Xem thêm: Hướng dẫn cơ bản về dự báo bán hàng (P1).
Dự báo bán hàng (Sales Forcasting) đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Việc dự báo chính xác giúp nhân viên bán hàng và lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định khi đặt mục tiêu, tuyển dụng, lập ngân sách và các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu khác.
Ở phần 2 của chủ đề dự báo bán hàng, chúng ta sẽ tìm hiểu các bước lần lượt cho quy trình dự báo bán hàng. Cuối cùng là các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình dự báo bán hàng của một doanh nghiệp
- Các bước dự báo doanh số bán hàng:
- Thiết lập quy trình bán hàng cho nhóm của bạn.
- Đặt hạn ngạch cá nhân và nhóm.
- Đầu tư vào một CRM. .
- Chọn một phương pháp dự báo bán hàng.
- Chọn một phương pháp dự báo bán hàng.
- Bao gồm dữ liệu từ các tổ chức khác như Tiếp thị, Sản phẩm và Tài chính.
- Xem lại dự báo bán hàng trước đó.
- Giữ cho đội ngũ bán hàng của bạn được thông báo và có trách nhiệm.
Trong phần nãy, hãy cùng nhau tìm hiểu về cách bắt đầu với dự báo bán hàng. Các bước này sẽ đảm bảo dự báo bán hàng chính xác cho doanh nghiệp của bạn.
1. Thiết lập quy trình bán hàng cho nhóm của bạn.
Nếu nhóm bán hàng của bạn không thường xuyên sử dụng các giai đoạn giống nhau, dự đoán khả năng cơ hộ kết thúc sẽ khó khăn. Tham khảo các hướng dẫn xây dựng quy trình bán hàng để tìm hiểu cách tạo quy trình bán hàng có cấu trúc, được lập thành văn bản để sử dụng khi chuyển đổi khách hàng tiềm năng.
Quy trình bán hàng của bạn cũng sẽ thiết lập các định nghĩa cơ hội, khách hàng tiềm năng, đánh giá tiêu chuẩn. Cần thống nhất về thời điểm và cách tính số lượng khách hàng tiềm năng vào và ra khỏi kênh.
2. Đặt hạn ngạch cá nhân và nhóm.
Để đánh giá hiệu suất, bạn cần một định nghĩa khách quan về “thành công”. Làm việc với các nhân viên bán hàng và lãnh đạo của bạn để đặt hạn ngạch bán hàng. Đây sẽ là những mục tiêu cơ bản về tài chính để so sánh cùng với dự báo bán hàng của bạn.
3. Đầu tư vào công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Các CRM cung cấp cho các nhân viên bán hàng của bạn một cơ sở dữ liệu để theo dõi các cơ hội, cung cấp bạn các dự đoán gần chính xác. Dữ liệu tốt sẽ cho ra một dự báo chính xác.
Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn là thương hiệu mới, việc thiết lập một CRM và nhân viên của bạn có thói quen sử dụng chúng sẽ có lợi cho dự báo tương lai của bạn.
4. Chọn phương pháp dự báo bán hàng.
Khi bạn đã có quy trình bán hàng, hạn ngạch bán hàng và CRM, bạn có thể chọn phương pháp dự báo bán hàng.
Phương pháp bạn chọn sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm tuổi của doanh nghiệp, quy mô của đội ngũ bán hàng và pipeline cũng như chất lượng của dữ liệu bán hàng và thói quen theo dõi dữ liệu của bạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập hoặc không có nhiều dữ liệu bán hàng trước đây, thì phương pháp tốt nhất cho bạn là dự báo trực quan.
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với dự báo bán hàng và có pipeline bận rộn, dự báo cơ hội giai đoạn, dự báo trên độ dài chu kỳ bán hàng. Tuy nhiên, cả hai phương pháp này đều đưa ra các tính toán dự báo khách quan, vì vậy nếu bạn đang tìm kiếm dự báo chi tiết hơn về Pipeline cụ thể, thì dự báo phân tích đa biến và dự báo theo pipeline có thể là những lựa chọn khả thi.
