Có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là điều quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Các công ty không chỉ phải mang theo đủ hàng tồn kho để đáp ứng dự báo mà còn phải có một lượng hàng hóa bổ sung có thể giúp họ đáp ứng nhu cầu hoặc các vấn đề bất ngờ như giao hàng trễ từ nhà cung cấp.
Một thành phần quan trọng để quản lý là tồn kho theo chu kỳ. Hiểu rõ lượng hàng tồn kho theo chu kỳ và số lượng bạn cần có sẵn trong một khoảng thời gian xác định trước sẽ giúp bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong khi vẫn giữ chi phí ở mức thấp nhất có thể.
- Nội dung chi tiết bao gồm:
- Chu kỳ tốn kho là gì?
- Tại sao chu kỳ tồn kho lại quan trọng với doanh nghiệp
- Lợi ích của Dự báo Chu kỳ Tồn kho
- Kế toán hàng tồn kho theo chu kỳ
- Làm thế nào để tính toán kho dự trữ chu kỳ với lượng hàng kinh tế (EOQ)?
- Chu kỳ hàng tồn kho trong quản lý chuỗi cung ứng
- Quản lý kho theo chu kỳ với phần mềm quản lý hàng tồn kho
Chu kỳ tồn kho là gì?
Hàng tồn kho (HTK) chu kỳ là lượng hàng tồn kho có sẵn để đáp ứng nhu cầu điển hình trong một khoảng thời gian nhất định. Đó là lượng hàng tồn kho mà bạn đã mong đợi dựa trên dự báo và dữ liệu lịch sử. Dự trữ chu kỳ là một phần trong tổng số hàng tồn kho có sẵn của công ty và phải được thay thế khi doanh nghiệp bán hàng hóa của mình (tức là vòng quay hàng tồn kho).
Chu kỳ tồn kho với tồn kho an toàn
Sự khác biệt giữa tồn kho chu kỳ và tồn kho an toàn là gì? Phụ thuộc vào việc dự kiến sử dụng cho từng loại hàng tồn kho trên. Tồn kho dự trữ là hàng hóa được phân bổ để đáp ứng nhu cầu thường xuyên của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, tồn kho an toàn giống như kho dự phòng hơn. Sản phẩm được lưu giữ để đề phòng những trường hợp không lường trước được, chẳng hạn như khi sản lượng sản xuất theo kế hoạch giảm xuống hoặc khi doanh số bán hàng thực tế vượt quá dự báo.
Ví dụ: bạn thực hiện một chương trình khuyến mãi lớn trước kỳ nghỉ lễ và doanh số bán hàng cao hơn doanh số bán hàng của mùa trước và dự báo mới nhất với một biên độ rộng. Trong trường hợp này, bạn sẽ sử dụng hết dự trữ chu kỳ, vì vậy bạn hãy khai thác kho dự trữ an toàn của mình. Nếu không có những khoản dự trữ bổ sung, công ty sẽ mất doanh thu và khách hàng.
Tuy nhiên, nếu dự báo bán hàng của bạn là ngay lập tức hoặc nhu cầu của khách hàng thậm chí không đáp ứng được, bạn có thể đáp ứng tất cả các đơn đặt hàng từ kho dự trữ chu kỳ. Việc xác định đúng lượng hàng dự trữ chu kỳ là một hành động cân đối phức tạp, bởi vì các công ty cũng không muốn thực hiện nhiều hơn lượng hàng tồn kho mà họ cần.
Công thức tính lượng dự trữ chu kỳ cũng dựa trên lượng dự trữ an toàn:
Kho chu kỳ = Tổng hàng tồn kho có sẵn – Kho an toàn
Dưới đây là những điểm khác biệt chính giữa HTK chu kỳ và HTK an toàn:
| Cycle Stock – Tồn kho chu kỳ | Safety Stock – Tồn kho an toàn | |
| Định nghĩa | Hàng hóa dự định sử dụng trong một thời gian nhất định | Lượng hàng hóa để sử dụng cho những vấn đề không được dự báo trước |
| Ý định sử dụng | Thay thế hàng hóa cũ khi nó được bán | Sử dụng khi yêu cầu vượt quá dự đoán, sản xuất ra ít hơn dự định hoặc đơn hàng đến trễ. |
| Re-ordering | Thay thế thường xuyên sau khi tồn kho hiện có được bán. | Chỉ thay thế khi có nhu cầu cấp thiết |
Tại sao tồn kho theo chu kỳ lại quan trọng đối với các doanh nghiệp?
Tồn kho chu kỳ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp vì nó được sử dụng để thực hiện hầu hết các đơn đặt hàng. Nếu không, công ty sẽ không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và công việc kinh doanh sẽ không tồn tại được lâu.
