Duy trì tốc độ tăng trưởng trong khi vẫn đạt được các mục tiêu kinh doanh đầy tham vọng của bạn là một thách thức đáng sợ. Nếu không có các quy trình phù hợp, điều đó là không thể.
Bạn cần có một cấu trúc tổ chức bán hàng vững chắc nếu bạn muốn tiếp tục mở rộng nỗ lực của mình, nếu không các vết nứt sẽ sớm xuất hiện – không chỉ đe dọa đến sự tăng trưởng mà còn cả doanh thu dự đoán và doanh thu cuối cùng của bạn.
Tuy nhiên, không có gì lạ khi các nhà lãnh đạo bán hàng ưu tiên các chiến thuật ngắn hạn và các giải pháp khắc phục nhanh chóng trong khi đặt các nhu cầu kinh doanh dài hạn lên trên. Họ phải ưu tiên các chiên lược ngắn hạn do phải đáp ứng nhu cầu tức thời của khách hàng và đạt được hạn ngạch bán hàng.
Mọi doanh nghiệp đều sẽ phải chịu đựng những khó khăn ngày càng lớn đi chung với việc mở rộng và phát triển kinh doanh. Nhiều team bán hàng mắc sai lầm khi nhận định việc thuê thêm nhân viên bán hàng sẽ xoa dịu nỗi đau này. Tuy nhiên, nếu không có một cấu trúc đội bán hàng vững chắc và quy trình bán hàng rõ ràng, thì thành viên nhóm bán hàng bổ sung đó sẽ là một trở ngại nhiều hơn là một sự trợ giúp.
Đó là lý do tại sao bạn cần phải có chiến lược về việc mở rộng bộ phận bán hàng của mình.
Các team bán hàng đang phát triển nhanh có ba lĩnh vực chính mà họ cần giải quyết khi nói đến việc tối ưu hóa cấu trúc bộ phận bán hàng của họ:
- Giới thiệu và áp dụng quy trình.
- Quy trình bán hàng đơn giản và hiệu quả.
- Cơ cấu lại nhóm của bạn để tạo điều kiện phát triển.
Xây dựng kế hoạch trainning ban đầu tốt
Quá trình trainning ban đầu tốt sẽ giúp bạn đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho mọi thành viên trong team ngay từ khi bắt đầu. Những thói quen tốt và cách tiếp cận nhất quán, chất lượng cao nên được thiết lập ngay từ ngày đầu tiên với một chương trình trainning thống nhất.
Nếu bạn không đầu tư vào một chương trainning toàn diện cho các nhân viên mới, bạn sẽ không bao giờ tận dụng được hiệu quả của họ chưa kể đến việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bán hàng rõ ràng. Bạn sẽ liên tục bị cuốn vào chu kỳ chỉnh sửa mục tiêu và sửa đổi các dự báo để giải thích cho việc chậm tiến trình cho cả team bạn.
Một CRM đơn giản, dễ sử dụng và tối ưu sẽ giúp bạn các nhân viên mới phát triển bán hàng. Những người mới tuyển dụng cần một công cụ mà họ có thể nắm được sau vài giờ, không phải vài tuần hay vài tháng. Một quy trình trainning vững chắc và các công cụ bán hàng trực quan sẽ giúp các nhân viên bán hàng mới của bạn phát triển nhanh chóng và đạt được mục tiêu với tốc độ bạn cần để mở rộng quy mô một cách nhanh chóng.
Đặt mục tiêu bán hàng phù hợp để thúc đẩy tinh thần và động lực của nhóm
Để duy trì thành công trong kinh doanh và góp phần mở rộng quy mô, bạn cần tin tưởng và truyền cảm hứng cho nhóm của mình để đạt được mục tiêu của họ.
Nói thì dễ hơn làm. Thật khó để biết chính xác lực lượng bán hàng của bạn cần gì ở bạn để thành công. Thậm chí còn khó hơn khi bạn có cơ cấu bộ phận bán hàng phức tạp và bạn phải xây dựng môi trường mang tính cạnh tranh.
Đưa ra mức động lực hợp lý, khuyến khích và cạnh tranh lành mạnh sẽ phù hợp với tất mang lại sự cân bằng tinh tế cho tất cả những nhân viên bán hàng của bạn. Tuy nhiên, hãy linh hoạt sử dụng các tiêu chí đó cho từng team bán hàng tùy vào đặc điểm của họ. Một team có thể được thúc đẩy bởi sự cạnh tranh, một team khác được thúc đẩy bởi lương thưởng bán hàng (ví dụ: mức lương cạnh tranh, hoa hồng hoặc phần thưởng) và team khác bằng cách cùng hợp tác đạt được các mục tiêu cao hơn của nhóm.