Hai phương pháp trên hoạt động tốt nhất nếu nhóm của bạn có dữ liệu bán hàng tốt và có thói quen cập nhật dữ liệu đường dẫn của họ. Cuối cùng, đối với các thị trường và ngành nhất quán, dự báo lịch sử có thể là mô hình khả thi nhất.
Hãy xem xét kỹ mô hình kinh doanh, team bán hàng, theo dõi dữ liệu và ngành rộng hơn của bạn trước khi tiếp tục với mô hình dự báo bán hàng.
5. Thu thập dữ liệu từ các tổ chức khác như Tiếp thị, Sản phẩm và Tài chính.
Bên cạnh việc hiểu dữ liệu trong quá khứ, các tổ chức khác trong công ty của bạn cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị. Cho nên hãy sử dụng dữ liệu các tổ chức khách trong quy trình dự báo của mình:
- Marketing – Tổ chức marketing của bạn có mối tương quan trực tiếp đến chất lượng Pipeline của bạn. Cùng làm việc với team marketing của bạn để hiểu các kế hoạch và chiến lược của họ trong khoảng thời gian mà bạn đang dự báo.
- Sản phẩm – Team sản phẩm của bạn có đang có gì mới cho năm tới không? Làm thế nào để sản phẩm ra mắt ảnh hưởng đến dự báo tổng thể của bạn? Bao gồm dữ liệu này trong phân tích của bạn có thể giúp bạn tạo ra một chiến lược toàn diện hơn.
- Tài chính – Team tài chính tại công ty của bạn nên tiến hành phân tích để hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của toàn công ty bạn. Làm việc với họ để dảm bảo các mục tiêu của bạn khớp với mục tiêu doanh thu của công ty.
- Nhân sự – Các mục tiêu bán hàng trong tương lai của bạn có yêu cầu thêm nhân viên hoặc nhân viên không? Nếu vậy, hãy kết nối với một đối tác kinh doanh từ bộ phận nhân sự của bạn để vạch ra quy trình đó sẽ như thế nào và nó tác động như thế nào đến dự báo của bạn.
6. Xem xét các dự báo bán hàng trước đó.
Team của bạn đã thể hiện như thế nào trong năm nay? So sánh dữ liệu thực tế bạn có với dự báo của năm trước và lưu ý bất kỳ sự khác biệt hoặc sai lệch nào.
Có bất kỳ phần nào mà team của bạn chưa đạt được trong năm nay không? Các mục tiêu đặt ra cho năm trước có hợp lý không? Bạn có tính đến các sự kiện lớn và tính thời vụ không? Làm nổi bật bất kỳ điểm nào chính hoặc bài học kinh nghiệm mà ban lãnh đạo công ty của bạn nên biết khi bạn điều hướng quá trình dự báo.
7. Luôn luôn được cập nhật và có trách nhiệm.
Bất kể bạn chọn phương pháp dự báo bán hàng nào, hãy luôn cập nhật thông tin, thường xuyên thông báo các thay đổi và quyết định. Đây là một lý do chính đáng để đầu tư vào CRM – giúp các nhân viên của bạn luôn được thông báo về mọi tương tác với khách hàng tiềm năng và với nhau.
Thu thập phản hồi thường xuyên từ nhóm của bạn về những gì hiệu quả và không hiệu quả. Luôn phải chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ so với hạn ngạch bán hàng và dự báo bán hàng của bạn. Sau tất cả, họ là những người gần gũi và quen thuộc nhất với khách hàng tiềm năng. Cho nên họ sẽ ảnh hưởng lớn nhất đến hiệu suất bán hàng tổng thể của bạn và doanh thu tổng của cả công ty.
Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự báo bán hàng của bạn
Hãy để ý mười yếu tố bên trong và bên ngoài này mà bạn cần tính đến trong dự báo bán hàng của mình.