Hệ thống này này cũng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp tạo ra dòng tiền. Khi các mặt hàng được bán, tổ chức thu tiền và tạo ra dòng tiền. Khi những hàng hóa đó rời khỏi kho, doanh nghiệp sau đó phải đặt hàng bổ sung với nhiều nhà cung cấp khác nhau và sử dụng doanh thu từ việc bán hàng dự trữ chu kỳ để tài trợ cho những đơn đặt hàng đó.
Lợi ích của Dự báo Chu kỳ Tồn kho
Dự báo đóng vai trò trung tâm trong việc xác định lượng hàng dự trữ chu kỳ phù hợ. Dưới đây là một số lợi ích chính của dự báo chu kỳ:
- Giảm doanh số bị mất: Dự báo giảm thiểu khả năng hết một số mặt hàng nhất định. Nếu vài size đồ bơi bắt đầu “cháy hàng” vào mùa xuân năm ngoái, hệ thống sẽ nhận ra điều đó và tăng đơn đặt hàng cho những mặt hàng cụ thể đó. Đặt hàng dưới mức có thể tiết kiệm trước một ít tiền, nhưng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ cảm thấy thất vọng khi nhận ra như cầu đang bị lỡ mất và kéo theo đó là doanh thu.
- Giảm chi phí vận chuyển: Các dự báo cũng ngăn bạn giữ quá nhiều hàng tồn kho. Việc có hàng hóa trong cửa hàng hoặc nhà kho sẽ tốn tiền và bằng cách giữ số lượng tối ưu, bạn ngăn ngừa chi phí vận chuyển hàng tồn kho cao không cần thiết.
- Bảo tồn kho hàng an toàn: Các công ty không đặt hàng đủ hàng tồn kho sẽ thường xuyên cháy hết kho hàng an toàn, điều này phủ nhận toàn bộ lý do để có hàng đó. Nguồn cung cấp an toàn nên được dự trữ cho những trường hợp gián đoạn lớn, chẳng hạn như nhà cung cấp ngừng hoạt động do thiên tai hoặc nhu cầu chưa từng có đối với một mặt hàng cụ thể.
- Tránh cháy hàng: Nếu sắp hết một số mặt hàng nhất định, doanh nghiệp của bạn sẽ bắt đầu tranh giành để cố gắng lấy thêm hàng hóa hoặc nguyên liệu từ các nhà cung cấp. Các lô hàng khan hiếm đó sẽ gấp rút, tốn kém hơn và cắt giảm tỷ suất lợi nhuận. Những dự báo tốt có thể giúp bạn tránh khỏi những hỗn loạn và đau đầu này.
- Luôn được giám sát thường xuyên: Các công cụ dự báo hàng đầu tính đến nhiều thông tin và sử dụng các thuật toán để đưa ra các ước tín. Phần mềm dự báo có thể dẫn đến một xu hướng mới mà bạn chưa nhận thấy hoặc điều gì đó từ một năm trước mà bạn đã quên.
Kế toán hàng tồn kho theo chu kỳ
Chúng tôi đã đề cập rằng tồn kho chu kỳ quan trọng đối với kế toán ở chỗ nó mang lại tiền mặt và việc mua thêm hàng tồn kho này để đáp ứng nhu cầu cũng ảnh hưởng đến dòng tiền. Bất kỳ hàng tồn kho nào mà một công ty sở hữu cũng hiển thị như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của nó.
Khi xác định giá vốn hàng bán (COGS) cho hàng tồn kho, các công ty có thể sử dụng một số phương pháp khác nhau. Do giá cả biến động nên phương pháp tính giá hàng tồn kho được chọn có thể ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và do đó, lợi nhuận gộp. Các phương pháp tính phí phổ biến nhất và được chấp thuận bao gồm:
Nhập trước xuất trước (FIFO): Giá vốn hàng tồn kho dựa trên những mặt hàng cũ nhất được mua và giá phải trả cho những mặt hàng đó. Vì vậy, nếu ai đó đặt hàng 50 mặt hàng, công ty sẽ tính chi phí trên các sản phẩm mà họ đã mua hai tháng trước với giá $20 mỗi sản phẩm (COGS = $1.000).
Nhập sau xuất trước (LIFO): Chi phí hàng tồn kho dựa trên những mặt hàng được mua gần đây nhất và giá phải trả cho những mặt hàng đó. Nếu ai đó đặt hàng 50 mặt hàng, công ty sẽ tính chi phí dựa trên giá mua cách đây hai tuần là $25 cho mỗi mặt hàng (COGS = $1.250).
Chi phí trung bình có trọng số (WAC): Chỉ đơn giản là lấy chi phí trung bình của tất cả hàng tồn kho đã bán. Sử dụng cùng một ví dụ, chi phí bình quân gia quyền cho 50 mặt hàng đó sẽ là $22,50 (COGS = $1,125).
Làm thế nào để tính toán kho dự trữ chu kỳ với lượng hàng kinh tế (EOQ)?