Là người quản lý bán hàng, điều quan trọng là phải đưa ra áp lực phù hợp để tạo động lực mà không khiến các nhân viên bán hàng của bạn trở nên căng thẳng. Nhưng điều quan trọng không kém là nhận ra khi nào sự cạnh tranh đang trở nên nhạt dần trong nội bộ các team của bạn để làm mới và hâm nóng lại môi trường cạnh tranh của các team.
Mục tiêu nhóm cũng cho phép người quản lý bán hàng dễ dàng theo dõi cách nhóm đang tiến tới mục tiêu của họ. Tổng quan cho phép bạn so sánh hiệu suất làm việc của cá nhân và nhóm để làm nổi bật điểm mạnh và xác định những nhân viên bán hàng đang thất bại hoặc mất năng suất. Khi các chướng ngại vật xuất hiện và chắc chắn sẽ xảy ra, những dự đoán từ số liệu giúp bạn có thể có một kế hoạch chủ động để thay đổi quy trình hành động để vượt qua chúng.
Đặt mục tiêu theo định hướng hành động để team của bạn tập trung vào quy trình bán hàng của họ.
Thất bại trong bán hàng có thể bị ngăn chặn khi bạn áp dụng một phương pháp định hướng hành động nhất quán cho cả team để đạt được những mục tiêu đề ras.
Đạt được mục tiêu cũng giống như việc chạy Marathon. Quá trình chạy marathon có nhiều bước rất khó khăn, vì vậy bạn nên chia quá trình luyện tập thành các đơn vị nhỏ hơn để hoành thành sau đó dần hướng lên những quá trình lớn hơn.
Trong bán hàng, bạn không thể kiểm soát kết quả, nhưng bạn có thể kiểm soát các hành động và đầu vào của quá trình đó. Nếu bạn biến mục tiêu của mình thành một chuỗi các nhiệm vụ có thể quản lý được, thì việc thực hiện hành động sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Thay đổi cách tiếp cận của bạn từ bán hàng dựa trên kết quả sang bán hàng dựa trên hoạt động (activity-base selling) sẽ giúp team của bạn giành lại quyền kiểm soát doanh số bán hàng và giữ cho các nhân viên của bạn luôn đi đúng hướng trong suốt cả quá trình.
Cách tiếp cận này cũng bao gồm thừa nhận những mục tiêu dựa trên hoạt động và những cột mốc nhỏ hơn như upsell và ngày kỷ niệm của khách hàng. Những mục tiêu này sẽ khuyến khích nhân viên bán hàng của bạn chốt được những khách hàng phù hợp cho doanh nghiệp và tập trung sự chú ý của họ vào việc nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng, thay vì chỉ tập trung cho những những giao dịch lớn nhất.
Mang lại cho nhóm của bạn sự tập trung rõ ràng và phù hợp có nghĩa là các đại diện của bạn có thể đầu tư nhiều thời gian hơn vào việc thực sự bán hàng. Và việc có các công cụ và quy trình làm việc phù hợp sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ của họ hiệu quả hơn và tiếp tục tối ưu hóa quy trình bán hàng của mình.
Sắp xếp cơ cấu đội ngũ bán hàng của bạn để có được thành công.
Cơ cấu đội ngũ bán hàng sẽ tóm tắt những gì phù hợp nhất cho doanh nghiệp và nhân viên bán hàng của bạn. Bạn nên bắt đầu với những thử nghiệm, gặp sai sót nhỏ và dần dần hoàn thiện cấu trúc của mình. Điều đó có nghĩa rất lớn với doanh nghiệp của bạn trong quá trình mở rộng quy mô trong thời gian tới.
Khi nhóm bán hàng của bạn phát triển, các nhân viên bán hàng tập trung vào quá nhiều thứ sẽ ảnh hưởng đến kết quả của bạn. Một team bao gồm các nhân viên tổng quát hóa nhanh chóng trở nên kém hiệu quả trong hoạt động kinh doanh mở rộng quy mô. Sự mâu thuẫn xuất hiện và các đại diện bắt đầu xung dột về chức danh công việc, khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng và giao dịch. Bạn cần phải chỉ định các vai trò chuyên biệt để tinh chỉnh các quy trình của mình và cho phép các đại diện của bạn nắm vững thị trường và khách hàng của họ.
