Duy trì đúng số lượng hàng tồn kho sẵn có là rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Với lượng hàng tồn kho quá ít, người bán có nguy cơ không thể đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng. Nhưng có quá nhiều hàng tồn kho sẽ làm tăng chi phí và tác động tiêu cực đến dòng tiền.
Tiếp cận và bổ sung hàng tồn kho được quản lý tốt giúp công ty đảm bảo có đủ lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm. Do đó có thể tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận, giảm thiểu chi phí và giữ cho khách hàng hài lòng.
Bổ sung hàng tồn kho là gì?
Bổ sung hàng tồn kho, còn được gọi là bổ sung kho, tập trung vào việc đảm bảo công ty sắp xếp lại các mặt hàng từ nhà cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không tích lũy hàng tồn kho dư thừa. Đối với các nhà bán lẻ, nhà phân phối và nhà sản xuất có nhiều địa điểm lưu trữ hàng tồn kho, việc bổ sung hàng tồn kho cũng có thể đề cập đến quá trình di chuyển hàng tồn kho từ kho dự trữ đến các địa điểm chính để có thể sử dụng nó để thực hiện các đơn đặt hàng.
Bổ sung hàng tồn kho so với Kiểm soát hàng tồn kho (Replenishment vs Control)
Bổ sung hàng tồn kho và kiểm soát hàng tồn kho là hai khía cạnh quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Kiểm soát hàng tồn kho liên quan đến việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho đã có trong kho hàng hoặc cửa hàng bán lẻ của bạn. Kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tổ chức hàng tồn kho hiệu quả, xác định số lượng hàng tồn kho và theo dõi từng mặt hàng. Ngược lại, việc bổ sung hàng tồn kho nhằm mục đích tối ưu hóa việc sắp xếp lại các mặt hàng để công ty luôn có số lượng tối ưu trong kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Giải thích về bổ sung hàng tồn kho
Việc bổ sung hàng tồn kho hiệu quả mang lại nhiều điểm cộng cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như tránh dự trữ quá nhiều, cắt giảm các chi phí và xây dựng sự hài lòng của khách hàng. Đối với các doanh nghiệp lưu trữ hàng trăm hoặc hàng nghìn mặt hàng tồn kho, nhiệm vụ bổ sung hàng tồn kho có thể cực kỳ phức tạp. Một phần vì các mặt hàng có nhu cầu được bổ sung vào những thời điểm và với tỷ lệ khác nhau. Vấn đề nghiêm trọng hơn đối với các công ty bán hàng qua nhiều kênh và cần quản lý hàng tồn kho cho tất cả chúng. Do tính chất phức tạp và năng động của việc bổ sung hàng tồn kho, các phương pháp tiếp cận thủ công trên giấy nhanh chóng trở nên không thực tế. Do đó, các nhà bán lẻ, nhà phân phối và nhà sản xuất đang ngày càng sử dụng công nghệ để có cái nhìn tốt hơn trên toàn công ty về tình trạng hàng tồn kho của họ và để tự động hóa quy trình bổ sung.
Cách hoạt động của bổ sung hàng tồn kho
Việc xác định thời điểm sắp xếp lại các mặt hàng có thể dựa trên một số yếu tố, bao gồm nhu cầu của khách hàng, thời gian giao hàng của nhà cung cấp và mức độ dự trữ an toàn mong muốn. Khi mức tồn kho giảm đến một điểm đặt hàng lại được xác định trước, nhóm quản lý hàng tồn kho sẽ liên hệ với các nhà cung cấp thích hợp. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, đội ngũ tham gia quản lý hàng tồn kho có thể bao gồm người quản lý kho, người lập kế hoạch, chuyên gia mua hàng và nhân viên kho. Các thành viên trong nhóm có thể được chỉ định cho các nhiệm vụ cụ thể như đếm hàng tồn kho hoặc dự báo.
Tại sao việc bổ sung hàng tồn kho quan trọng đối với doanh nghiệp?
