Trong bán hàng, khả năng dự đoán trước các chỉ số góp phần quan trọng trong thành công của cả Team. Những nhà quản lý không phải là tiên tri hay thần thánh nên họ không thể dự đoán bằng cảm tính được, họ có sự trợ giúp của các công cụ bán hàng. Một trong những công cụ hữu ích nhất là SALES PIPELINE, giúp dự báo các mục tiêu bán hàng một cách chính xác nhất.
Để cho SALES PIPELINE hoạt động tốt cần con người – quản lý, nhân viên tốt, bên cạnh đó là một hệ thống mạnh mẽ, hỗ trợ về mặt số liệu và phân tích insight. Tuy nhiên, trong lúc hoạt động cũng có những sai sót cần được kịp thời phát hiện và chỉnh sửa, động thời cần được nâng cấp hệ thống định kì để phù hợp hơn với khách hàng ngày nay không ngừng thay đổi. Đó là lý do chúng ta cần phải giám sát PIPELINE thường xuyên để điều chỉnh đúng nơi và đúng thời điểm.
Trong bài viết này, chúng ta hãy tìm hiểu cách tổ chức cuộc họp (meeting) đánh giá SALES PIPELINE của bạn.
SALES PIPELINES là gì?
SALES PIPELINE là một hình ảnh nhanh trực quan toàn diện về các cơ hội của bạn trong các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng. Về cơ bản, đây là một tập hợp các bước cụ thể được thực hiện trong hành trình mua hàng của khách hàng. Bản trình bày trực quan này về các cơ hội của bạn giúp bạn theo dõi trạng thái của mọi cơ hội khi nó di chuyển qua hệ thống của bạn.
Đánh giá (review) SALES PIPLELINE là gì?
Đánh giá SALES PIPELINE là để xác định các cơ hội có thể có mà một đại diện bán hàng có thể chuyển đổi thành công thành việc kết thúc doanh thu trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một tháng hoặc một quý. Điều này có nghĩa là khả năng dự đoán cho các quản lý trong tổ chức.
Đánh giá quy trình là xem xét số lượng khách hàng tiềm năng mà nhân viên bán hàng có tiếp nhận và chuyển đổi thành công họ thành cơ hội kinh doanh. Nhân viên cũng chịu trách nhiệm về giá trị ước tính của các cơ hội được thực hiện, vì điều này tạo ra các SALES PIPELINE cho admin của tài khoản.
Tầm quan trọng của việc đánh giá SALES PIPELINE.
Đánh giá SALES PIPELINE cung cấp cho tổ chức hiểu biết sâu sắc về những gì mà tổ chức đang hướng tới về mặt tài chính. Điều này sẽ giúp các nhà lãnh đạo dự báo sự tăng trưởng của tổ chức.
Đánh giá quy trình bán hàng giúp các tổ chức:
1) Dự báo doanh số tháng / quý / năm (dành cho lãnh đạo cấp cao)
2) Hiểu mức độ chuyên sâu của việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong mọi tài khoản (đối với quản lý cấp thấp)
Trong quá trình thực hiện đánh giá quy trình với các thành viên trong team của họ, các nhân viên bán hàng sẽ nhận được thông tin chi tiết về:
- Khách hàng / Thương hiệu mà họ đang tìm kiếm, để tạo cơ hội bán hàng thành công
- Những quan điểm mà họ có thể sẽ nói chuyện cùng trong các trường hợp nhất định
- Các sản phẩm có khả năng được quảng cáo.
- Sự hiểu biết của họ về doanh nghiệp của khách hàng tiềm năng.
- Nguồn lực được sử dụng để tiếp cận và theo dõi.
- Số cuộc họp họ có trong tháng.
- Số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bán hàng mà Pipeline sẽ được tạo trong tháng.
Cách tiến hành cuộc họp đánh giá SALES PIPELINE
Bây giờ hầu hết các doanh nghiệp đều có thể làm việc tại bất kỳ đâu, offline hay online với các cuộc họp diễn ra thông qua các ứng dụng, các cuộc đánh giá về quy trình bán hàng cũng vậy.
Để tiến hành đánh giá SALES PIPELINE, bạn phải hiểu điều gì phù hợp với bạn và team—không có quy tắc nào áp dụng cho tất cả những team bán hàng, mỗi team sẽ có những điểm khác biệt riêng cần được hiểu và áp dụng đúng.
Đây là hai cấp độ khi tiến hành đánh giá:
1) Họp team – nhân viên bán hàng cam kết chỉ tiêu của họ trong tháng.
2) Tiến hành các cuộc họp 1-1.
Nhiều công ty và doanh nghiệp thực hiện cả hai cấp độ và dường như cả hai đều hoạt động rất tốt. Cần lưu ý cách team của bạn phản ứng từng cấp độ ở trên. Trong cấp 1, nên cụ thể hóa để dễ truyền tải và tiếp nhận; với cấp 2, tôi hiểu sâu hơn về tiềm năng của nhân viên và nắm rõ dự báo của nhân viên đó trong tháng cho phù hợp. Thực hiện các cuộc họp nhóm ba lần một tuần và các cuộc họp 1-1 mỗi tuần một lần để đảm bảo đang đi đúng tiến độ.
Những điều gì cần được quan tâm trong quá trình đánh giá PIPELINE.
Các chỉ số bán hàng là những chỉ số quan trọng về doanh thu trong tương lai. Khả năng đạt được mục tiêu của team phụ thuộc vào các chỉ số bán hàng mà họ có thể đạt được. Một số chỉ số mà team của thường chia sẻ với các quản lý trong các cuộc họp đánh giá PIPELINE bao gồm:
- Số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện vào PIPELINE theo ngày.