Bạn có thể chia cấu trúc các team của mình theo sản phẩm, thị trường hoặc ngành. Các mô hình nhóm này cho phép team của bạn tinh chỉnh cách tiếp cận của họ với trọng tâm cụ thể và trở thành những chuyên gia thực thụ, đặc biệt khi bạn phát hành sản phẩm mới và mở rộng sang các thị trường mới.
Nhiều nhà quản lý bán hàng tìm thấy thành công bằng cách chỉ định từng team cho từng giai đoạn của chu kỳ bán hàng. Cách tiếp cận quản lý bán hàng này được gọi là Mô hình dây chuyền lắp ráp (Assembly Line.) Tùy thuộc vào quy mô team của bạn, đây có thể là giải pháp hiệu quả nhất để tạo điều kiện phát triển nhanh và bền vững cho doanh nghiệp của bạn.
Các công đoạn của dây chuyền lắp ráp thường bao gồm:
- Leads generation team: Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng và thu thập dữ liệu có liên quan để đánh giá trước khách hàng.
- Sales Development team: Chịu trách nhiệm về các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện. Team này thường liên quan đến việc tiếp cận với khách hàng tiềm năng và đặt những câu hỏi phù hợp để xác định xem họ có phù hợp với hồ sơ khách hàng mong muốn hay không.
- Account Executives: Những chuyên viên khách hàng sư dụng chuyên môn để chốt giao dịch. Họ xử lý các bản demo sản phẩm, xử lý phản đối và bất kỳ việc làm nào cần thiết để nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và kết thúc giao dịch.
- Customers Success team: Nhóm này tham gia vào khi thỏa thuận đã kết thúc và tập trung vào việc kéo dài thời gian tồn tại của khách hàng, giảm tình trạng gián đoạn và kích thích hành vi mua thêm.
Khi mỗi bước của chu kỳ bán hàng có một team chuyên trách, việc hợp lý hóa các quy trình trở nên dễ dàng hơn và mỗi team sẽ chịu trách nhiệm về kết quả mình đạt được khi đã được giao mục tiêu. Điều này cũng làm giảm sự phức tạp của chu kỳ bán hàng của bạn, giúp bạn dễ dàng xác định và giải quyết các trở ngại sớm hơn.
Mặc dù mô hình dây chuyền lắp ráp hoạt động tốt trong nhiều trường hợp, nhưng nó cũng có một số nhược điểm, bao gồm:
- Nếu không được lên kế hoạch cẩn thận, các team của bạn có thể gặp khó khăn trong quá trình giao việc.
- Nó phức tạp đối với các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ chỉ có một hoặc hai nhân viên bán hàng.
- Nó có thể làm chậm hiệu suất bán hàng nếu phát sinh các vấn đề về kết nối và giao tiếp.
Thay vào đó, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể bắt đầu với mô hình đảo (Island Model), trong đó mọi nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm cho mọi bước của quy trình. Tuy nhiên, mô hình bán hàng này không mở rộng quy mô khi bạn phát triển, vì vậy hãy đảm bảo có sẵn kế hoạch chuyển đổi trước khi bạn mang về một lượng khách hàng mới ổn định.
Cơ cấu tổ chức bán hàng tốt nhất cho nhóm của bạn là cơ cấu thiết lập một quy trình bán hàng có thể lặp lại và đáng tin cậy cho phép bạn mở rộng quy mô một cách nhanh chóng.
Kết: Đừng để quá trình bán hàng cản trở kết quả của bạn
Bạn không muốn sự phát triển và mở rộng nhanh chóng ảnh hưởng đến kết quả bán hàng xuất sắc của mình. Xây dựng một cấu trúc bộ phận bán hàng cụ thể sẽ cho phép các team bán hàng của bạn phát triển và nhân rộng. Đây là điều cần thiết để cân bằng giữa sự phát triển và doanh thu bán hàng. Việc này liên quan đến một quy trình bán hàng được đơn giản hóa và lặp lại, các mục tiêu của nhóm theo định hướng hành động và một cấu trúc nhóm vững chắc. Bạn nên tìm kiếm một nền tảng CRM phù hợp giúp bạn quản lý việc bán hàng của mình hiệu quả và duy trì đà phát triển mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