Làm thế nào các doanh nghiệp có thể tính toán quy mô đặt hàng của họ cho lượng hàng dự trữ chu kỳ? Nhiều người sử dụng công thức số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ). Công thức này cho phép một doanh nghiệp đặt hàng đủ hàng để đáp ứng nhu cầu trong khi giảm thiểu chi phí cho mỗi đơn hàng.
Khi tính toán EOQ, bạn sẽ cần xem xét chi phí đặt hàng, chi phí nắm giữ và nhu cầu đối với sản phẩm đó.
Công thức EOQ như sau:
Q = √ (2 x D x S / H)
Trong đó:
- Q = Số đơn vị lý tưởng cho mỗi đơn đặt hàng
- D = Nhu cầu hàng năm
- S = Chi phí cố định cho mỗi đơn đặt hàng
- H = Chi phí nắm giữ hàng năm trên mỗi đơn vị
Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng bán lẻ bán máy lập kế hoạch bằng giấy và bạn bán được 10.000 chiếc mỗi năm. Chi phí đặt hàng cố định của bạn là 50 cent, và bạn phải tốn $1 mỗi năm để cất sổ kế hoạch bằng giấy trong kho của mình.
Sử dụng công thức trên, bạn sẽ đến kết quả sau: Q = √ (2 x 10.000 x .5 / 1) = 100
Điều này có nghĩa là kích thước đơn đặt hàng lý tưởng của bạn là 100 máy lập kế hoạch giấy. Tuy nhiên, bạn cũng muốn tính toán lượng dự trữ an toàn lý tưởng và thêm số đó vào con số này để tìm ra tổng lượng hàng tồn kho mà bạn nên giữ.
Chu kỳ hàng tồn kho trong quản lý chuỗi cung ứng
Dự trữ chu kỳ là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý chuỗi cung ứng tổng thể (SCM) của bạn. Giữ số lượng hàng tồn kho tối ưu có nghĩa là gửi đơn đặt hàng đến đúng nhà cung cấp vào đúng thời điểm và thực hiện các điều chỉnh dựa trên tốc độ bán hàng của bạn qua các sản phẩm. Việc tìm ra cách hiệu quả nhất về chi phí để làm cho mọi thứ hoạt động theo kế hoạch là rất phức tạp và giải thích tại sao các doanh nghiệp dành nhiều nguồn lực hơn cho SCM trong những năm gần đây.
Ví dụ: có lẽ lượng hàng chu kỳ cho một mặt hàng cụ thể tăng từ 500 lên 1.500 vì cả chương trình truyền hình buổi sáng và blogger có ảnh hưởng đều giới thiệu sản phẩm của bạn. Nhà cung cấp hiện tại của mặt hàng đó chỉ có thể cung cấp 1.000 chiếc, vì vậy bạn cần tìm một đối tác khác có thể cung cấp thêm 500 chiếc.
Tương tự, nếu các dự án dự báo doanh số bán hàng sẽ tăng gấp ba lần trong mùa hè này dựa trên sự tăng trưởng nhất quán trong năm ngoái và nhu cầu tăng mạnh trong mùa hè, điều đó có thể ảnh hưởng đến các đối tác chuỗi cung ứng hạ nguồn. Các hãng vận chuyển hiện tại của bạn có thể xử lý khối lượng đó không, và nếu có, bạn có nhận được chiết khấu khối lượng không? Nếu chi phí quá cao hoặc họ không đủ năng lực, bạn có thể cần tìm một đơn vị chuyển phát nhanh mới.
Điều cần thiết là phải xem xét toàn bộ tác động lên chuỗi cung ứng của bạn khi bạn theo dõi và điều chỉnh lượng hàng dự trữ trong chu kỳ.
Quản lý kho theo chu kỳ với phần mềm quản lý hàng tồn kho
Việc tính toán lượng dự trữ chu kỳ mà tổ chức của bạn hiện có và kích thước lý tưởng cho các đơn đặt hàng bổ sung theo cách thủ công không chỉ cồng kềnh và tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót. Để theo dõi hiệu quả mức tồn kho theo SKU và trên các địa điểm, các công ty cần một giải pháp mạnh mẽ như hệ thống quản lý hàng tồn kho của TICK Commerce. Phần mềm có thể hiển thị không chỉ tổng số hàng tồn kho mà còn phân biệt giữa tồn kho chu kỳ và tồn kho an toàn. Nó cũng có thể cảnh báo cho người dùng khi tồn kho trên tay của các mặt hàng cụ thể đạt đến một ngưỡng nhất định để kích hoạt đơn hàng lại và ngăn hết hàng.
Tồn kho chu kỳ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bán hàng và kiếm lợi nhuận của công ty bạn. Sử dụng phần mềm để giúp quản lý hàng tồn kho của bạn và cải thiện dự báo bán hàng cho phép bạn nắm giữ số lượng hàng tồn kho tối ưu trong tay. Điều đó cho phép các công ty tiết kiệm tiền trong khi cung cấp trải nghiệm tích cực cho nhiều khách hàng hơn.
Dịch từ Netsuite