Khi áp dụng quy trình bổ sung hàng tồn kho hiệu quả, các công ty có thể đáp ứng kịp thời mọi đơn đặt hàng, giữ cho khách hàng hài lòng đồng thời mang lại lợi nhuận cao hơn và giảm chi phí. Một số lợi ích chính của quy trình bổ sung hàng tồn kho cứng là:
- Giúp tránh hết hàng (stockout): Chiến lược bổ sung hàng dự trữ hiệu quả giúp các doanh nghiệp ngăn ngừa tình trạng hết hàng và tồn đọng, không thể đáp ứng ngay các đơn đặt hàng vì không có hàng trên kệ.
- Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Loại bỏ hoặc giảm lượng hàng tồn kho giúp các công ty có thể hoàn thành đơn đặt hàng nhiều và nhanh hơn. Dẫn đến doanh thu và lợi nhuận lớn hơn. Ngược lại, quá hàng dự trữ có thể tạo ra sự thất vọng của khách hàng theo vòng xoáy khiến khách hàng cuối cùng chuyển sang các nhà cung cấp cạnh tranh.
- Ngăn chặn tình trạng tồn kho quá mức: Việc bổ sung hàng tồn kho hiệu quả giúp các công ty tránh được việc giữ quá nhiều hàng, điều này có thể gây bất lợi gần như là không có đủ. Quá nhiều hàng hóa có thể tạo ra vô số vấn đề. Nếu hàng tồn kho dễ hư hỏng hoặc giá trị của nó giảm dần theo thời gian, thì việc dự trữ quá nhiều có thể dẫn đến hàng tồn kho không bán được hoặc quá cũ phải xóa sổ hoặc bán với giá chiết khấu. Dự trữ quá mức cũng dẫn đến tăng chi phí ghi sổ và ràng buộc nguồn vốn có thể được sử dụng tốt hơn để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
- Giảm chi phí vận chuyển: Việc tối ưu hóa việc bổ sung hàng dự trữ giúp các công ty kiểm soát được chi phí vận chuyển. Khi các công ty sắp xếp hàng hóa lại vào đúng thời điểm họ cần thông qua hình thức vận chuyển thông thường, không cần vận chuyển nhanh để có được lượng hàng tồn kho cần thiết để đáp ứng các đơn đặt hàng của khách hàng. Việc bổ sung hiệu quả có thể giúp các công ty đảm bảo hàng tồn kho được phân chia tối ưu giữa các trung tâm thực hiện và vận chuyển từ các địa điểm gần khách hàng nhất.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến việc bổ sung hàng tồn kho?
Ngay cả đối với các công ty có hệ thống bổ sung hàng dự trữ được lên kế hoạch tốt, các sự kiện bất ngờ có thể làm chao đảo con thuyền. Chúng có thể bao gồm:
- Bán hàng sai lệch so với dự báo: Dự báo bán hàng luôn tuân theo các điều kiện thay đổi, bao gồm cả những biến động về nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: khách hàng có thể đột nhiên mất hứng thú với một sản phẩm bán chạy trước đây vì một sản phẩm cạnh tranh có giá thấp hơn trở nên sẵn có.
- Không gian nhà kho hạn chế: Việc thiếu không gian nhà kho – hoặc nhu cầu cạnh tranh về không gian có sẵn – có thể hạn chế khả năng lưu trữ đủ hàng tồn kho của công ty để đáp ứng nhu cầu dự kiến. Kết quả là công ty có thể phải điều chỉnh kế hoạch bổ sung hàng tồn kho của mình. Ví dụ, có thể cần đặt hàng với số lượng nhỏ hơn thường xuyên hơn.
- Thời gian dẫn đầu chuỗi cung ứng: Thời gian giao hàng là khoảng thời gian từ khi công ty đặt hàng đến khi hàng hóa đến nơi. Sự gián đoạn chuỗi cung ứng có thể khiến thời gian dẫn đầu kéo dài đáng kể. Ví dụ: các nhà cung cấp gặp phải tình trạng thiếu nguyên liệu thô có thể không giao linh kiện cho bạn đúng thời hạn, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thành phẩm cho khách hàng của bạn.
Phương pháp bổ sung hàng tồn kho
Các công ty có thể chọn trong số một số cách tiếp cận để xác định thời điểm sắp xếp lại các mặt hàng tồn kho và xác định số lượng là cần thiết. Việc lựa chọn phương pháp có thể phụ thuộc vào các yếu tố như loại hình kinh doanh, nhu cầu của khách hàng ổn định hay biến động và các mặt hàng tồn kho cụ thể có liên quan. Có thể hợp lý nếu sử dụng kết hợp các phương pháp cho các mặt hàng tồn kho khác nhau.
