Khi nói đến quản lý hàng tồn kho, việc biết chính xác số lượng cần đặt hàng đòi hỏi sự kết hợp của phân tích dữ liệu dự đoán, kinh nghiệm kinh doanh và hiểu biết sâu sắc về khách hàng. Nhưng ngay cả những hoạt động thông minh nhất cũng có khả năng hoạt động kinh doanh quá mức hoặc sản xuất quá mức theo thời gian, khiến công ty có hàng tồn kho không thể bán được – hay còn gọi là dead stock
Hàng tồn kho ảnh hưởng đến doanh thu và dòng tiền, chiếm không gian nhà kho có giá trị và thậm chí có thể đe dọa khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Dưới đây là cách giảm nguy cơ tích tụ hàng tồn kho quá hạn và các cách thông minh để quản lý hoặc tái sử dụng lượng hàng dư thừa đã có trong kho của bạn.
Dead stock là gì?
Trước tiên, đừng nhầm lẫn “dead stock” với “deadstock”. Deadstock thường đề cập đến các dòng giày thể thao không đeo đã ngừng sản xuất hoặc các mặt hàng cổ điển như quần áo và vải không còn bán trên thị trường nhưng vẫn còn nguyên tem mác. Không giống như dead stock, deadstock thường bán với giá cao vì hiếm.
Giải thích định nghĩa
Dead Stock – là hàng tồn kho (htk) không bán được. Một doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng này khi đã đặt hàng hoặc sản xuất quá nhiều mặt hàng và sau đó nhận thấy rằng chúng không bán được như dự đoán. Sự tồn đọng này cũng có thể bao gồm các mặt hàng bị hư hỏng, giao hàng không đúng cách, các sản phẩm còn sót lại theo mùa hoặc nguyên liệu thô đã hết hạn sử dụng. Các mặt hàng dễ hư hỏng, như thực phẩm hoặc thuốc, nhanh chóng thành dead stock vì chúng thường phải được loại bỏ sau một thời gian cụ thể.
Nhưng các sản phẩm thường không được coi là không bán được chỉ qua một đêm, vậy tại thời điểm nào chúng trở thành dead stock? Đầu tiên, các mặt hàng có thể được coi là hàng hóa luân chuyển chậm. Nếu chúng vẫn không bán được, chúng sẽ trở thành hàng tồn kho dư thừa và cuối cùng được phân loại là dead stock. Đối với mục đích kế toán, bất kỳ hàng tồn kho nào không được chuyển giao sau một năm thường được coi là đã mất và trở thành khoản nợ phải trả.
Tại sao dead stock lại có hại cho doanh nghiệp?
Dead Stock có hại cho việc kinh doanh vì nó đắt. Nó buộc vốn, ảnh hưởng đến doanh thu, tăng chi phí ghi nhận và chiếm không gian nhà kho hoặc kệ hàng có giá trị.
Vì chúng có thể dẫn đến:
- Mất tiền: Lý do lớn nhất khiến Hàng tồn kho quá hạn có hại cho hoạt động kinh doanh là vì nó dẫn đến thua lỗ. Các công ty chỉ thu hồi các khoản đầu tư vào hàng tồn kho khi họ bán được sản phẩm. Với Hàng tồn kho đã mất, khoản đầu tư đó hoàn toàn bị mất đi.
- Tăng chi phí nắm giữ: Còn được gọi là chi phí ghi nhận hàng tồn kho, đây là những chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển thường bao gồm không gian lưu trữ, nhân công và bảo hiểm. Công ty càng có nhiều tiền mặt trong hàng tồn kho, thì công ty càng ít có sẵn cho các ưu tiên khác.
- Tăng lương cho nhân viên: Càng nhiều hàng trên kệ thì càng phải nỗ lực quản lý hàng tồn kho. Giữa việc sắp xếp lại và đếm các mặt hàng và cuối cùng, việc xử lý, lượng hàng quá hạn có thể đồng nghĩa với việc chi phí nhân sự cao hơn – đối với những mặt hàng cuối cùng sẽ không mang lại doanh thu.
- Mất cơ hội để hòa vốn hoặc tạo ra lợi nhuận: Ngay cả khi bạn cố gắng bán Hàng tồn kho đã quá hạn, nó vẫn có khả năng bị thua lỗ. Thêm vào đó, càng dành nhiều thời gian cho việc xử lý các sản phẩm không bán được, bạn càng tốn nhiều sức lao động và càng ít thời gian để tập trung vào các mặt hàng sinh lời.