- Số cuộc họp được lên lịch trong tháng – cho cả cấp 1 và cấp 2.
- Số khách hàng đã chốt.
- Tỷ lệ chuyển đổi.
Các số liệu trên giúp quản lý nắm được tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Bên cạnh các số liệu, nhân viên cần chia sẻ các case mà mình gặp phải trong quá trình bán hàng. Các case mang đến thông tin về khách hàng – những người họ đã tiếp xúc, chia sẻ những kinh nghiệm với nhau. Các câu chuyện cho nhà quản lý biết được tình hình của các cá nhân đang diến ra như thế nào để kịp thời góp ý và điều chỉnh.
Những thách thức trong việc tiến hành các cuộc họp đánh giá SALES PIPELINE.
Đầu tiên, thách thức quan trọng nhất khi tổ chức các cuộc họp nằm ở người quản lý. Phong cách của quản lý khác nhau sẽ khiến các cuộc họp này hoàn toàn khác nhau ở mỗi team bán hàng. Tuy nhiên, cũng có một vài quy tắc chung cần được tuân theo đối với quản lý trong quá trình đánh giá. Thứ nhất, quản lý phải đánh giá khách quan dựa trên số liệu đưa ra, không thiên vị cho bất kỳ cá nhân nào, điều này đặt lợi ích của tổ chức lên hàng đầu. Thứ hai, bầu không khí phải thoải mái vì đây là cuộc họp nhưng mang tính xây dựng và góp ý cho cả team. Quản lý hãy chứng tỏ tầm nhìn của mình và đưa ra những quyết định hợp lý đưa cả team tiến về phía trước.
Nhân viên bán hàng cũng có những thách thức khi bước vào cuộc đánh giá. Nếu bạn là nhân viên bán hàng, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét những số liệu của mình và có sự giải thích hợp lý cho chúng. Luôn cố gắng, hoàn thành mục tiêu để tạo động lực cho bạn trong mỗi cuộc họp vì có thể bạn sẽ được tuyên dương trước cả team.
Cuối cùng nhưng quan trọng nhất là việc các số liệu được xem xét như thế nào? Như ở trên cũng đã nói qua các số liệu cần dùng trong việc đánh giá. Đảm bảo các số liệu chính xác và khách quan nhất để đánh giá luôn là chính xác. Phân tích số liệu sử dụng CRM để đạt được tính chính xác cao và tiết kiệm được thời gian.
Cách làm cho cuộc họp đánh giá SALES PIPPELINE của bạn hiệu quả
Tóm lại, đây là một số cách bạn có thể tiến hành cuộc họp đánh giá SALES PIPELINE hiệu quả:
Lên lịch cuộc họp của bạn– Bạn nên chủ động và sắp xếp các cuộc họp thường xuyên với tất cả nhân viên bán hàng của mình và cũng lên lịch các cuộc gọi nhóm để đảm bảo mọi người đều đi đúng hướng mục tiêu đề ra.
Lên chương trình cho cuộc họp– Nhiều cuộc họ bị gián đoạn và dẫn đến mất thời gian quý báu. Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy luôn thiết lập chương trình làm việc và điều hành cuộc họp theo trình tự.
Dành không gian cho thành viên trong nhóm của bạn – hãy để các thành viên trong team của bạn nói và chia sẻ kinh nghiệm của họ, đồng thời với tư cách là một nhà quản lý, bạn nên tò mò và thực sự muốn nghe những gì các thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ.
Bám sát chương trình – Có khả năng cuộc họp chuyển sang các câu chuyện khác. Hãy lưu ý đến các cuộc trò chuyện và tuân thủ chương trình làm việc, điều này sẽ giúp ích cho tất cả mọi người tham gia. Hãy lịch sự dừng các câu chuyện nếu cảm thấy mọi thứ đi quá xa và mất thời gian của mọi người.
Thảo luận cởi mở – mọi người đều có sự khác biệt về quan điểm trong một tình huống nhất định. Thảo luận chung theo kinh nghiệm và quan điểm của từng cá nhân thì không có đúng hay sai. Dành không gian để thảo luận và tôn trọng quan điểm của nhau. Nếu bạn có bất đồng, hãy đặt giải pháp lên trên cái tôi cá nhân.
CRM có thể trợ giúp như thế nào trong việc tổ chức đánh giá PIPELINE?
Dưới đây là một vài cách mà CRM có thể giúp đỡ bạn trong các cuộc họp đánh giá SALES PIPELINE:
Set GOALS cho nhóm của bạn, ví dụ như số lượng đầu mối mới, khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bán hàng, giá trị PIPELINE, số lượng cơ hội đã chốt, v.v. hàng tháng hoặc hàng quý.
Ghi nhận nhật ký bán hàng – CRM cũng giúp hiểu được nỗ lực của các nhân viên bằng cách theo dõi số lượng cuộc gọi được thực hiện, thu thập email đã gửi, lên lịch trình diễn và thiết lập các cuộc họp.
Theo dõi chỉ số – Theo dõi các chỉ số bán hàng quan trọng có thể dễ dàng hiển thị trong Dashboard tổng quan báo cáo.
Doanh thu dự báo – PIPELINE thông qua CRM là nguồn số liệu duy nhất. Bằng cách theo dõi các chỉ số, dự đoán các cơ hội sẽ kết thúc quý đó và dự đoán doanh thu.
Kết:
Với các công cụ phù hợp, tư duy đúng, kỹ năng và dữ liệu của con người, các cuộc họp phân tích và đánh giá SALES PIPELINE có thể trở nên hữu ích, hiệu quả và năng suất hơn trong thời đại chuyển đổi số hiện nay.
