Quá trình hoàn thành đơn hàng cho khách hàng bắt đầu với việc Xử lý đơn hàng. Cho dù bạn đã biết phải làm như thế nào để hài lòng khách hàng nhưng những kiến thức mới luôn có giá trị cho bạn để xử lý đơn hàng ngày một hoàn thiện hơn.
Ngày nay, khách hàng nắm giữ nhiều quyền lực hơn bao giờ hết, được cung cấp thông tin nhiều hơn và có kỳ vọng cao hơn. Việc thực hiện đơn hàng hiệu quả là đòn bẩy cho danh tiếng thương hiệu của bạn. Đồng thời tăng lợi nhuận và khả năng giữ chân khách hàng của bạn.
Không có doanh số bán hàng thì không có kinh doanh. Nếu không thực hiện đơn hàng sẽ không có doanh số bán hàng. Cho nên bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tất cả – từ đơn giản đến nâng cao- về Xử lý đơn hàng – Order Fullfilment.
- Quy trình xử lý đơn hàng: cách hoạt động
- Nhận hàng tồn kho
- Lưu trữ hàng tồn kho
- Xử lý đơn (sơ cấp)
- Lấy hàng
- Đóng gói
- Vận chuyển hàng
- Xử lý đổi trả hàng
- Tại sao việc sử lý đơn hàng lại quan trọng?
Quy trình xử lý đơn hàng: cách hoạt động
Quá trình thực hiện đơn hàng diễn ra tại một hoặc nhiều trung tâm phân phối. Thường bao gồm quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, xử lý đơn hàng, kiểm soát chất lượng và hỗ trợ cho những khách hàng cần báo cáo vấn đề hoặc thực hiện trao đổi hoặc trả lại sản phẩm.
Nhận hàng tồn kho
Hàng hóa có thể đến từ một bên thứ ba, một bộ phận công ty khác hoặc một kho hàng của công ty; một đường ống (như với dầu, nhiên liệu, nước hoặc một số sản phẩm chất lỏng khác); dưới dạng dữ liệu số từ cơ sở dữ liệu; hoặc dưới nhiều hình thức từ các nguồn bên ngoài hoặc bên trong khác.
Hàng tồn kho chuyển đến phải được kiểm đếm, kiểm tra và kiểm kê để đảm bảo nhận được đúng số lượng và chất lượng. SKUs hoặc mã vạch trên các sản phẩm đến được sử dụng trong quy trình nhận hàng và lưu trữ cũng như để lấy hàng hóa từ bộ nhớ trong sau này.
*SKU: Stock Keeping Unit – mã số hàng tồn kho trên các hệ thống quản lý.
Lưu trữ hàng tồn kho
Khi hàng hóa được ghi nhận, chúng sẽ được kiểm kê và giải ngân ngay lập tức hoặc được gửi đến kho lưu trữ ngắn hạn hoặc dài hạn. Lý tưởng nhất là các mặt hàng được lưu trữ đủ lâu để giúp tổ chức phân phối hàng hóa có trật tự cho các đợt bán hàng hiện tại, thay vì để giữ sản phẩm cho đợt bán hàng trong tương lai.
Xử lý đơn hàng (sơ cấp)
Hệ thống quản lý xử lý đơn đặt hàng xuất lệnh cho các hoạt động chọn và đóng gói sản phẩm trên mỗi đơn đặt hàng mới nhận của khách hàng. Trong thị trường trực tuyến, phần mềm quản lý đơn hàng có thể được tích hợp với giỏ hàng trên các website thương mại điện tử để tự động bắt đầu xử lý đơn hàng.
Lấy hàng
Đội lấy hàng hoặc rô bốt kho tự động chọn các mặt hàng từ kho theo hướng dẫn của phiếu đóng gói. Phiếu đóng gói chứa các thông tin cụ thể, chẳng hạn như danh sách các SKU mặt hàng, màu sắc sản phẩm, kích cỡ, số lượng đơn vị và vị trí trong kho của trung tâm phân phối.
Đóng gói
Vật liệu đóng gói được lựa chọn bởi đội đóng gói hoặc rô bốt thực hiện tự động để đạt được trọng lượng kích thước thực tế thấp nhất, được tính bằng cách nhân chiều dài gói với chiều rộng với chiều cao. Vì không gian trên xe tải giao hàng ở mức cao, nên việc tối ưu hóa trọng lượng kích thước là rất quan trọng để tăng tốc độ vận chuyển đồng thời có khả năng giảm chi phí vận chuyển.
Hơn nữa, các đội đóng gói thường bao gồm các tài liệu và nhãn vận chuyển trả lại trong trường hợp khách hàng muốn đổi hoặc trả lại hàng để được hoàn tiền sau đó.
Vận chuyển hàng (đến nhà vận chuyển)
Đơn đặt hàng được gửi đến kênh vận chuyển để chuyển đến khách hàng. Có thể là người gửi hàng hay hãng vận tải: FedEx, UPS hoặc các hãng vận chuyển khác. Xác định chi phí vận chuyển hàng hóa theo giá trị nào lớn hơn: trọng lượng gói hàng thực tế hoặc trọng lượng kích thước của gói hàng.
Việc đóng gói để cho khối lượng hàng hóa là thấp nhất thường giữ cho bao bì không tăng thêm đáng kể vào trọng lượng chung của gói hàng. Ngoài ra, hầu hết các hãng vận tải đều có các quy tắc đóng gói để tối ưu hóa lợi nhuận của chính họ từ không gian vận chuyển họ đang có sẵn. Việc không đáp ứng các yêu cầu đó có thể làm chậm trễ chuyến hàng nếu các hãng vận tải từ chối nhận đơn hàng.
Xử lý đổi & trả hàng
Quá trình trả hàng bắt đầu với việc bao gồm các vật liệu vận chuyển và nhãn trả hàng với đơn đặt hàng ban đầu của khách hàng. Khi khách hàng trả lại sản phẩm để trao đổi hoặc hoàn lại tiền, quy trình phải được thực hiện cẩn thận để đảm bảo cung cấp lại sản phẩm phù hợp.
Xử lý hàng trả lại bao gồm việc kiểm tra kiểm soát chất lượng và phân loại các sản phẩm bị trả lại cho phù hợp. Các sản phẩm trả lại sau đó sẽ được bổ sung, trả lại cho nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để được hoàn lại tiền hoặc tín dụng cho nhà phân phối, hoặc gửi đến trung tâm tái chế.
Tại sao việc xử lý đơn hàng lại quan trọng?
Các công ty kiếm tiền bằng cách bán hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc trực tiếp cho người tiêu dùng. Bất kể bạn là B2B hay D2C, việc bán hàng sẽ không hoàn tất cho đến khi khách hàng đó nhận được các mặt hàng đã bán. Thực hiện đơn hàng là cách các công ty hoàn thành việc bán hàng và đó là trọng tâm của mọi hoạt động kinh doanh.
Dịch từ Netsuite
– Nền tảng quản trị doanh nghiệp TỐI ƯU.Giải pháp TỔ CHỨC, VẬN HÀNH và QUẢN TRỊ doanh nghiệp.