Các yếu tố nội bộ có thể ảnh hưởng đến dự báo bán hàng của bạn
1. Thuê mới và nghỉ việc
Khi nhân viên bán hàng rời khỏi công ty của bạn doanh thu sẽ giảm trừ khi bạn có nguồn nhân lực tiềm năng. Nếu một số lượng đáng kể đại diện tham gia cùng một lúc, dự báo bán hàng của bạn sẽ mang một bước nhảy vọt trong kinh doanh khi doanh số tăng trưởng mạnh.
2. Thay đổi chính sách
Đừng điều chỉnh kế hoạch bán hàng của bạn mà không điều chỉnh dự báo của bạn. Ví dụ: nếu bạn thực hiện rút lại tiền hoa hồng trong bốn tháng, doanh thu sẽ giảm vì những nhân viên của bạn sẽ chỉ bán cho những khách hàng tiềm năng phù hợp nhất. Tuy nhiên, trong một quý khi ít khách hàng hơn, lợi nhuận của bạn sẽ tăng lên.
Nếu chính sách không thể giảm giá sau ngày 15 hàng tháng. Bạn sẽ thấy tỷ lệ đóng tăng đột biến trong hai tuần đầu tiên, sau đó là doanh số bán hàng ít hơn bình thường.
3. Sự thay đổi về khu vực địa lý
Các đại diện phải mất thời gian để làm quen với một khu vực địa lý mới và xây dựng pipeline của họ, vì vậy hãy mong đợi tỷ lệ đóng của bạn giảm xuống trước khi bắt đầu lại (giả sử bạn đã lên kế hoạch tốt cho các khu vực mới của mình).
Các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự báo bán hàng của bạn
4. Thay đổi cạnh tranh
Những gì đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ giành chiến thắng của bạn. Nếu một công ty khác trong lĩnh vực này giảm giá, nhân viên của bạn có thể cần phải giảm giá mạnh hơn hoặc có nguy cơ thua lỗ. Mặt khác, nếu một đối thủ cạnh tranh ngừng kinh doanh, nhu cầu sẽ tăng lên.
5. Điều kiện kinh tế
Khi nền kinh tế vững mạnh, người mua có nhiều khả năng đầu tư vào doanh nghiệp của họ hơn. Khi yếu, chu kỳ bán hàng thường kéo dài hơn, có mức độ kiểm tra kỹ lưỡng hơn với mỗi lần mua hàng.
6. Thay đổi thị trường
Luôn cập nhật những gì đang xảy ra với khách hàng của người mua của bạn. Ví dụ: nếu bạn bán dịch vụ tư vấn cho khách sạn, bạn sẽ quan tâm đến sự gia tăng dự kiến của ngành du lịch.
7. Thay đổi ngành
Nếu một giải pháp bổ sung nhận thấy nhu cầu cao bất ngờ, bạn có thể sẽ thấy doanh số bán hàng của mình cũng tăng lên. Hãy tưởng tượng bạn bán thạch. Mọi người càng mua nhiều bơ đậu phộng, họ cũng sẽ mua nhiều thạch hơn.
8. Thay đổi về lập pháp
Các bộ luật mớ có thể giúp ích hoặc gây ảnh hưởng xấu cho doanh nghiệp của bạn – bằng cách tạo ra nhu cầu đối với sản phẩm của bạn hoặc khiến các khách hàng tiềm năng miễn cưỡng mua những thứ mới.
9. Thay đổi sản phẩm
Bạn đàn tung ra một sản phẩm mới, mô hình giá mới hay cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung không? Những thay đổi này giúp tăng quy mô giao dịch trung bình, rút ngắn chu kỳ bán hàng và giành được nhiều công việc kinh doanh hơn.
10. Tính thời vụ
Khách hàng của bạn có thể có nhiều khả năng mua hàng vào những thời điểm nhất định trong năm. Ví dụ, các dịch vụ liên qua đến học hành thường đánh giá các giao dịch mua mới vào mùa xuân và quyết định mua những gì vào mùa thu.
Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự báo bán hàng của bạn
Hãy để ý mười yếu tố bên trong và bên ngoài này mà bạn cần tính đến trong dự báo bán hàng của mình.