- Phương pháp điểm sắp xếp lại: Phương pháp này kích hoạt bổ sung khi số lượng của một mặt hàng tồn kho giảm đến một ngưỡng cụ thể, được gọi là điểm sắp xếp lại. Mục đích là đặt hàng tồn kho mới để nó đến trước khi số lượng giảm xuống dưới mức dự trữ an toàn được xác định trước. Nguồn cung an toàn giúp công ty chống lại các đợt dự trữ tiềm năng. Điểm sắp xếp lại thường khác nhau giữa các mặt hàng tồn kho vì nó phụ thuộc vào dự báo nhu cầu, thời gian giao hàng và mức tồn kho an toàn cần thiết cho từng mặt hàng.
Công thức điểm sắp xếp lại cơ bản là:
Điểm đặt hàng lại = (mức sử dụng trung bình hàng ngày x thời gian dẫn đầu) + lượng hàng an toàn
- Phương pháp thu hồi vốn: Phương pháp này phổ biến ở các nhà bán lẻ và nhà phân phối có số lượng hàng tồn kho luân chuyển nhanh chóng. Cách tiếp cận này bổ sung các kệ lấy hàng trong thời gian chậm hoặc thời gian ngừng hoạt động, đảm bảo rằng luôn có sẵn kho các mặt hàng bán nhanh để đáp ứng các đơn đặt hàng khi nhu cầu tăng lên.
- Phương pháp bổ sung hàng dự trữ định kỳ: Với phương pháp này, các công ty xem xét mức tồn kho theo các khoảng thời gian đã định để xác định xem họ có cần bổ sung các mặt hàng nhất định hay không. Các công ty có công suất kho lớn, nhu cầu khách hàng có thể dự đoán được và rủi ro tồn kho thấp thường sử dụng phương pháp bổ sung hàng dự trữ định kỳ. Một điều bất lợi là mức tồn kho chỉ được đánh giá vào những thời điểm đánh giá định kỳ đó, vì vậy không có cách nào để biết liệu sản phẩm có sắp hết giữa những ngày đó hay không.
- Phương thức theo yêu cầu: Phương thức này đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. Một số công ty có thể chỉ sắp xếp lại những thứ cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng hiện tại, đồng thời đảm bảo rằng họ có đủ lượng hàng an toàn để tránh tình trạng hết hàng do biến động nhu cầu gây ra. Các phương pháp tiếp cận tinh vi sử dụng phần mềm để xác định điểm sắp xếp lại dựa trên doanh số bán hàng hiện tại và lịch sử, thời gian bán hàng và mức tồn kho.
Các phương pháp hay nhất về bổ sung hàng tồn kho
Để tối ưu hóa việc bổ sung hàng tồn kho, cần có thông tin chính xác về lượng hàng tồn kho hiện tại, nhu cầu của khách hàng và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Các phương pháp hay nhất bao gồm:
- Tiến hành đếm hàng tồn kho chính xác: Việc bổ sung hiệu quả phụ thuộc vào thông tin chính xác về lượng hàng dự trữ hiện có. Số lượng hàng tồn kho thực tế có thể bổ sung cho hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động và số lượng chu kỳ thông thường, xác minh tính chính xác của thông tin hàng tồn kho để cung cấp cơ sở vững chắc cho các chiến lược bổ sung.
- Sử dụng phần mềm để dự báo và bổ sung dựa trên nhu cầu: Quản lý hiệu quả việc bổ sung hàng trăm hoặc hàng nghìn mặt hàng nhanh chóng trở nên quá phức tạp để xử lý thủ công. Phần mềm quản lý hàng tồn kho hàng đầu có thể xem xét thông tin về doanh số bán hàng hiện tại và lịch sử để tính toán điểm sắp xếp lại và cảnh báo cho các chuyên gia hàng tồn kho khi đã đến lúc sắp xếp lại để tạo điều kiện cho việc dự báo dựa trên nhu cầu.