- Không gian hàng tồn kho ít hơn: Hàng quá hạn chiếm dụng kệ và không gian nhà kho. Giá trị đó có thể được sử dụng cho các sản phẩm bán chạy hơn
Chi phi của hàng tồn kho đã mất (dead stock)
Chi phí rõ ràng nhất của Dead Stock là doanh thu bị mất. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp không thể bán 200 đơn vị sản phẩm, mỗi đơn vị có giá bán lẻ $100, về lý thuyết, công ty sẽ mất $20.000 doanh thu dự kiến.
Các chi phí khác có thể đáng kể nhưng khó định lượng hơn. Tổng chi phí ghi nhận của một công ty có thể chiếm từ 20% đến 30% vốn của công ty tại bất kỳ thời điểm nào, nhưng có thể khó xác định bao nhiêu phần trăm trong số đó là do hàng quá hạn. Một mặt hàng được lưu trữ càng lâu trước khi bán thì chi phí ghi nhận của mặt hàng đó càng cao, vì vậy hàng tồn kho là tình huống xấu nhất có thể xảy ra đối với chi phí ghi nhận.
Vì lượng hàng đã mất chiếm hết không gian kệ, nên có thể phát sinh chi phí cơ hội. Nguồn lực bị ràng buộc trong hàng tồn kho quá hạn không có sẵn để đầu tư vào hàng tồn kho có thể mang lại nhiều lợi nhuận hơn.
Nguyên nhân nào gây ra Dead Stock? Làm thế nào để tránh?
Mặc dù các phương pháp quản lý hàng tồn kho kém thường dẫn đến tình trạng hết hàng, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng tồn tại những kệ hàng hóa không mong muốn. Không phải lúc nào bạn cũng có thể dự đoán xu hướng nhu cầu và các yếu tố kinh tế bất ngờ có thể ảnh hưởng đến chi tiêu của người tiêu dùng.
Dưới đây là 7 lý do phổ biến khiến các công ty kết thúc với tình trạng mất hàng hàng loạt:
Dự báo không chính xác:
Dự báo không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Dữ liệu sai lệch, kỳ vọng không thực tế hoặc các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty có thể gây ra dự báo không chính xác. Trong đó doanh nghiệp dự đoán không chính xác nhu cầu và đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho. Nó xảy ra với tất cả các nhà bán lẻ theo thời gian.
- Cách tránh: Các công ty có thể sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để cải thiện độ chính xác của dự báo. Bao gồm phân tích lịch sử đặt hàng để biết rõ hơn về nhu cầu, kết hợp dữ liệu về điều kiện kinh tế và theo dõi hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Phần mềm quản lý htk sử dụng AI để xác định các mẫu trong dữ liệu có thể giúp cải thiện dự báo.
Thực tiễn đặt hàng không nhất quán
Mua hàng không đúng thời điểm khi nhu cầu thấp hoặc đặt hàng quá nhiều cùng một lúc. Một công ty có thể thấy mình bị mắc kẹt với lượng hàng tồn kho dư thừa.
- Cách tránh: Một cách để tránh vấn đề mua không nhất quán là thường xuyên theo dõi bất kỳ KPI nào trong số hơn 30 KPI quản lý hàng tồn kho có liên quan đến doanh nghiệp của bạn, để giúp đảm bảo công ty đặt hàng đúng số lượng để bổ sung hàng tồn kho vào đúng thời điểm. Các KPI quan trọng bao gồm:
- Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho: KPI này đo lường thời gian để bán hàng tồn kho và được tính bằng số lần hàng tồn kho được bán và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định.
- Công thức điểm sắp xếp lại: Điểm sắp xếp lại là số lượng tồn kho tối thiểu của một mặt hàng trước khi phải đặt hàng. Tỷ lệ này được tính bằng cách nhân tỷ lệ sử dụng hàng ngày trung bình của mặt hàng với thời gian thực hiện đơn đặt hàng và thêm bất kỳ lượng hàng an toàn bắt buộc nào.
