay để bán nhanh. Quá trình này cũng làm giảm trách nhiệm pháp lý và giảm tổn thất đối với các sản phẩm có vấn đề.
Vấn đề với số lượng tồn kho thực
Vấn đề lớn nhất khi thực hiện là chúng chiếm nhiều thời gian và nguồn lực. Một số công ty đóng cửa một phần hoặc toàn bộ các hoạt động để thực hiện kiểm kê vật lý. Khi điều này xảy ra, họ có nguy cơ về dịch vụ khách hàng kém.
Một số doanh nghiệp không có nhân viên để hoàn thành việc kiểm kê thực tế đầy đủ.
Thông thường, sự chênh lệch xảy ra trong số lượng thực tế do nhân viên nội bộ hoặc nhân viên tạm thời không ghi lại chính xác một số tồn kho hoặc họ phân loại các mặt hàng hoặc ghi các mặt hàng mới không chính xác. Bất kể mức độ chính xác như thế nào, có một số thứ mà nhân viên không nên đếm trong quá trình kiểm kê thực tế. Bao gồm các:
- Biên lai của nhà cung cấp sau ngày kết thúc kiểm đếm được quyết định
- Bất kỳ vụ trộm nào đã biết
- Bất kỳ chuyến hàng nào đã biết đã khởi hành mà không có hóa đơn
Mẹo và các phương pháp hay nhất khi chuẩn bị kiểm đếm vật lý
Cách tốt nhất để thực hiện kiểm kê thành công là lập kế hoạch chi tiết. Việc sử dụng chính sách và hướng dẫn bằng văn bản toàn diện sẽ giảm bớt những ẩn số và hợp lý hóa số lượng tồn kho thực tế.
Các mẹo khác để cải thiện độ chính xác khi đếm của nhân viên bao gồm:
- Sử dụng máy quét hoặc công nghệ đếm khác
- Tuyển chọn nhân viên phục vụ chu đáo
- Giải quyết sự khác biệt ngay lập tức
- Thực hiện đếm giả trong quá trình lập kế hoạch
- Đảm bảo chi phí của mặt hàng được tính không được hiển thị trong quá trình đếm
- Dừng hoạt động khi thực hiện kiểm kê thực tế hoàn chỉnh
- Đảm bảo rằng nhân viên tại chỗ trong quá trình kiểm kê thực tế đầy đủ chỉ ở đó để đếm
- Đảm bảo khu vực tồn kho vào ngày kiểm kê
- Sử dụng phần mềm kiểm kê
Mục đích của kiểm đếm tồn kho thực tế
Kiểm kê thực tế có thể đảm bảo kiểm đếm hàng tồn kho chính xác. Nhân viên kiểm đếm vật lý từng phần của htk. Việc kiểm tra thực tế hàng hóa này sẽ xác nhận những gì có trong báo cáo hệ thống quản lý hàng tồn kho. Bất kỳ sự khác biệt nào sẽ cảnh báo cho bạn rằng có một vấn đề khác.
Các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê vật lý vì những lý do khác, chẳng hạn như khi lập bảng cân đối kế toán cho mùa thuế. Các mục tiêu bổ sung của số lượng tồn kho bao gồm:
- Kiểm tra và Cân đối Mức tồn kho. Kiểm kê thực tế thấy được sự khác biệt nào giữa báo cáo hệ thống và thực tế.
- Quản lý hoặc Giám sát thất thoát. Sự khác biệt giữa những gì xuất hiện trong hệ thống quản lý hàng tồn kho và những gì hiện có có thể là do các mặt hàng bị thiếu, bị đánh cắp, bị mất hoặc bị hỏng. Trừ khi nhân viên nhập thủ công khi xảy ra, hệ thống sẽ không nhận ra chúng.
- Tạo ngân sách chính xác. Các công ty có số lượng tồn kho chính xác lập kế hoạch ngân sách của họ tốt hơn.
- Báo cáo Thu nhập Chính xác. Hàng tồn kho không chính xác có nghĩa là một công ty sẽ báo cáo số tiền không chính xác cho giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và thu nhập ròng. Các công ty có trách nhiệm trước các bên liên quan với số liệu trong báo cáo hàng năm.
Các loại dự trữ hàng tồn kho mà các công ty cần đếm thực tế bao gồm nguyên vật liệu thô, sản phẩm đang trong quá trình (WIP), thành phẩm, vật liệu đóng gói và bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO). Sử dụng số liệu tồn kho phù hợp có thể giúp bạn đo lường mức độ thành công tương đối. Bạn có thể sử dụng vòng quay hàng tồn kho làm thước đo thành công cho các danh mục này. Tuy nhiên, có những chỉ số bổ sung là thông lệ tốt cho từng loại tồn kho.
Dịch từ Netsuite