- Tập trung vào độ tin cậy của nhà cung cấp: Các nhà cung cấp có ích cho doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, điều cần thiết là bạn có thể dựa vào họ để cung cấp các sản phẩm chất lượng khi bạn cần. Đối với những thời điểm bạn đang xử lý các mặt hàng theo yêu cầu, việc có nhiều hơn một nhà cung cấp là rất hợp lý.
- Hãy xem xét bức tranh lớn: Bổ sung hàng tồn kho chỉ là một phần của quy trình quản lý hàng tồn kho lớn hơn. Để có được nhiều lợi ích nhất, hãy cố gắng tối ưu hóa mọi bước trong quy trình, bao gồm cả nhận hàng, lấy hàng và vận chuyển.
Quản lý bổ sung hàng tồn kho với TICK Commerce
Phần mềm quản lý hàng tồn kho toàn diện có thể giúp các công ty tự động hóa việc bổ sung, tăng doanh thu và lợi nhuận trong khi giảm chi phí. Tick Commerce cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng hiển thị toàn công ty theo thời gian thực về các mức tồn kho trên các địa điểm và kênh bán hàng. Nó tự động theo dõi các đơn đặt hàng và mức tồn kho để xác định động các điểm sắp xếp lại dựa trên nhu cầu bán hàng lịch sử hoặc theo mùa, thời gian bán hàng và lượng hàng hiện có. Điều này giúp đảm bảo rằng các công ty có đủ hàng để đáp ứng các đơn đặt hàng dự kiến, đồng thời giảm thiểu khả năng tồn kho dư thừa.
Kết luận:
Bổ sung hàng tồn kho hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong bất kỳ chiến lược quản lý hàng tồn kho nào. Nó giúp các nhà bán lẻ, nhà cung cấp và nhà cung cấp đảm bảo rằng họ luôn có sẵn lượng hàng tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giảm thiểu lượng hàng tồn kho dư thừa. Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động cho phép các công ty quản lý sự phức tạp của việc bổ sung hàng tồn kho dễ dàng hơn, giúp tăng lợi nhuận trong khi giảm chi phí.
FAQs về bổ sung hàng tổn kho
Các loại bổ sung hàng tồn kho là gì?
Các loại bổ sung hàng tồn kho bao gồm phương pháp điểm sắp xếp lại, trong đó một công ty sắp xếp lại hàng tồn kho khi hàng tồn kho giảm đến ngưỡng xác định trước; phương pháp nạp tiền, cho phép bổ sung sản phẩm trong thời gian chậm hơn của người chọn; phương pháp bổ sung hàng dự trữ định kỳ, trong đó các công ty xem xét mức tồn kho tại các khoảng thời gian đã định để xác định xem có cần đặt hàng hay không; và phương pháp theo yêu cầu, dựa trên cơ sở đặt hàng lại theo yêu cầu của khách hàng.
Mục đích của hệ thống bổ sung hàng tồn kho là gì?
Hệ thống bổ sung hàng tồn kho giúp các nhà bán lẻ, doanh nghiệp phân phối và sản xuất duy trì lượng hàng dự trữ phù hợp để không bao giờ có quá ít hoặc quá nhiều bất cứ lúc nào. Một số hệ thống cũng tính toán kho hàng an toàn và sắp xếp lại các điểm, dự báo và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời xác định các mặt hàng lỗi thời. Họ có thể giúp các công ty giảm thiểu chi phí.
Đơn đặt hàng bổ sung là gì?
Các doanh nghiệp đặt hàng bổ sung để bổ sung hàng dự trữ trong tay. Các đơn đặt hàng thường được kích hoạt khi chứng khoán giảm xuống dưới số lượng tối thiểu. Mức tối thiểu được xác định trước và cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo rằng nhu cầu được đáp ứng.
Bổ sung trong nhà kho có nghĩa là gì?
Trong nhà kho, bổ sung có nghĩa là quá trình kê lại các kệ kho hàng với hàng hóa mới từ các nguồn sản xuất hoặc nhà cung cấp. Nó cũng có thể đề cập đến sự di chuyển của vật liệu hoặc hàng hóa từ kho đến kệ lấy hàng.
Dịch từ Netsuite