Số lượng SKU quá mức:
Tìm kiếm sự cân bằng phù hợp giữa quá nhiều và hai sản phẩm cung cấp có thể là một thách thức. Tích trữ nhiều loại sản phẩm có vẻ là một cách hay để mở rộng cơ sở khách hàng của bạn, nhưng càng cung cấp nhiều SKU, bạn càng phải quản lý nhiều hơn – và bạn càng phải bán được nhiều hàng hơn.
Cách tránh: Số lượng SKU quá mức có thể là kết quả tự nhiên của sự phát triển của doanh nghiệp và quá trình tìm hiểu cơ sở khách hàng của doanh nghiệp, vì vậy không phải lúc nào cũng có thể ngăn chặn được. Nhưng nó có thể được quản lý. Thường xuyên phân tích SKU của bạn để xác định đâu là những người hoạt động tốt nhất và đâu là hoạt động kém. Bạn càng sớm phát hiện ra các mặt hàng chuyển động chậm, bạn càng sớm có thể giải quyết chi phí và rắc rối cho việc chứa hàng tồn kho dư thừa trong khi giảm thiểu số phận tiềm ẩn của SKU là hàng quá hạn.
Bán hàng kém:
Một sản phẩm có thể không bán được vì một số lý do – giá của nó có thể quá cao, nó có thể lỗi thời, nó có thể kém hấp dẫn hơn một sản phẩm cạnh tranh hoặc nó có thể không phù hợp với nhu cầu của thị trường mục tiêu.
Cách tránh: Bước đầu tiên là xác định nguyên nhân của việc bán hàng kém. Bạn có thể cần trở nên hòa hợp hơn với khách hàng của mình, điều chỉnh giá cả hoặc sửa đổi các chiến lược quản lý hàng tồn kho.
Giảm nhu cầu:
Ngay cả khi công ty của bạn có khả năng dự báo vững chắc, điều kiện thị trường thay đổi có thể dẫn đến nhu cầu giảm đột ngột, không thể đoán trước, khiến công ty có hàng tồn kho không thể xoay chuyển được.
Cách tránh: Không dễ dàng chuẩn bị cho các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn có thể giảm thiểu tác động bằng cách duy trì các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả để giảm việc đặt hàng quá mức và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhu cầu giảm. Chuỗi cung ứng của bạn càng nhanh thì bạn càng có thể điều chỉnh nhanh hơn. Một số công ty đã triển khai các dự án về khả năng hiển thị chuỗi cung ứng (SCV) để đảm bảo rằng họ có thể điều chỉnh nhanh chóng.
Những vấn đề về chất lượng:
Sản phẩm bị lỗi hoặc sản phẩm phụ có thể để lại cho bạn những mặt hàng mà khách hàng sẽ không mua.
Cách tránh: Đặt ra các tiêu chuẩn khắt khe cho nguyên liệu và sản phẩm trước khi chúng vào kho của bạn và trong quá trình sản xuất. Tập trung vào thông số kỹ thuật sản phẩm, yêu cầu đóng gói và thiết lập tiêu chuẩn giới hạn chất lượng có thể chấp nhận được (AQL).
- Thông số kỹ thuật sản phẩm: Kiểm tra các mặt hàng khi bạn nhận được chúng. Nếu bất kỳ mặt hàng nào nhận được không khớp với thông số kỹ thuật, hãy thay thế mặt hàng đó – đừng mạo hiểm cố gắng bán các sản phẩm không tốt.
- AQL: Giới hạn chất lượng chấp nhận được, còn được gọi là mức chất lượng chấp nhận. Biểu thị bằng tỷ lệ giữa số lượng các mặt hàng bị lỗi/tổng số các mặt hàng được lấy mẫu. AQL được sử dụng để xác định điểm sản phẩm hoặc nguyên liệu thô không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
Thiếu sự quan tâm của khách hàng:
Nếu khách hàng không quan tâm đến những gì bạn đang bán, rất có thể bạn sẽ gặp phải tình trạng dead stock.
Cách tránh: Nghiên cứu thị trường tốt hơn, bao gồm nghiên cứu trực tiếp với khách hàng, có thể giúp bạn trở nên hài hòa với nhu cầu của khách hàng trước khi đầu tư sản phẩm. Nếu một sản phẩm hiện có bán chậm và có nguy cơ trở thành dead stock, hãy thử giảm giá.
Dịch từ Netsuite