Các yếu tố nội bộ có thể ảnh hưởng đến dự báo bán hàng của bạn
1. Thuê mới và nghỉ việc
Khi nhân viên bán hàng rời khỏi công ty của bạn doanh thu sẽ giảm trừ khi bạn có nguồn nhân lực tiềm năng. Nếu một số lượng đáng kể đại diện tham gia cùng một lúc, dự báo bán hàng của bạn sẽ mang một bước nhảy vọt trong kinh doanh khi doanh số tăng trưởng mạnh.
2. Thay đổi chính sách
Đừng điều chỉnh kế hoạch bán hàng của bạn mà không điều chỉnh dự báo của bạn. Ví dụ: nếu bạn thực hiện rút lại tiền hoa hồng trong bốn tháng, doanh thu sẽ giảm vì những nhân viên của bạn sẽ chỉ bán cho những khách hàng tiềm năng phù hợp nhất. Tuy nhiên, trong một quý khi ít khách hàng hơn, lợi nhuận của bạn sẽ tăng lên.
Nếu chính sách không thể giảm giá sau ngày 15 hàng tháng. Bạn sẽ thấy tỷ lệ đóng tăng đột biến trong hai tuần đầu tiên, sau đó là doanh số bán hàng ít hơn bình thường.
3. Sự thay đổi về khu vực địa lý
Các đại diện phải mất thời gian để làm quen với một khu vực địa lý mới và xây dựng pipeline của họ, vì vậy hãy mong đợi tỷ lệ đóng của bạn giảm xuống trước khi bắt đầu lại (giả sử bạn đã lên kế hoạch tốt cho các khu vực mới của mình).
Các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự báo bán hàng của bạn
4. Thay đổi cạnh tranh
Những gì đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm sẽ ảnh hưởng đến tỷ lệ giành chiến thắng của bạn. Nếu một công ty khác trong lĩnh vực này giảm giá, nhân viên của bạn có thể cần phải giảm giá mạnh hơn hoặc có nguy cơ thua lỗ. Mặt khác, nếu một đối thủ cạnh tranh ngừng kinh doanh, nhu cầu sẽ tăng lên.
5. Điều kiện kinh tế
Khi nền kinh tế vững mạnh, người mua có nhiều khả năng đầu tư vào doanh nghiệp của họ hơn. Khi nó yếu, chu kỳ bán hàng thường kéo dài hơn và có mức độ kiểm tra kỹ lưỡng hơn đối với mỗi lần mua hàng.
6. Thay đổi thị trường
Luôn cập nhật những gì đang xảy ra với khách hàng của người mua của bạn. Ví dụ: nếu bạn bán dịch vụ tư vấn cho khách sạn, bạn sẽ quan tâm đến sự gia tăng dự kiến của ngành du lịch.
7. Thay đổi ngành
Nếu một giải pháp bổ sung nhận thấy nhu cầu cao bất ngờ, bạn có thể sẽ thấy doanh số bán hàng của mình cũng tăng lên. Hãy tưởng tượng bạn bán thạch. Mọi người càng mua nhiều bơ đậu phộng, họ cũng sẽ mua nhiều thạch hơn.
8. Thay đổi về lập pháp
Các bộ luật mớ có thể giúp ích hoặc gây ảnh hưởng xấu cho doanh nghiệp của bạn – bằng cách tạo ra nhu cầu đối với sản phẩm của bạn hoặc khiến các khách hàng tiềm năng miễn cưỡng mua những thứ mới.
9. Thay đổi sản phẩm
Bạn có đang tung ra một tính năng được yêu cầu cao, giới thiệu một mô hình đặt giá mới hay cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung không? Những thay đổi này có thể giúp nhân viên bán hàng của bạn tăng quy mô giao dịch trung bình, rút ngắn chu kỳ bán hàng và giành được nhiều công việc kinh doanh hơn.
10. Tính thời vụ
Khách hàng của bạn có thể có nhiều khả năng mua hàng vào những thời điểm nhất định trong năm. Ví dụ, các dịch vụ liên qua đến học hành thường đánh giá các giao dịch mua mới vào mùa xuân và quyết định mua những gì vào mùa thu.
Dịch từ Hubspot
