Bạn cần một sản phẩm để vận hành doanh nghiệp của mình. Vì vậy, bạn liên hệ với các nhà cung cấp của mình và cho họ biết bạn cần gì. Họ giao đến và bạn thanh toán.
Dường như là không có vấn đề gì ở đây. Tuy nhiên, quy trình mua sắm hàng hóa có thể phức tạp hơn mô tả ở trên. Có thể xảy ra các vấn đề về thanh toán, thiếu hụt nguồn cung cấp, thông tin sai lệch dẫn đến việc gửi hàng không chính xác và chậm trễ trong lịch trình.
Tuy nhiên, việc nhận được hàng hóa một cách suôn sẻ là nỗ lực từ hai phía. Trong khi, nhà cung cấp có những mặt hàng tốt nhất, dịch vụ chăm sóc đáng tin cậy thì người mua hàng phải cho người bán các thông tin cụ thể nhất về hàng hóa mình cần. Việc sử dụng đơn đặt hàng có thể hữu ích trong trường hợp này. Để giúp bạn tạo đơn đặt hàng của riêng mình, bài viết này sẽ đề cập đến:
Đơn đặt hàng là gì?
Purchase Order – Đơn đặt hàng là một tài liệu pháp lý mà người mua gửi cho nhà cung cấp hoặc để cho phép mua hàng. Đơn đặt hàng phác thảo những gì người mua muốn mua và họ muốn nhận được bao nhiêu.
Đây là một văn bản thể hiện những điều có lợi cho cả người mua và người bán. Bằng cách phát hành đơn đặt hàng, các doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ định hàng hóa và dịch vụ nào là cần thiết từ các nhà cung cấp của họ và khi nào họ cần.
Điều này giữ cho hoạt động kinh doanh hiệu quả và có tổ chức. Nó cũng cho phép người bán đảm bảo có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ được yêu cầu trước khi cam kết thực hiện, cho người mua thời gian để lập kế hoạch phù hợp.
Ngoài ra, đơn đặt hàng có thể giúp người mua và người bán duy trì hồ sơ chính xác, chi tiết cho việc kiểm toán và báo cáo tài chính.
Đơn đặt hàng hoạt động như thế nào?
Chúng ta đã rõ đơn đặt hàng là gì? Hãy xem qua quá trình tạo một đơn đặt hàng: theo trình tự từng bước.
1. Người mua quyết định đặt hàng các mặt hàng từ người bán.
Trước khi có thể đặt hàng, người mua phải xác định nhu cầu mà sản phẩm của người bán có thể đáp ứng. Trong bước này, người mua nên xác định cái nào là cần thiết, số lượng cần thiết và khi nào cần.
Ví dụ: nếu bạn cần đặt các hộp mới để giao hàng sản phẩm của mình, hãy tính xem bạn cần bao nhiêu hộp và khi nào bạn cần.
Giả sử bạn đang dự đoán một đợt cao điểm trong kỳ nghỉ sắp tới, bạn có thể xem xét đơn đặt hàng hộp của năm ngoái và nhân nó với mức tăng trưởng ước tính của bạn trong mùa này để đặt hàng số lượng phù hợp.
2. Người mua soạn thảo đơn đặt hàng và gửi cho người bán để phê duyệt.
Với thông tin trên, người mua nên soạn thảo đơn đặt hàng và gửi cho người bán của họ để phê duyệt. Khi gửi đơn đặt hàng cho người bán, hãy cho biết khi nào cần phê duyệt để quy trình diễn ra kịp thời.
Tốt nhất, phản hồi nên đến trong thời gian thích hợp để nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ theo lịch trình hoặc cho người mua đủ thời gian để tìm nguồn hàng hóa khi cần thiết.
Tiếp tục ví dụ ở trên, khi bạn đã xác định được nhà cung cấp có thể cung cấp hộp của bạn, đúng với số lượng và thời gian bạn cần, bạn có thể soạn thảo đơn đặt hàng của mình bằng cách sử dụng thông tin này. Sau đó gửi nó đến đầu mối liên hệ của bạn.
3. Người bán xem xét đơn đặt hàng và xác nhận yêu cầu.
Khi người bán nhận được đơn đặt hàng, họ xem xét yêu cầu và kiểm tra tình trạng hàng hóa để xác nhận xem có thể được đáp ứng vào ngày cần thiết hay không.
Trong ví dụ về trường hợp vận chuyển hộp, nhà cung cấp đã xem xét đơn đặt hàng của bạn và sau khi xem xét hàng tồn kho và khả năng vận chuyển của họ, họ sẽ xác nhận có thể đáp ứng yêu cầu về số lượng và thời gian giao hàng trong đơn.
4. Đơn đặt hàng được duyệt.
Nếu người bán có thể thực hiện yêu cầu theo hướng dẫn của người mua, thì họ sẽ chấp thuận đơn đặt hàng. Điều đó khiến nó trở nên ràng buộc về mặt pháp lý cho cả hai bên.
Vì công ty sản xuất hộp có thể đáp ứng yêu cầu của bạn nên họ đã gửi lại cho bạn một bản sao đã được phê duyệt của đơn đặt hàng để xác nhận.
5. Sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn thành.
Sau khi đơn đặt hàng đã được chấp thuận, người bán có trách nhiệm hoàn thành theo thỏa thuận. Trong giai đoạn này, họ cũng có thể tạo và gửi hóa đơn cho người mua với số tiền được chỉ định trên đơn đặt hàng. Hóa đơn tóm tắt những hàng hóa đã được cung cấp, số lượng liên quan và số tiền còn nợ.
Ví dụ: sau khi phê duyệt lô hàng hộp, bạn sẽ nhận được đơn đặt hàng đã hoàn thành và hóa đơn cho số tiền còn nợ. Nhà cung cấp này có 30 điều khoản thanh toán ròng và sẽ mong đợi thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.
6. Hóa đơn đã thanh toán.
Trong giai đoạn cuối cùng này, người mua có trách nhiệm thanh toán hóa đơn theo các điều khoản thanh toán do người bán chỉ định. Bây giờ bạn, người mua, nộp khoản thanh toán cho hóa đơn theo các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
Dịch từ Hubspot
Còn tiếp….
